Le bureau de demain défini en quatre mots

(Car, non, les bureaux en présentiel ne vont pas disparaître)

Le monde du travail est en pleine mutation. Après le chamboulement de nos vies professionnelles l’année dernière, la question est désormais de savoir comment et où vont travailler les collaborateurs à leur retour physique au bureau. Des évolutions étaient en cours bien avant la pandémie. Confrontés à la flexibilité des communications mobiles, à la visioconférence et aux solutions de travail collaboratif dans le Cloud, les espaces de bureau semblaient, à terme, être condamnés à disparaître de l’environnement de travail. Cependant, la pandémie a rebattu les cartes du jour au lendemain en mettant soudain au banc d’essai des visions antagonistes (« les bureaux ne servent à rien » contre « les bureaux sont indispensables »).

Pour l’instant, les bureaux tiennent le coup, certes en capacité réduite. Si dans une petite moitié des entreprises (45 %) aux États-Unis les employés plaident pour un mode de travail hybride (présence au bureau certains jours seulement), environ un tiers des dirigeants préfèrent la formule en présentiel. Et dans les faits, les employeurs ne plébiscitent pas le télétravail malgré la séduisante perspective de réduction des coûts immobiliers qui en découle.

Les bureaux ne sont donc pas voués à disparaître dans l’immédiat, mais à quoi vont-ils ressembler ? Si nul ne peut le prévoir, nous pensons néanmoins que les bureaux de demain devront être sûrs, flexibles, motivants et performants. Voyons cela de plus près.

Des bureaux sûrs

La législation américaine du travail (loi fédérale OSHA) charge les employeurs d’assurer la sécurité de leurs employés, une responsabilité qui a pris une nouvelle dimension avec le COVID-19. Le principe de « densification » appliqué à la conception des bureaux avant la pandémie visait à héberger un maximum d’employés au mètre carré. Aujourd’hui, en réponse aux inquiétudes sur les effets durables de la pandémie et aux craintes qu’il ne s’en produise d’autres à l’avenir, la tendance est à accueillir moins de monde dans de plus grands espaces.

Il est probable que les bureaux de demain proposeront sur réservation des espaces avec des mesures et des contrôles pour que les employés puissent réserver à distance des postes de travail, des salles de réunion, organiser des déjeuners, etc. À leur arrivée, les employés entreront dans un environnement bien contrôlé, bien organisé et, au final, totalement sûr et qui mettra à leur disposition tout un éventail de fonctionnalités de haute sécurité parmi lesquelles

• Des services quotidiens de nettoyage
• Des stations Covid avec des masques, des gants, des lingettes de nettoyage, du gel hydroalcoolique et d’autres fournitures
• Des systèmes de ventilation améliorés
• Tous les dispositifs sans contact possibles : robinets, distributeurs de savon, sèche-mains aux toilettes et ouvre-portes par exemple.

Des bureaux flexibles

Les employés ont déserté les bureaux au début du COVID pour travailler chez eux. Mais chacun sait que le domicile n’est pas le seul autre lieu de travail possible.

Avec une bonne connexion Internet, votre équipe peut se connecter, collaborer et partager des informations depuis à peu près n’importe où.

Les entreprises testent depuis longtemps tout un éventail de solutions de bureau, entre les espaces traditionnels en propriété ou en location, les baux flexibles, en passant par les espaces souples et de coworking et le travail à domicile. Bien avant la pandémie, les offres d’espaces flexibles représentaient environ 3 % du marché des bureaux aux États-Unis et augmentaient de 25 % par an.

La plupart des fournisseurs de coworking ont été eux aussi durement touchés par la pandémie. C'est ainsi que WeWork a annulé son offre publique et que la fermeture de centaines d’espaces a conduit d’autres enseignes à la faillite. Mais à en croire les études dans ce domaine, tout espoir n’est pas perdu:

• Les employés ne sont pas hostiles aux formules de travail flexible et de coworking, surtout lorsqu’elles sont situées près de chez eux et qu'elles leur épargnent de longs trajets.
• Pour les entreprises qui planifient leur croissance post-pandémie, les espaces de bureau flexibles sont un moyen intelligent et économique de soutenir leur expansion.
• Les propriétaires et les opérateurs de coworking tendent désormais à coopérer pour encourager des formules de travail flexible. Certains sont même prêts à partager tant les bénéfices que les pertes ou à exploiter concrètement l’espace de travail flexible eux-mêmes.
• 30 % du total de l'espace de bureau seront utilisés de manière flexible d’ici 2030.

Des bureaux motivants

Nous sommes tous ravis de pouvoir faire des sessions Zoom en pyjama, d'organiser notre activité professionnelle en fonction des besoins de nos proches et de nous épargner de longs trajets. Mais, au final, nous sommes des êtres sociaux et le manque d’interactions physiques avec nos collègues n’est pas sans conséquence.

L’aspiration des entreprises au retour au travail en présentiel est une source de nouvelles opportunités pour les concepteurs d’espaces de bureau.

Aujourd'hui, la reconfiguration des bureaux peut être envisagée sous l’angle de moins d’espaces privés et de plus d’espaces partagés où travailler ensemble en toute sécurité. Avec plus d’objets mobiles et moins de parois, des configurations de bureau flexibles permettront d’adapter rapidement le lieu à l'utilisation.

Si elles parviennent à neutraliser les aspects négatifs du travail hors du bureau, les entreprises pourront créer des espaces de travail qui aident véritablement les employés à se sentir stimulés, connectés et motivés.

Des bureaux performants

Depuis toujours, le coût de l’espace de bureau représente une part importante du budget des entreprises. En concurrence avec les espaces flexibles et les stratégies de télétravail, les environnements de bureau traditionnels vont devoir faire preuve de créativité. Si certaines entreprises pourraient renoncer aux traditionnels sièges sociaux ou au développement de représentations, la plupart vont devoir redoubler d’efforts pour dégager davantage d’espace utile des surfaces existantes et optimiser les flux de travail en s’employant à :

• Réaffecter les espaces de stockage
• Stocker ou détruire de manière sécurisée des documents, des équipements redondants et des actifs informatiques devenus obsolètes
• Numériser et dématérialiser tous les dossiers pour réduire l’espace occupé et permettre aux télétravailleurs d’y accéder facilement
• Améliorer le stockage ou faire don de fournitures et d'autres mobiliers/équipements de bureau devenus inutiles

Désencombrer, organiser et réaménager votre espace de bureau peut vite devenir une tâche insurmontable. Les entreprises ne savent généralement pas par où commencer à trier les volumes de documents et d’autres choses inutiles accumulés des années durant. L’adoption d’une approche « tout ou rien » sans planification sérieuse peut considérablement augmenter les risques de détruire des informations qui doivent être conservées à des fins de conformité ou de garder des actifs qui augmentent votre exposition aux violations de données et de la réglementation.

Le moment de prendre un nouveau départ

Sûr, flexible, motivant et performant sont les quatre qualificatifs qui caractériseront donc le bureau de demain.

Si nul ne peut vraiment prédire l’avenir, nous pouvons malgré tout affirmer que le bureau dans lequel vous retournerez ne sera plus celui que vous avez quitté.

La solution Clean Start® d’Iron Mountain peut s’avérer une aide précieuse. Après évaluation de votre bureau sur site et/ou à distance, nos experts chevronnés vous conseilleront sur la manière d’optimiser votre espace de travail. Nous gérerons de bout en bout le processus de nettoyage et nous prendrons en charge la destruction sécurisée ou le don d'actifs qui ne vous servent plus ainsi que le stockage provisoire ou définitif de ceux qui vous sont utiles.

Tout en étudiant les options qui se présentent à vous dans ce nouvel environnement post-Covid, réfléchissez à l’intérêt d’être accompagné par une entreprise comme Iron Mountain qui repensera la situation et vous permettra de prendre un « nouveau départ » avec le service Clean Start.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur : Iron Mountain Clean Start®