Was verbirgt sich in Ihren Aktenkartons?

Einblick in Aktenbestände gewinnen und rechtssichere Entscheidungen treffen – mit Iron Mountain Smart Reveal

Herausforderung

Wenn Akten ohne Metadaten oder Beschriftung gelagert werden, weiß irgendwann niemand mehr genau, was alles im Archiv liegt. Rechtssichere Entscheidungen, was Aufbewahrung, Vernichtung oder Digitalisierung angeht, werden unmöglich. Die fehlenden Informationen zu ermitteln, ist ein langwieriger Prozess, wenn jeder Aktenkarton einzeln geöffnet und die Inhalte dokumentiert werden müssen. Dafür fehlen meist das Budget, das Personal, das Fachwissen, die Zeit und der Platz. Was tun?

Was das für Sie bedeutet

Wenn Sie Ihre Aktenbestände nicht kennen und deshalb nicht rechtssicher entscheiden können, was mit den Dokumenten geschehen soll, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als sie unbegrenzt aufzubewahren. Das ist nicht nur riskant und teuer, sondern führt auch zu Problemen, wenn Sie im Rahmen von Compliance-Anfragen oder Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen schnell bestimmte Informationen finden müssen.

Treffen die folgenden Punkte auf Sie zu?

• Lagern bei Ihnen Akten in unzureichend beschrifteten Kartons?
• Haben Sie Aktenkartons mit unbekanntem Inhalt?
• Müssen Sie wissen, was sich in diesen Kartons befindet?
• Bewahren Sie die Kartons länger auf als erforderlich?
• Fehlen Ihnen Ressourcen, Zeit und Platz, um selbst aktiv zu werden?
• Scheuen Sie sich vor einem umfangreichen Aufräumprojekt?

Wenn Sie mindestens eine dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, kann Iron Mountain Smart Reveal Ihnen helfen. Sprechen Sie uns an.

Etwa 20 % der Papierdokumente werden ohne ausreichend Metadaten in Kartons gelagert. Das macht das Sortieren Ihrer alten Akten extrem schwierig.

Die „Records Identification and Cleanup Priorities Survey“ wurde im April 2022 von einem externen Anbieter durchgeführt.

Für den vollständigen Überblick über Ihr Aktenarchiv

Mit Metadaten auf Kartonebene rechtssichere Entscheidungen treffen

Smart Reveal ist eine kosteneffektive Lösung, bei der wir Fotos und Informationen zu Aktenkartons mit unbekanntem Inhalt erfassen. Dann können Sie entscheiden, was damit passieren soll: aufbewahren, rechtssicher vernichten, Metadaten aktualisieren, Eigentümer:innen zuweisen, digitalisieren – was immer Ihren Anforderungen entspricht.

Im Rahmen von Smart Reveal fotografieren wir dir Kartons von außen, öffnen die Kartons und fotografieren den Inhalt von oben, sodass Sie einen Einblick erhalten. Vorhandene historische Metadaten werden ebenfalls erfasst, damit Sie alles haben, was Sie brauchen, um über den weiteren Umgang mit den einzelnen Kartons zu entscheiden.

Zum Beispiel:

• Sofort Metadaten und Beschreibungen auf Kartonebene aktualisieren
• Ausgewählte Kartons vernichten
• Die richtigen Eigentümer:innen zuweisen
• Kartons an die Datenerfassung übergeben
• Kartons zur weiteren Prüfung zuschicken lassen
• Dokumente digitalisieren
• Für eine genauere Überprüfung weitere Fotos aus anderen Winkeln anfordern