Iron Mountain InSight para administraciones públicas

Iron Mountain InSight es una plataforma de gestión de la información y de servicios de contenidos que facilita el trabajo de transformación digital y modernización de las organizaciones en el ámbito de la administración y el sector público. La plataforma de software como servicio (SaaS) garantiza la accesibilidad y seguridad de los contenidos físicos y digitales de una organización en un sistema de registro central y seguro, lo que facilita una búsqueda más rápida, una comprensión más clara y un aprovechamiento más eficaz de los datos. Gracias a InSight, las agencias y organizaciones en el ámbito de la administración y el sector público pueden materializar ventajas en términos de eficiencia de los empleados, automatización de procesos, ahorro de costes y mejora de la seguridad. 

Para comprender mejor los beneficios, costes y riesgos asociados con Iron Mountain InSight, la empresa encargó a Forrester Consulting entrevistar a cuatro responsables y realizar un estudio de tipo Total Economic Impact™ (TEI).¹ Todos los responsables entrevistados tenían experiencia con InSight. Uno de los entrevistados era director de sistemas de la información de una agencia gubernamental federal. Este resumen se centra en el uso de Iron Mountain InSight en el ámbito de la administración y el sector público.

Beneficios clave para administraciones públicas

Algunos de los resultados de haber realizado la inversión para la agencia del entrevistado son los siguientes: 

Búsqueda más eficiente de documentos e información. InSight permite a los empleados ubicar y acceder fácilmente a los datos. En la organización modelo, los usuarios de InSight tardan un 40 % menos en buscar y obtener documentos e información.

Mejor catalogación y comprensión de documentos e información.  Con InSight, los empleados pueden catalogar los activos y comprender mejor y más fácilmente su contenido real. En la organización modelo, los usuarios de InSight experimentan un aumento de eficiencia del 55 % en relación con la catalogación y la comprensión de documentos e información. 

Mayor colaboración. InSight mejora la colaboración y hace que los flujos de trabajo sean más sencillos y eficaces. Gracias a ello, todos los usuarios de InSight de la organización modelo ahorran una media de 30 minutos a la semana, lo que se traduce en miles de horas de trabajo ahorradas cada año en la organización.  

Mejores procesos de seguridad y cumplimiento. InSight facilita el cumplimiento normativo y reglamentario y también añade automatización a la gestión de los permisos de acceso y al calendario de retención de datos. La plataforma también permite a los empleados realizar el trabajo de auditoría interna y externa de forma más eficiente; en la organización modelo, se muestra una reducción del 25 % en el tiempo que se tarda en realizar dicho trabajo.  

Reducción de los costes de almacenamiento. Dada la reducción de los costes de almacenamiento con InSight, la organización modelo obtuvo ahorros económicos adicionales. 

Los datos son más procesables. La documentación que la organización modelo mantenía para fines de cumplimiento y en gran medida no se utilizaba antes de usar InSight ahora vuelve a ser accesible y más fácil de entender. Como resultado de ello, los empleados adquieren nuevos conocimientos y pueden usar más datos.  

Mejora de la experiencia del ciudadano. Con InSight, los empleados de la organización modelo tienen fácil acceso a los datos relacionados con las solicitudes y, por lo tanto, pueden proporcionar un servicio más rápido y preciso.

¹ Total Economic Impact es una metodología desarrollada por Forrester Research que mejora los procesos de toma de decisiones tecnológicas de las empresas y ayuda a los proveedores a comunicar a sus clientes la propuesta de valor de sus productos y servicios. La metodología TEI ayuda a las empresas a demostrar, justificar y materializar el valor tangible de cualquier iniciativa informática frente a los directivos y el resto de las partes interesadas clave de la empresa.