Finanzdienstleister digitalisiert Poststelle für optimales hybrides Arbeiten

Herausforderung

Durch Auslagerung derPoststelle wollte Ultimo von einempapierbasierten System zu digitalerKorrespondenz wechseln, mit strengenVorgaben in Bezug auf Datenschutzund Reaktionszeiten. Gewünscht wareine hochsichere IT-Infrastruktur, diesich nahtlos in vorhandene Systemeintegrieren lässt.

Lösung

Die vollständig verwalteteAbonnementlösung IronMountain Digital Mailroomist ein automatisiertesPostverarbeitungssystem, mitdem Papierpost in digitaleDokumente konvertiert wird,die sich weiterleiten, taggen,durchsuchen, speichern undarchivieren lassen.

Ergebnisse

Dank frei gewordenerRessourcen in der Poststellekann Ultimo sich nun stärkerauf das Kerngeschäftkonzentrieren. Zudem wurdendurch die Digitalisierung in fünfGeschäftsbereichen Massen anPapier eingespart und bessereProzesse für sichere Hybrid-Arbeit geschaffen.

Ressourcen bleibenfür das kerngeschäftverfügbar

„Wir wollten schnell ein dediziertes Projektteamzusammenstellen und brauchten einen Partner mit einersicheren IT-Infrastruktur, die sich nahtlos in unser Systemintegrieren ließ. Bis zum Umzug unseres Büros musstealles fertig werden.“

Anna Pospiech, Independent Correspondence Specialist bei Ultimo

Effizienter prozessund wissenstransfer

Expert: innen fürForderungsmanagement

Ultimo ist Teil der B2Holding Group und eines der führendenUnternehmen für Forderungsmanagement in Polen – mitetwa drei Millionen Kund:innen und 4,8 Millionen Fällenpro Jahr. Bei einem solchen Aufkommen spielen diePoststelle und eine schnelle, konsistente Verarbeitung dereingehenden Schreiben eine wichtige Rolle. Der Umzug derHauptverwaltung war die Gelegenheit, die Prozesse desUnternehmens zu überprüfen und zu optimieren.

„Für Finanzdienstleister ist die Postverarbeitung einer derwichtigsten betrieblichen Prozesse, weil schon damit derKundendienst beginnt“, so Anna Pospiech, IndependentCorrespondence Specialist bei Ultimo. „Doch es ist trotzdemkeine Kerntätigkeit, und die benötigten Ressourcen fehltenbeim tatsächlichen Forderungsmanagement. Deshalbsuchten wir nach einer intelligenteren Herangehensweise.“

Ein ehrgeiziger Plan

Ultimo wollte die gesamte Verarbeitung eingehenderKorrespondenz für fünf Geschäftsbereiche an einenSpezialisten auslagern. Gleichzeitig sollte unter Einhaltungder entsprechenden Datenschutzvorgaben von Papierauf digitale Akten umgestellt werden, und die gesetzlichvorgeschriebenen kurzen Reaktionszeiten mussten erreichtwerden. Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor war derWissenstransfer über die Anforderungen unterschiedlicherDokumenttypen, zum Beispiel zwischen den Ultimo-Mitarbeiter:innen und dem externen Anbieter.

„Wir wollten schnell ein dediziertes Projektteamzusammenstellen und brauchten einen Partner miteiner sicheren IT-Infrastruktur, die sich nahtlos in unserSystem integrieren ließ. Bis zum Umzug unseres Bürosmusste alles fertig werden“, fügt Anna Pospiech hinzu.

Fünf geschäftsbereiche aufeine massgeschneiderte digitaleposteingangslösungumstellen – zeitgleich

„Außerdem hilft Iron Mountain bei der Verwaltung unserer Aufbewahrungspläneund stellt uns alle zugehörigen Metadaten und regelmäßigeReports für das SLA-Monitoring zur Verfügung.”

Anna Pospiech, Independent Correspondence Specialist bei Ultimo

Mehr zeit fürgeschäftlicheprioritäten

Langfristigerstrategischer Partner

Ultimo entschied sich für Iron Mountain, weil bereitseine langjährige strategische Zusammenarbeitbestand – bei der Verwaltung und Lagerung bzw.Speicherung papierbasierter und digitaler Ressourcenund auch bei der kontinuierlichen Digitalisierung vonDokumenten. „Der Erfolg war durch die leistungsstarkeInfrastruktur und Technologie von Iron Mountaingarantiert“, sagt Anna Pospiech. „Außerdem waren dasKnow-how und die Erfahrung von Iron Mountain bei derUmsetzung ähnlicher Projekte im Finanzsektor ausschlaggebend.“

Die Lösung Digital Mailroom von Iron Mountain ist ein automatisiertesPostverarbeitungssystem, das die Papierpost von Ultimo in digitale Dokumenteumwandelt, damit sie anschließend digital weitergeleitet, getaggt, durchsucht, gespeichert undarchiviert werden können.

End-to-End-Service

Der gesamte Prozess läuft extern ab. Alle Anlieferungen und die ganze Dokumentation werdenin einer hochsicheren Einrichtung von Iron Mountain verarbeitet. Bei diesem End-to-End-Serviceholen Expert:innen die Korrespondenz von Ultimo direkt aus der Postfiliale ab. Pakete undUmschläge werden je nach Vorgabe geöffnet oder nicht, mit Barcodes versehen und registriert –und dann gescannt, sortiert und archiviert.

„Außerdem hilft Iron Mountain bei der Verwaltung unserer Aufbewahrungspläne und stellt unsalle zugehörigen Metadaten und regelmäßige Reports für das SLA-Monitoring zur Verfügung“,so Anna Pospiech. Zu den Dokumenten gehören unter anderem Schreiben von Gerichten,Anwält:innen, Kund:innen und anderen Unternehmen.