Aufbewahrungsfristen: mit einem Aufbewahrungsplan alle Compliance-Anforderungen erfüllen

Die Ordner stapeln sich – ob nun analog oder digital. Gerade in Unternehmen fallen enorm viele Dokumente an, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Seien es Steuerunterlagen, der Jahresabschluss, Projektdaten oder Buchungsbelege: Irgendwann müssen sie der Ordnung halber weichen oder sogar aus rechtlichen Gründen vernichtet werden. Unser Whitepaper zeigt: Die Implementierung eines Aufbewahrungsplans ist wichtig, um den Zugang zu Akten zu regulieren, diese für eine bestimmte Zeit aufzubewahren und sie am Ende ihrer Aufbewahrungspflicht sicher zu vernichten.

Was ist ein Aufbewahrungsplan für Unterlagen?

Ein Aufbewahrungsplan definiert die Anforderungen für die Speicherung und Vernichtung von Dokumenten im Unternehmen. Er basiert auf einer RIM-Richtlinie, die den Umgang mit physischen und digitalen Unterlagen während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung bis zur Vernichtung – beschreibt. Die Wichtigkeit eines solchen Plans ergibt sich aus den unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Compliance-bezogenen Anforderungen, die sich je nach Branche, Region oder Geschäftsbereich erheblich unterscheiden können.

Warum ist ein Aufbewahrungsplan wichtig?

Er gewährleistet, dass alle Dokumente und deren Aufbewahrungsfristen im Unternehmen korrekt verwaltet werden und definiert, wie lange sie rechtlich und betriebswirtschaftlich aufbewahrt werden müssen. Der Aufbewahrungsplan stellt sicher, dass die Aufbewahrung rechtskonform ist. Dies ist besonders relevant bei Rechtsstreitigkeiten, Audits oder Untersuchungen.

Die Vorteile im Überblick

Die Implementierung eines Aufbewahrungsplans bietet neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Aufbewahrungspflichten weitere Vorteile:

✓ Reduzierung des Speicherplatzes durch weniger Unterlagen

✓ Kosteneinsparungen bei Rechtsstreitigkeiten

✓ Minimierung des Risikos von Datenlecks

✓ Kontrolle über Aktenmengen

✓ schnellere und genauere Auffindbarkeit von Unterlagen

✓ verbesserte Verfügbarkeit wertvoller Informationen

Wie funktioniert ein solcher Plan für Aufbewahrungspflichten?

Ein gut zugänglicher Aufbewahrungsplan – idealerweise über das Intranet mit Suchfunktion – ist entscheidend, damit Mitarbeitende die Regeln korrekt anwenden können. Diese können in den Anwendungen eingestellt werden, in denen Dokumente abgelegt sind. Records-Management-Systeme berechnen anhand der Aufbewahrungsfristen und Erstellungsdaten den Vernichtungszeitpunkt der Dokumente.

Achtung: Da sich Gesetze, Unternehmensinformationen und Geschäftsprozesse im Laufe der Zeit ändern, sollten Aufbewahrungspläne regelmäßig überprüft werden, idealerweise alle 18 bis 24 Monate. Ohne ein automatisiertes System, das Änderungen in Echtzeit in den Aufbewahrungsplan einträgt, ist eine manuelle Überprüfung notwendig.

Was macht einen erfolgreichen Aufbewahrungsplan aus?

Ein erfolgreicher Aufbewahrungsplan berücksichtigt alle Formate, Regionen und Geschäftsbereiche des Unternehmens. Alle Beteiligten, von den Mitarbeitenden bis zu den Lieferant:innen, müssen sich der Bedeutung des RIM bewusst sein. Regelmäßige Kommunikation und die Einbindung relevanter Abteilungen wie IT, Compliance, Recht und Geschäftsbereiche tragen zur effektiven Umsetzung bei. Kennzahlen dienen dazu, den Erfolg und die Konformität der Dokumentenverwaltung zu belegen.

Exkurs: Aufbewahrungspflichten für Unternehmen – die Gesetzeslage kennen

Wen betreffen sie?

Für Unternehmen, die pro Jahr einen Umsatz von mindestens 500 000 Euro sowie einen Gewinn von mindestens 5000 Euro erwirtschaften, gelten die Aufbewahrungsfristen.

Ab wann starten die Fristen?

Generell beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres. Das heißt: Wenn zum Beispiel ein Dokument mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist im Februar 2014 final ist, beginnt die Frist ab dem 01.01.2015 und endet mit dem 31.12.2024. Somit können Sie es ab dem 01.01.2025 vernichten. Aber: Je nach Branche und Dokumententyp gibt es Unterschiede.

Unsere Tipps:

✓ Prüfen Sie § 257 HGB, § 147 AO und § 14 UstG.

✓ Beachten Sie

• für Handels- und Geschäftsbriefe das Versand- oder Empfangsdatum.
• für laufende Aufzeichnungen das Datum des letzten Eintrags.

Die wichtigsten Dokumente mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist

• Handels- und Geschäftsbriefe (empfangene wie versandte)
• Import- und Exportunterlagen
• Angebotsunterlagen mit Auftragsfolge (ohne diese dürfen sie sofort vernichtet werden)
• abgelaufene Versicherungspolicen
• Betriebsprüfungsberichte
• Mahnbescheide
• Kalkulationsunterlagen
• weitere steuerrelevante Unterlagen

Die wichtigsten Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist

• Steuerunterlagen
• Eröffnungsbilanz
• Jahresabschluss
• Konzernabschluss inkl. der hierzu erstellten Lageberichte
• Buchungsunterlagen wie Steuerbescheide, Kontoauszüge, Quittungen
• Handelsbücher
• Inventur
• Konzernlagebericht
• Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen
• Lohnunterlagen wie Lohnlisten und Lohnsteuerbescheide
• und weitere Unterlagen

Dokumente mit Iron Mountain besser digital verwahren

Viele Unternehmen halten am guten alten Papier fest. Allerdings bedeutet das immer einen Mehraufwand: Um Unterlagen zu finden oder im korrekten Ordner abzuheften, müssen Sie die Aktenschränke händisch durchsuchen. All die Dokumente nehmen zudem eine Menge Platz weg. Und sind die Aufbewahrungsfristen abgelaufen, müssen die Blätter datenschutzgemäß mühsam geschreddert werden.

Eine digitale Aufbewahrungsform vermeidet Zeit- und Platzfresser: Mit einer professionellen Digitalisierung sind Ihre Dokumente datenschutzkonform gesichert und Sie können jederzeit und überall darauf zugreifen. Dank OCR (Optical Character Recognition) finden Sie über die Suchfunktion präzise die Unterlagen, die Sie gerade benötigen. Die Löschung funktioniert unkompliziert per Mausklick.

Außerdem können Sie mit Iron Mountain ganz einfach Ihre Aufbewahrungsfristen für Unternehmen verwalten, indem Sie unsere cloudbasierte Plattform Policy Center nutzen. Diese internationale Recherchelösung für Unternehmen bietet hochwertige Ergebnisse, geprüft durch ein internes Rechtsteam, und ermöglicht eine nutzerfreundliche Verwaltung von Dokumentenklassen und Quellen. Lassen Sie sich gleich von uns beraten!

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