Digitaalisen arkistoinnin edut

Aikana, jolloin tiedon määrä ja arvo kasvavat varmaa tahtia, yrityksille on yhä tärkeämpää löytää oikeanlaiset keinot tärkeiden asiakirjojen arkistointia varten. Fyysisten kansioiden ja mappien korvaaminen digitaalisilla ja hakukelpoisilla arkistojärjestelmillä on helpompaa kuin monet ajattelevat, ja lisäksi ne tarjoavat monia etuja. Arkiston digitalisointi tekee tiedon hakemisesta turvallisempaa ja helpompaa, vähentää kustannuksia ja on ympäristöystävällisempää. Tässä käymme läpi 7 syytä sille, miksi vanha paperiarkisto kannattaa korvata digitaalisella arkistolla.

Miksi arkiston digitointi kannattaa?

1. Tiedot ovat turvassa

Riippumatta siitä, kuinka huolellisesti fyysistä arkistoa käsitellään, onnettomuuksien, kuten tulipalojen, tulvien tai tärkeiden tietojen menetyksen riski on aina olemassa. Digitoimalla tärkeät asiakirjat, kuten potilastiedot, piirrokset ja lainatiedostot, vähennät arvokkaiden asiakirjojen katoamisen tai vahingoittumisen riskiä. Digitaaliset kopiot tallennetaan turvallisesti sähköisiin tallennusjärjestelmiin, jotka suojaavat niitä fyysisiltä vaurioilta ja varmistavat, että yrityksesi toiminta voi jatkua keskeytyksettä.

2. Nopea pääsy sijainnista riippumatta

Digitaalinen arkistointi mahdollistaa käyttäjien pääsyn tietoihin nopeasti ja helposti sijainnista riippumatta niin pitkään, kun heillä on nettiyhteys käytössään. Tämä on erityisen hyödyllistä nykypäivän globaalissa maailmassa ja hybridityössä, jossa työntekijöiden on päästävä käsiksi asiakirjoihin ja tietoihin toimiston ulkopuolella tai liikkeellä ollessaan.

3. Mutkaton tiedonjako

Digitaalisesti tallennettuja asiakirjoja on fyysisiin kopioihin verrattuna huomattavasti helpompi jakaa muiden kanssa. Tiedot voidaan lähettää nopeasti sähköpostitse, ladata pilvipalveluihin tai jakaa yrityksen sisäisten verkostojen kautta. Tämä helpottaa yhteistyötä ja viestintää sekä yrityksen sisäisten osastojen välillä että ulkoisten osapuolten suhteen.

4. Tehokkaammat työprosessit

Arkiston digitointi tekee tiedoista helposti saatavia ja haettavia, jolloin aikaa ei kulu vanhojen fyysisten arkistojen läpikäymiseen. Työntekijät löytävät nopeasti etsimänsä tiedot, mikä lisää organisaation tehokkuutta ja vähentää hallinnollisiin tehtäviin kuluvaa aikaa.

5. Pienemmät kustannukset

Arkiston digitointi voi auttaa organisaatioita vähentämään fyysisen tallennustilan tarvetta tai poistamaan sen jopa kokonaan. Tämä vapauttaa toimistotilaa ja vähentää varastomateriaalien ja fyysisten arkistojen ylläpitokustannuksia. Ajan myötä nämä säästöt voivat olla merkittäviä erityisesti suurille organisaatioille, joilla on laajat arkistojärjestelmät.

6. Kestävä ja ympäristöystävällinen

Digitaalinen arkistointi on paitsi kustannustehokasta, se on myös ympäristöystävällisempää. Vähentämällä paperin käyttöä ja fyysisen varastoinnin tarvetta organisaation hiilijalanjälki pienenee, mikä puolestaan edistää yritysten sosiaalista vastuuta ja tukee kestävää kehitystä.

7. Joustavat ratkaisut

Digitaaliset arkistointijärjestelmät tarjoavat erittäin joustavia ja skaalattavia ratkaisuja eri organisaatioiden tarpeisiin. Arkiston digitalisointi auttaa yrityksiä mukauttamaan tallennuskapasiteettia ja toimintoja ilman perinteisen arkistoinnin asettamia fyysisiä rajoituksia. Tästä syystä arkiston digitalisointi tarjoaa täydellisen ratkaisun kasvaville yrityksille tai organisaatioille, jotka kohtaavat muutoksia liiketoimintansa asettamissa vaatimuksissa.

Tehokkaampi työpaikka digitaalisilla arkistointi- ja tiedonhallintajärjestelmillä

Haluatko saada enemmän irti digitoidusta arkistostasi? Yhdistämällä sen digitaaliseen tiedonhallintajärjestelmään yrityksesi voi automatisoida asiakirjojen käsittelyn saumattomammin. Tämä yhdistelmä tehostaa työprosessejasi ja vähentää kustannuksia, mutta parantaa myös arkistosi turvallisuutta, koska arkaluonteiset tiedot on suojattu edistyneiden ominaisuuksien avulla. Lisäksi järjestelmä varmistaa, että yrityksesi noudattaa tietojen säilytystä ja yksityisyyttä koskevia lakeja ja säädöksiä, mikä vähentää puutteellisesta tiedonhallinnasta aiheutuvien korkeiden sakkojen ja oikeudellisten seuraamusten riskiä.

Tarvitsetko apua arkistosi digitoinnissa? Tiedonhallinnan asiantuntijoina me Iron Mountainilla voimme tarjota sinulle räätälöityjä ratkaisuja, jotka vastaavat yrityksesi yksilöllisiä tarpeita. Ota rohkeasti yhteyttä, niin autamme sinua!