Smart Records Cleanup Suite
Conservez-vous des documents dont les données descriptives sont insuffisantes ou inexistantes ?
Pour gérer votre patrimoine documentaire de manière pertinente et prendre des décisions en matière d'élimination d'archives, il est impératif de savoir ce que vous avez et qui est le propriétaire légitime de chaque carton.
Sans ces informations, vous ne pouvez pas aller de l'avant et vous devrez conserver vos archives bien plus longtemps que nécessaire. Trop de temps et de ressources pourraient aussi être consacré à inspecter manuellement chaque carton, ce qui s'avère un processus laborieux, ce qui s’avère être un processus fastidieux, surtout si vos documents sont stockés sur plusieurs sites.
Vous pouvez également opter pour Iron Mountain Smart Reveal. En effet, cette solution associe vos métadonnées historiques à des photos de l'extérieur de chaque carton ainsi qu'à une vue aérienne du contenu interne pour vous permettre de prendre des décisions rapides et justifiées en termes d'élimination.
Vous obtiendrez toutes les informations dont vous avez besoin pour agir en connaissance de cause :
Mettre à jour les métadonnées et les descriptions
Envoyer pour saisie des données afin d’indexer chaque dossier
Expédier le carton à son propriétaire
Numériser des documents
Détruire le contenu d'un carton et plus
Smart Reveal
Résumé de la solution
Identifiez les cartons stockés avec peu ou pas d'informations décrivant leur contenu
Prenez des photos de la face du carton et une vue aérienne de son contenu sachant qu'il est possible de prendre plus de photos si besoin.
Examinez les photos du carton depuis notre interface sécurisée. Sélectionnez et attribuez l'action requise pour chaque carton.
Avec Iron Mountain Smart Reveal, vous pouvez :
Savoir ce que vous détenez
Maîtrisez parfaitement l'inventaire de vos archives pour décider en connaissance de cause des mesures à prendre.
Prenez des décisions justifiées concernant les documents à conserver, à détruire ou à dématérialiser
Cessez de tout stocker, de tout numériser ou de détruire sans discernement les documents que vous êtes contraints de conserver. Gardez le contrôle en sachant que vous prenez la bonne décision pour chaque document, à chaque fois.
Réduisez les coûts et les risques liés au stockage
Tout conserver augmente vos coûts ainsi que les risques de pertes d’informations et de violation de la conformité. Arrêtez de payer pour conserver des archives que vous n'avez plus besoin de garder.
Améliorer la productivité
Augmentez la rapidité et la productivité de votre entreprise en donnant aux employés la possibilité de trouver ce dont ils ont besoin et de prendre des décisions rapides.
Questions fréquentes
Comment savoir quels cartons d'archives peuvent être gérés par Smart Reveal ?
Iron Mountain m'aidera-t-il à sélectionner les cartons à traiter via le processus Smart Reveal ?
Oui, notre équipe commerciale peut utiliser un outil de diagnostic pour générer un rapport qui indique l'ensemble des cartons d'archives contenant peu ou pas de description qui sont stockés sur un site Iron Mountain. À partir de cette liste, vous pouvez sélectionner les cartons que vous destinez au processus Smart Reveal.
Combien de photos sont fournies par Smart Reveal ?
La solution Smart Reveal fonctionne-t-elle pour les archives qui ne sont pas au format papier ?
Que dois-je fournir à Iron Mountain pour lancer un projet Smart Reveal ?
Puis-je décider du nombre de cartons que je souhaite faire traiter par Smart Reveal ?
Quel est le nombre minimum de cartons pour optimiser le processus Smart Reveal ?
Mes archives sont réparties sur différents sites de conservation. Chaque site offrira-t-il la même expérience ?
Est-il possible d'associer d'autres produits ou programmes à Smart Reveal pour faciliter la réorganisation de mes archives héritées ?
Iron Mountain Smart Sort vous permettra de trier et de réorganiser vos archives et dossiers mélangés d'après leur date d'éligibilité à la destruction, le type et le statut du document, son identifiant unique ou selon tout autre critère de votre choix. Pour en savoir plus, rendez-vous sur ironmountain.com/smartsort.
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