Cómo llevar la oficina sin papel a la práctica

La oficina sin papel es un concepto que ya se predijo en 1975 en un artículo de BusinessWeek titulado «La oficina del futuro». Entonces, ¿por qué no se ha desarrollado tanto como esperaba la mayoría? ¿Cuándo van a alcanzar este punto las organizaciones?

La mayor parte de las empresas han tomado medidas para minimizar el uso de papel, pero muy pocas son completamente digitales. Determinar cómo pasarse a digital está en los planes de prácticamente todo el mundo. Los motivos que explican este lento progreso incluyen tanto aspectos culturales como técnicos. Desde un punto de vista sociológico, a la gente le gusta el papel. Cuanto mayor es la persona, más cómoda se siente con el papel. A nivel técnico, conseguir una oficina sin papel es posible, pero no es ni sencillo ni económico, y hay ciertos pasos imprescindibles que se deben seguir:

Elaborar un plan: un plan es una hoja de ruta fundamental para conseguir un resultado satisfactorio en cualquier proyecto. Se debe analizar la situación actual, determinar y definir los objetivos, así como diseñar todos los pasos del proceso de principio a fin.

• Establecer políticas, el procedimiento y la formación: el plan de gestión documental y de archivos de la organización debe incluir el proceso de transición de documentos y archivos empresariales de todo tipo a formato digital. Además, la seguridad, la confidencialidad, la protección y la copia de seguridad de datos se deben tener en cuenta. Las políticas de gestión documental determinan las barreras, restricciones y requisitos del sistema. El procedimiento establece cómo se hacen las cosas; la formación garantiza que se alcanzan los objetivos planteados.
• Asignar responsabilidades: los sistemas que crean o distribuyen documentos exigen una gestión responsable. En la mayoría de los casos, el responsable del departamento que crea un documento o archivo es el responsable del tratamiento y gestión de esa serie de documentos. Tras la etapa de creación del documento, durante las fases de uso, mantenimiento y archivado, puede que otros sean responsables de la integridad del documento, los archivos o los datos. Asignar la responsabilidad al principio del proceso es vital. La responsabilidad está estrechamente relacionada con la responsabilidad.
• Aprobación y compromiso de la dirección: no se puede esperar que algo funcione bien sin la aprobación y el compromiso a largo plazo de la dirección. La presión externa puede acarrear cambios en el presupuesto y afectar al calendario establecido para completar el proceso, pero la dirección debe estar comprometida con el resultado final. Las modificaciones y cambios a lo largo del proceso son inevitables.
• Selección de equipos y programas: la selección de equipos y programas no se puede completar hasta que el proceso se haya definido y los requisitos se hayan entendido perfectamente. Los objetivos de un proveedor pueden ser diferentes de los de una organización. Por lo tanto, el proceso debe estar impulsado por los objetivos, la garantía de controles y el presupuesto. La selección de programas es una parte clave en la transición a una oficina sin papel. No todos los programas ofrecen los mismos resultados o controles internos. Dada la importancia de la seguridad de los documentos digitales, es necesario cierto nivel de control.
• Puesta en práctica metódica: no cabe duda de que cualquier proceso con repercusiones a tan largo plazo requiere una puesta en práctica metódica. Se pueden establecer parámetros de referencia y compararlos frente a las expectativas a lo largo del proceso. Recuerde que el plan es una hoja de ruta para seguir un rumbo determinado, y, en ocasiones, el resultado del proceso mismo puede hacer que se desvíe. La hoja de ruta le permite saber dónde está y dónde se ha desviado para poder retomar el camino correcto.
• Revisión y auditoría: la revisión del proceso en cada etapa garantiza que se complete con éxito. Los auditores revisan los controles internos y el cumplimiento de las políticas y el plan de gobernabilidad. Inclúyalos a la hora de planificar cómo pasarse a digital. Diseñar y llevar a la práctica la oficina sin papel no es nada sencillo, pero, con compromiso y recursos, es posible. Una vez que se haya completado la planificación, gestionar y controlar el plan es un requisito indiscutible. La oficina sin papel es posible, pero requiere una preparación y planificación minuciosa.

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Enlace al contenido publicado en inglés: https://www.ironmountain.com/resources/blogs-and-articles/h/how-to-go-paperless