5 tapaa saada hajanaiset tiedostot hallintaan

Monien yritysten haasteena ovat hyödyntämättömät, hajanaiset tiedostot. Lajittelematon tietomäärä voi sisältää tärkeitä tietoja, joita yrityksesi ei voi käyttää hyväkseen, koska tiedoilla ei ole selkeää rakennetta ja ne ovat vaikeasti lajiteltavissa. Tästä aiheutuu tallennus- ja turvallisuusongelmia ja se vaikeuttaa myös lakien ja asetusten, kuten GDPR:n noudattamisessa. Lue lisää siitä, miksi yrityksesi on tärkeää laatia suunnitelma, jonka avulla kasvavaa hajanaisen tiedon määrää voidaan käsitellä mahdollisimman tehokkaasti.

Mitä tarkoitetaan hajanaisella tiedolla?

Hajanainen, jäsentelemätön tieto tarkoittaa informaatiota, jota ei ole tallennettu perinteiseen tietokantamuotoon. Se ei vastaa ennalta määriteltyjä tiedostomalleja tai -muotoja, mikä tekee tiedon keräämisestä, käsittelystä ja analysoinnista haasteellista yksinkertaisten työkalujen avulla. Informaatio saattaa olla esimerkiksi tekstiasiakirjoina, sähköposteina, sosiaalisen median viesteinä, videoina, kuvina sekä ääni- ja muina mediatiedostoina. Tällaista tietoa ei voi jäsentää selkeästi luokiteltaviin taulukoihin, joista sitä olisi helppo etsiä.

Hajanaisen tiedon yleisimmät haasteet

Kaikesta yritysten tuottamasta datasta tällä hetkellä suurin osa koostuu hajanaisesta tiedosta, mikä aiheuttaa ongelmia niin tallennuksen kuin tiedon käytettävyydenkin suhteen. On esimerkiksi melko tyypillistä, että eri osastoilla tietoa kerätään ja tallennetaan eri muodossa ja eri järjestelmiin, jolloin muut yrityksen työntekijät eivät pääse tarkastelemaan tietoja. Tämä aiheuttaa tietokatkoksia ja vaikuttaa negatiivisesti yrityksen tehokkuuteen. Yritykset, jotka käsittelevät suuria määriä sekalaista tietoa, voivat kohdata seuraavan kaltaisia ongelmia:

• Säilytyshaasteet: Suuri määrä hajanaista tietoa vaatii myös paljon säilytystilaa, mikä nostaa liiketoiminnan kustannuksia.
• Turvallisuusriskit: Hajanainen informaatio on usein alttiimpaa kyberhyökkäyksille. Se saattaa sisältää arkaluonteisia tietoja, mutta näiden tiedostojen suojaamiseen ei ole välttämättä sovellettu samoja tietoturvakäytäntöjä kuin perinteiseen tietokantamuotoon tallennettuihin tiedostoihin.
• Tietojen löytäminen: Jos aineisto ei ole järjesteltyä, työntekijöillä kuluu aikaa tietojen ja asiakirjojen etsimiseen, mikä vaikuttaa tehokkuuteen.
• Sääntöjen noudattaminen: Hajanainen aineisto saattaa sisältää arkaluonteista sisältöä tai henkilötietoja, joita tulisi käsitellä oikein ja lakien kuten GDPR:n mukaisesti.

5 vinkkiä hajanaisen tiedon hallintaan

Käännä haasteet mahdollisuuksiksi ja ota yrityksesi hajallaan olevat tiedot hyötykäyttöön. Tässä käytännön vinkkejä:

1. Lajittelu ja luokittelu: Käytä tietojen lajitteluun ja luokitteluun edistyksellisiä työkaluja, jotta informaatio olisi paremmin saatavilla ja sitä olisi helpompi etsiä.
2. Automatisointi: Toimintojen automatisointi auttaa hallitsemaan tietotulvaa ja vähentää manuaalisen työn määrää.
3. Metatiedon hallinta: Erilaisiin tiedostomuotoihin tallennettua tietoa on helpompi etsiä ja järjestellä kun lajitteluun ja kuvailuun käytetään tiedostoissa esiintyvää metadataa.
4. Tiedonhallintaympäristö: Luo selkeä tiedonhallintaympäristö, jonka avulla sekä hajallaan olevaa, että jo lajiteltua tietoa on helppo jäsennellä ja hallita integroidusti.
5. Tietojen säännöllinen tyhjentäminen: Vanhentuneet ja epäolennaiset tiedot kannattaa käydä läpi ja poistaa säännöllisesti. Tämä auttaa pitämään tietoaineistot hallittavina ja toiminnan kustannustehokkaana.

Iron Mountain tarjoaa edistyksellisiä ratkaisuja hajanaisen tiedon hallintaan

Iron Mountain on maailman johtava tekijä tallennuksen ja tiedonhallinnan alalla. Meillä on yli 70 vuoden kokemus yritysten tietojen hallinnasta koko niiden elinkaaren ajan. Tarjoamme erilaisia palveluita, joiden avulla yrityksesi on helpompi hallita eri tiedostomuotoihin tallennettua tietoa:

• Älykäs lajittelu: Asiantuntijamme auttavat sinua kehittämään tietojen tallennusta ja tunnistamaan ja poistamaan tarpeettomat tiedostot.
• Arkistointipalvelut: Tarjoamme sekä fyysisten että digitaalisten tietojen turvallista säilytystä ja arkistointia ja varmistamme, että tietoja käsitellään sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti.
• Tiedonhallinta: Neuvontapalvelumme auttaa sinua kehittämään tehokkaan tiedonhallintajärjestelmän, johon on mahdollista sisällyttää sekä jäsenneltyä että jäsentelemätöntä tietoa.

Voimme auttaa yritystäsi jäsentelemään erilaisia tietoja ja muuttamaan hajanaisen tiedon voittoa tuottavaksi. Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää räätälöidyistä liiketoimintaratkaisuistamme!