Tehokas arkistointi kouluille ja yliopistoille

Asiakirjojen asianmukainen arkistointi on kouluille ja yliopistoille tärkeää useista syistä. Päivittäin syntyvien suurten asiakirjamäärien hallinta vie kuitenkin aikaa ja asettaa korkeat vaatimukset turvallisuudelle ja saatavuudelle. Lisäksi fyysinen arkisto vie usein paljon tilaa.

Iron Mountain tarjoaa turvallisia ja moderneja ratkaisuja, jotka auttavat kouluja ja yliopistoja hallitsemaan tietueitaan turvallisesti ja tehokkaasti. Palveluidemme avulla säästät arvokasta aikaa ja vapautat tilaa. Olemme turvallisen tiedonhallinnan asiantuntijoita ja autamme sinua noudattamaan kaikkia sovellettavia lakisääteisiä vaatimuksia ja standardeja.

Arkistoinnin ja tiedonhallinnan yleiset haasteet kouluissa ja yliopistoissa

Tilanpuute

Yliopistojen ja koulujen arkistointi vie tilaa, ja siksi tilanpuute onkin yksi suurimmista haasteista arkistoinnin suhteen. Fyysiset asiakirjat vaativat paljon tilaa, jota voitaisiin käyttää myös muihin tarkoituksiin. Ulkoistamalla arkiston Iron Mountainille koulut voivat vapauttaa arvokasta tilaa ja säästää sisäisiä resursseja. Paperisten dokumenttien digitointipalvelumme mahdollistaa asiakirjojen tallentamisen turvallisiin, pilvipohjaisiin järjestelmiin, mikä vähentää merkittävästi fyysisen tilan tarvetta.

Saatavuus

Toinen haaste on se, että tarvittavat asiakirjat eivät välttämättä ole helposti ja nopeasti saatavilla. Perinteinen arkistointi voi usein vaikeuttaa asiakirjojen tehokasta löytämistä ja hallintaa. Skannaamalla ja digitoimalla arkistot varmistamme, että koulut ja yliopistot pääsevät käsiksi tärkeisiin asiakirjoihin digitaalisesti. Voimme myös auttaa digitaalisen tiedonhallintajärjestelmän perustamisessa, ja sen avulla henkilöstö voi helposti etsiä ja löytää tarvitsemiaan asiakirjoja.

Turvallisuus

Turvallisuusriskit ovat toinen suuri haaste. Fyysiset asiakirjat ovat alttiita vaurioille, kuten tulipalolle, vesivahingolle ja varkauksille. Lisäksi voi olla olemassa myös riski siitä, että tiedot joutuvat vääriin käsiin. Digitoimalla asiakirjasi ja säilyttämällä ne Iron Mountainin turvallisissa digitaalisissa tiloissa, asiakirjasi ovat turvassa vaurioilta ja varkauksilta. Tarjoamme kehittyneitä suojausprotokollia, jotka suojaavat tietomurroilta ja luvattomalta käytöltä ja varmistavat, että arkaluontoiset tiedot pysyvät turvassa ja suojattuina.

Korkeat kustannukset

Perinteinen arkistointi ja asiakirjojen hallinta voi olla kallista, varsinkin jos koulujen on ostettava ja ylläpidettävä fyysistä tallennustilaa. Säilyttämällä arkistot meillä tai siirtymällä digitaaliseen arkistointiin koulut ja yliopistot voivat vähentää fyysisen tilan tuottamia kustannuksia ja arkistointijärjestelmän ylläpitoa. Tämä tarkoittaa merkittäviä säästöjä ja resurssien tehokkaampaa käyttöä.

Koulujen ja yliopistojen arkistoimat asiakirjatyypit

Tarkan ja luotettavan tiedonhallinnan varmistamiseksi koulut ja yliopistot hallinnoivat monia eri asiakirjoja. Tässä on joitakin yleisimpiä yliopistojen ja koulujen arkistoitavia asiakirjatyyppejä:

• Opiskelijoihin liittyvät asiakirjat:Esimerkiksi kansallisten kokeet ovat yksi tärkeimmistä ja eniten käsitellyistä asiakirjoista. Koulujen ja yliopistojen tuleekin arkistoida kansallisia kokeita, sisäänpääsyyn liittyviä asiakirjoja, tutkintotodistuksia, kurssiarvosanoja, esseitä, väitöskirjoja ja jopa opiskelijoiden tekemiä valituksia.
• Henkilöstöön liittyvät asiakirjat:Tämä ryhmä pitää sisällään työsopimukset, henkilöstöön liittyvät tiedostot (mukaan lukien ansioluettelot, suositukset ja arvioinnit), palkka- ja etuusasiakirjat, työaikaraportit ja poissaolot sekä kurinpitotoimet ja tutkimukset.
• Akateemiset asiakirjat:Näitä ovat esimerkiksi opetussuunnitelmat, kokeet ja tenttikysymykset, koetulosten arkistointi, tenttitulosten arkistointi, tutkimusraportit ja julkaisut sekä projektit ja tutkimushakemukset.
• Hallinnolliset asiakirjat:Näitä ovat lautakuntien ja komiteoiden kokouspöytäkirjat, budjetit ja taloudelliset raportit, sopimukset, käytäntöihin liittyvät asiakirjat ja ohjeet sekä viestintään liittyvät asiakirjat, kuten uutiskirjeet ja lehdistötiedotteet.
• Oikeudelliset asiakirjat:Vaatimustenmukaisuuteen ja sääntelyyn liittyvät asiakirjat, oikeudelliset sopimusasiakirjat, vakuutusasiakirjat, vaaratilanne- ja onnettomuusraportit sekä tietosuoja-asiakirjat ja yleiseen tietosuoja-asetukseen liittyvät tiedostot ovat esimerkkejä oikeudellisista asiakirjoista, joiden arkistointi voi olla tarpeen.
• Julkiset tiedostot:Lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, historiallisten tietojen säilyttämiseksi ja päivittäisen toiminnan tukemiseksi näiden asiakirjojen arkistointi on välttämätöntä.

Turvallisempaa arkistointia Iron Mountainin avulla

Iron Mountain tarjoaa laajan valikoiman palveluita, joiden avulla koulut ja yliopistot voivat hallinnoida tietueitaan turvallisesti ja tehokkaasti. Digitaaliset ratkaisumme parantavat asiakirjojesi käytettävyyttä, vähentävät kustannuksia ja säästävät tilaa. Lisäksi turvalliset säilytysratkaisumme suojaavat asiakirjojasi vahingoittumiselta ja luvattomalta käytöltä.

Ottamalla meihin yhteyttä saat halutessasi lisätietoa siitä, miten voimme auttaa kouluasi tai yliopistoasi hallinnoimaan tärkeitä asiakirjoja parhaalla mahdollisella tavalla.