Perusahaan manufaktur fortune 100 meningkatkan konsistensi menurunkan biaya

TANTANGAN:

Mengimplementasikan sebuah sistem untuk mengatur dan mengelola arsip yang secara konsisten mematuhi peraturan perundang-undangan di seluruh dunia.

SOLUSI:

Iron Mountain menyediakan solusi manajemen file aktif secara offsite untuk meningkatkan konsistensi, memperluas kepatuhan, dan mengurangi biaya.

HASIL:

Pelanggan dapat mengendalikan proses, meningkatkan waktu tanggapan kepada pelanggan mereka, mengurangi biaya, dan mendukung kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Salah satu perusahaan manufaktur terbesar dunia yang termasuk dalam daftar 100 perusahaan terbesar versi majalah Fortune mempekerjakan lebih dari 300.000 karyawan secara global dan memproduksi produknya di lebih dari 30 negara. Sebagai perusahaan terbuka, mereka bertanggungjawab terhadap para pemegang sahamnya untuk memastikan proses manajemen arsip yang baik dan mematuhi semua peraturan yang berlaku.

TANTANGAN

Selama bertahun-tahun, pelanggan telah mengumpulkan lebih dari 57.000 meter kubik dokumen dan mempertahankan prinsip manajemen arsip terpusat tanpa adanya sistem yang standar untuk penyimpanan dan pencarian arsip tersebut. Akibatnya, tidak ada akses yang dapat diandalkan dan tepat waktu terhadap dokumen yang paling sering digunakan dan paling dibutuhkan.

Dengan adanya amanat dari undang-undang Sarbanes Oxley dan ketentuan peraturan lainnya, semakin memperjelas bahwa pelanggan harus lebih memperhatikan fokusnya terhadap kesiapan kepatuhan dan memitigasi risiko serta biaya litigasi. Oleh karena itu, pelanggan harus menetapkan perubahan yang signifikan terhadap metodologi dan proses manajemen arsipnya.

“Sejak bermitra dengan Iron Mountain, kami telah berhasil meningkatkan manajemen arsip secara terukur dengan proses penyimpanan dan pencarian arsip yang telah ditentukan. Di industri yang dipenuhi dengan proses litigasi, mengendalikan dan menyiapkan dokumen yang tepat merupakan hal yang sangat penting untuk bisnis dan tanggung jawab perusahaan kami."

- GENERAL COUNSEL

SOLUSI

Pelanggan memilih Iron Mountain untuk membantu membuat dan menerapkan program yang konsisten dengan mengandalkan keahlian dan kepemimpinan Iron Mountain selama lebih dari 50 tahun dalam bidang manajemen arsip dan cakupan wilayah layanannya.

Bagian utama dari program ini adalah penunjukan Manajer Arsip onsite, yaitu seorang pakar Iron Mountain yang bertanggungjawab penuh pada program manajemen arsip perusahaan.

Manajer Arsip onsite bekerja secara fulltime di tempat pelanggan untuk mengawasi, mengatur, dan memberikan keahlian dalam pengembangan, pemeliharaan, dan dukungan kebijakan manajemen arsip dan informasi yang berkelanjutan. Manajer ini juga memberikan saran kepada pelanggan tentang peraturan pemerintah yang akan berdampak dan ketentuan perundang-undangannya secara global.

Tanggung jawab utama Manajer Arsip onsite adalah Jadwal Retensi Arsip Pelanggan, yaitu menentukan arsip apa yang dipertahankan dan berapa lama mereka akan disimpan. Jadwal ini memperhitungkan tindakan perbaikan pada arsip fisik maupun arsip digital dan juga memantau tren perundangundangan dan hukum global yang dapat berdampak kepada pelanggan. Atas persetujuan pelanggan, Manajer Arsip dapat melakukan perubahan terhadap Jadwal Retensi Arsip dan memberitahukan perubahan tersebut kepada penanggung jawab utama pelanggan melalui proses kendali perubahan otomatis.

Manager Arsip onsite Iron Mountain juga mengatur Help Desk Manajemen Arsip dan Informasi Global yang menyediakan bantuan jawaban terkait dengan proses manajemen arsip, termasuk pelatihan, kebijakan, dan manajemen email. Manajer Arsip onsite juga menyediakan keahlian pakar eDiscovery dan strategi kepatuhan. Dengan demikian, pelanggan dapat secara teratur menggunakan panduan dan keahlian Iron Mountain untuk mengukur dan membandingkan secara aktif program yang diterapkannya dengan praktik terbaik industri.

Saat ini, Manajer Arsip onsite sedang mengerjakan dan mengatur proses baru untuk melakukan pengindeksan ulang informasi pelanggan yang ada pada lebih dari 57.000 meter kubik dokumen agar pencarian dan pengambilan arsipnya dapat dilakukan secara lebih efisien. Ketika proses ini selesai, pelanggan akan mengetahui dengan cepat jenis arsip yang disimpan dan dimana lokasinya, mendapatkan kendali mutu yang lebih baik, dan proses pencarian arsip yang lebih efisien.

Selain itu, Iron Mountain ConnectTM tool telah menghasilkan transparansi yang lebih besar terhadap kebijakan perusahaan, meningkatkan kemampuan manajemen senior untuk mempersiapkan audit internal dan eksternal. Sistem ini menyediakan visibilitas yang lebih besar dan memastikan konsistensi prosedur manajemen arsip di seluruh perusahaan global, dengan mengandalkan Iron Mountain sebagai penasihat dan manajer umum di seluruh lokasi pelanggan berada.

HASIL

Dengan adanya program manajemen arsip yang konsisten dari Iron Mountain, pelanggan dapat mengintegrasikan manajemen arsip fisik dan digital yang diperlukan, meningkatkan proses yang efisien, dan memungkinkan akses yang cepat terhadap arsip yang penting. Proses tanggapan yang lebih baik telah meningkatkan tingkat kepuasan pelanggannya, dan sekarang pelanggan dapat mengatur biaya total secara lebih efektif untuk kegiatan penyimpanan dan pencarian arsip.

Dengan mempertimbangkan kemungkinan terjadinya litigasi terhadap pelanggan, keahlian yang dimiliki Iron Mountain dalam manajemen pengaturan, klasifikasi, dan retensi arsip sangat penting untuk membantu pelanggan mengidentifikasi dan mempersiapkan kepatuhan terhadap peraturan audit dan peraturan lain yang terus berkembang. Selain itu, keahlian manajemen arsip dari Iron Mountain juga dapat memastikan tata kelola perusahaan yang baik dengan mengurangi biaya pelanggan dan melindungi kredibilitasnya dalam proses hukum dan pemerintahan.