La digitalización como herramienta de gestión documental

¿Tiene la sensación de no controlar los documentos y la información de su empresa? A veces, asumir el control de la gestión documental implica ceder el control.

No obstante, hacerlo no siempre es fácil. Es posible que tenga cientos de solicitudes de documentos pendientes, un almacén a rebosar y suficientes proyectos de escaneado de documentos como para mantener a su departamento ocupado durante años. Si cede el control de estos procesos, ¿cómo se llevarán a cabo todas estas tareas?

Puede conseguir que la gestión documental deje de ser un lastre si confía en un proveedor seguro que se encargue de todos los aspectos relacionados con la gestión de la información. Un proveedor externo organiza la documentación y facilita el acceso a la misma a la vez que le ahorra tiempo y dinero a su equipo.

Elegir un proveedor que asuma la responsabilidad de estas tareas no tiene por qué ser complicado, debe empezar formulando las siguientes preguntas a los posibles proveedores:

• ¿Podremos acceder a nuestros datos en cualquier momento? En el entorno digital actual, un proveedor debería ser capaz de garantizar el acceso a la información desde cualquier lugar y en base a los perfiles de usuario.
• ¿Realiza la destrucción de documentos de acuerdo a un calendario de plazos de conservación? Los documentos pueden empezar a amontonarse rápidamente. Asegúrese que las soluciones de custodia del proveedor incluyen la destrucción segura de activos, de soportes y de documentos.
• ¿Cuál será el coste total incluidos los posibles gastos adicionales? Calcule los costes en relación con su tiempo y con las horas que sus empleados pasan organizando y buscando archivos. ¿En qué podría emplear ese tiempo si no tuviera que preocuparse de la gestión documental?
• ¿Garantiza la seguridad de los documentos? Conocer las medidas de seguridad que utiliza su proveedor para gestionar sus documentos más importantes le dará tranquilidad. Entienda cómo se almacenan y guardan los documentos, y busque cualquier laguna en la seguridad durante su transporte.

La digitalización de documentos es una labor que probablemente no le importe delegar. Sin embargo, antes de pasar de papel a digital, debe saber que esta es una decisión inteligente desde el punto de vista del presupuesto. Antes de afrontar un proyecto de digitalización debe realizar las siguientes preguntas a los posibles proveedores:

• ¿Puede establecer un plazo garantizado para el trabajo que incluya todas las fases? ¿Puede hacer que los proyectos avancen rápidamente? ¿Garantiza resultados?
• ¿Tiene experiencia? La digitalización de documentos puede parecer un proceso sencillo, pero los verdaderos profesionales saben cómo realizarlo de forma rápida y sin sacrificar la atención a los detalles y la calidad general.
• ¿Será más económico que si lo hacemos nosotros mismos? Por ejemplo, en lugar de tener que adquirir un costoso escáner para grandes cantidades de documentos, dedicar horas a la formación y malgastar las horas extra de los empleados, lo cual afecta al presupuesto anual, un experto será capaz de completar la digitalización de los documentos por menos, dándole más tiempo a su equipo para otras tareas.

Cómo controlar los documentos

La subcontratación y la custodia de documentos son la primera piedra del camino, con estos pasos . Siga estos pasos para conseguirá controlar sus documentos:

• Haga una lista en función de la prioridad. Algunos documentos son más importantes que otros. Identifique los que son vitales y protéjalos para evitar que los destruyan por error.
• Desarrolle una política La gestión documental es algo que debería incumbir a toda la empresa. Elabore una política de gestión documental para su negocio y compártala con sus empleados. Explíqueles qué documentos son fundamentales y se deberían guardar.
• Cree un calendario de destrucción. La destrucción de los documentos que ya no son necesarios es una parte esencial de cualquier buen plan de gestión documental. Prepare un calendario y asegúrese de que los documentos más antiguos se destruyen de forma segura cuando llegue el momento.

Obtenga más información sobre cómo puede ahorrarse más de un dolor de cabeza gracias al escaneado de documentos. Utilice nuestra herramienta gratuita para elaborar su propio plan.