Desinversión sencilla de una farmacéutica gracias a la digitalización de los activos compartidos

Manteniendo seguros los datos sensiblesy facilitando el acceso a la informaciónnecesaria para una división de laempresa que cumpla con los requisitos

El reto

Una empresa farmacéutica en proceso de desinversión necesitaba digitalizar los registrosvitales para que ambas entidades pudieran separarse con los datos necesarios. Lasentidades reconocieron que un enfoque casero para gestionar el proceso de digitalizacióne indexación requeriría mucho tiempo y trabajo, y carecería de cualquier garantíasignificativa de seguridad y control de calidad, lo que aumentaría el riesgo. Lo idealera recurrir a un socio con experiencia en el manejo de documentos sensibles y en lanormativa sobre investigación biológica en el que ambas partes pudieran confiar paragestionar el proceso.

La solución

Iron Mountain proporcionó servicios de digitalización de documentos,personalizando una cadena de custodia para identificar qué información teníacada organización, hacer un seguimiento de lo que cada empresa tenía permitidoacceder y documentar cuándo se cumplían los requisitos contractuales de ladivisión. Establecimos un control de calidad del 100% sobre el almacenamientoy las transferencias de datos, minimizando el riesgo para la integridad de losdatos y manteniendo intacto el cumplimiento normativo. Nuestro equipotomó el control del proceso, automatizándolo en la medida de lo posible, paraacelerar los plazos y reducir la carga informática para ambas partes. Para ello,nos aseguramos de que ambas partes se sintieran cómodas con la forma deindexar y poner a disposición la información y probamos el proceso en amboslados para minimizar las interrupciones.

Los resultados

Iron Mountain digitalizó completamente la colección de documentos enpapel, microfilms y microfichas a través de un proceso de liberacióndual acelerado. Como tercera parte neutral, el cliente nos utilizó parafacilitar el intercambio de información de confianza de forma controlada,organizada y aprobada conjuntamente, sin comprometer la calidad delos documentos. Todos los procesos y la manipulación de los datos seajustaron a la normativa de la industria de la investigación biológica y delgobierno, eliminando los riesgos del proceso para ambas empresas. Conuna gestión tan perfecta de los detalles, ninguna de las dos empresasse vio atascada por la supervisión y pudo centrarse en los aspectoscomerciales de la separación y avanzar de forma rápida y limpia.

Ventajasprincipales

• Se aceleró el proceso de desinversión y de digitalización
• Se facilitó la mediación neutral para acelerar las decisiones
• Se proporcionaron medidas de seguridad escalables
• Mayor visibilidad y control de acceso para ambas entidades

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