Acelerando la transformación de papel a digital

¿Qué es la transformación digital?

Las organizaciones necesitan prepararse para un futuro digital escalable, pero gran parte de sus datos importantes siguen conservándose en documentos en papel, con dificultades de acceso y uso para los empleados. Además, cada día se hace necesario gestionar y proteger un volumen mayor de información, lo que aumenta los problemas para encontrar y acceder a los datos.

No solo eso; a medida que se generalicen tecnologías transformadoras, como la IA, la presión para completar la transformación de papel a digital será aún mayor, porque es la única vía para aprovechar plenamente las capacidades de la inteligencia artificial.

¿Qué impacto tiene la eliminación de papel?

Los beneficios de la transformación digital son claros: la eliminación del papel ahorra mucho tiempo y mucho dinero. Por ejemplo, un cliente de Iron Mountain InSight estimó en 26.000 horas al año el ahorro de tiempo conseguido gracias a transformar el papel en digital.

Nuestra solución de digitalización y almacenamiento digital

Iron Mountain InSight Digital Experience Platform (DXP) es una solución que centraliza todas las tareas de acceso y uso de los documentos en un entorno de nube sólido y seguro. Te permite aprovechar la potencia del escaneo de documentos físicos y el almacenamiento digital seguro.

Nuestros servicios de escaneo, tanto gestionados en las instalaciones del cliente como en las nuestras, son totalmente escalables, permitiendo digitalizar incluso cantidades masivas de documentos físicos. InSight DXP crece a la par que tu empresa, permitiéndote aumentar el número de usuarios y la automatización de los flujos de trabajo.

Una vez digitalizados, los documentos se almacenan en nuestra plataforma segura en la nube, InSight DXP, que cumple con el marco de ciberseguridad (CSF) del Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST), para garantizar que no se vulnere la confidencialidad de los datos. A lo largo del proceso de transformación de papel en digital, nuestra tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extrae los datos almacenados en los documentos y nuestra solución de chat basado en la IA generativa ayuda a tu organización a utilizar la información para acelerar el acceso y generar conocimientos.

Un portal de clientes intuitivo permite a los administradores controlar los datos que se introducen y utilizan en el sistema, proporcionándoles un control de acceso basado en funciones y amplias opciones de generación de informes, además de ofrecer a los usuarios sólidas capacidades de búsqueda.

Con Iron Mountain InSight DXP podrás:

• Preparar tu empresa para una transformación digital acelerada y escalable hacia un futuro más eficiente.
• Optimizar operaciones, conectar los datos, mejorar la resiliencia operativa y reducir espacios físicos, minimizando costes. Y podrás configurar estas opciones en solo unos minutos, a través del portal InSight DXP.
• Proporcionar un acceso seguro a documentos en información en cualquier momento y lugar.
• Aumentar la productividad, al permitir buscar, localizar y compartir documentos fácilmente desde cualquier ubicación.

3 Ventajas de la transformación digital de Iron Mountain

• Preparación para una transformación digital escalable: partiendo de la versión básica de Insight DXP, podrás ampliar fácilmente las capacidades en la misma plataforma a medida que cambien tus necesidades. Iron Mountain es el líder en gestión de documentos, ofreciendo una capacidad de digitalización de 2400 millones de imágenes al año en 135 centros de gestión de imágenes repartidos por todo el mundo. Iron Mountain facilita la transformación de papel en digital mientras las organizaciones se centran en su actividad comercial.
• Acceso seguro a la información: la información es el motor de tu negocio, y por eso hemos creado una plataforma de SaaS en la nube segura, sólida y conforme con el marco CSF del NIST. Nuestro control de acceso basado en funciones garantiza que solo las personas autorizadas accedan a los datos correctos, mientras que las claves protegen el cifrado completo de los datos tanto en la transmisión como en reposo.
• Búsqueda rápida de información en los documentos: los usuarios de Iron Mountain InSight acceden hasta un 40 % más rápido a los documentos. Gracias a las funciones de búsqueda inteligente y resumen rápido de documentos a través del chat basado en IA generativa, obtendrás la información que necesitas en cuestión de segundos. Dispondrás fácilmente de conocimientos prácticos para tomar las decisiones correctas que fomenten el avance óptimo del negocio.