Kennecott utah copper corporation: meningkatkan kepatuhan dan nilai dengan retensi

Jadwal Retensi Arsip yang Direncanakan dengan Baik Mampu Meningkatkan Efisiensi dan Kepatuhan Manajemen Informasi

TANTANGAN:

Mengendalikan arsip kertas dalam jumlah besar – dengan mengaturnya secara konsisten dan menyimpannya sesuai dengan peraturan

SOLUSI:

Dengan menggunakan jadwal retensi arsip hasil rancangan Iron Mountain, Kennecott dapat secara proaktif dan efisien mengelola informasi untuk mewujudkan kesiapan pelaksanaan audit, litigasi, dan memastikan kepatuhan

HASIL:

Membuat arsip perusahaan yang telah dihasilkan selama seratus tahun dapat dengan mudah diakses secara tepat sesuai kebutuhan

Perusahaan pertambangan, peleburan, dan pemurnian bernama Kennecott Utah Copper adalah produsen tembaga terbesar kedua di Amerika Serikat. Perusahaan ini bertanggung jawab atas lebih dari 17% produksi tembaga Amerika. Kennecott adalah anak perusahaan dari Rio Tinto, salah satu perusahaan pertambangan terkemuka di dunia yang mempekerjakan sekitar 34.500 karyawan di 40 negara di seluruh dunia dan mampu meraih pendapatan sebesar $22,4 miliar.

Sejak tahun 2003, Kennecott telah mempercayakan Iron Mountain untuk mengombinasikan fasilitas penyimpanan dokumen kertas mereka dan mengkonsolidasikan layanan penyimpanan arsip di lima pabrik perusahaan di Utah. Kennecott menyimpan arsip fisik sebanyak 566 meter kubik di properti seluas 64 km, yang dibagi antara properti milik Kennecott dan fasilitas Iron Mountain. Seiring berjalannya waktu, hubungan tersebut telah berkembang sehingga Iron Mountain dilibatkan untuk menjadi penyedia layanan manajemen arsip baik arsip fisik maupun elektronik, yang mana puncaknya adalah diterapkannya strategi manajemen informasi secara keseluruhan. Perusahaan melibatkan para pakar konsultan Iron Mountain untuk:

• Melakukan analisis pada inventaris arsip
• Mengembangkan sistem pengklasifikasian arsip
• Merancang jadwal retensi berserta kebijakan dan prosedurnya
• Menyelenggarkaan pelatihan dan menyediakan portal intranet untuk meng-hosting
komponen program manajemen informasi demi memberikan kemudahan akses

TUJUAN

Ketika perusahaan induk, Rio Tinto, memutuskan bahwa mereka perlu menerapkan sistem yang lebih ekstensif untuk mengelola dan membagikan informasi di seluruh perusahaan, mereka menyusun seperangkat pedoman yang ditetapkan sebagai Standar Manajemen Informasi Rio Tinto Group, yang wajib dipatuhi oleh seluruh anak perusahaannya.

Tujuan Kennecott adalah untuk menerapkan program manajemen informasi yang akan membantu menjaga kenaikan volume dari semua jenis media informasi. Sebagai perusahaan yang telah berusia 100 tahun, Kennecott menyimpan arsip kertas dan elektronik dalam jumlah yang besar. Perusahaan ini perlu menetapkan metode pengorganisasian dan penyimpanan arsip yang konsisten, untuk memastikan efisiensi dan akurasi lokasi penyimpanan dan pengambilan arsip, apapun medianya.

Dengan didorong oleh kewajiban tata kelola perusahaan dan kepatuhan terhadap standar informasi global Rio Tinto, Kennecott juga ingin memastikan bahwa semua arsip dan informasi mereka tidak hanya sesuai dengan standar perusahaan, tetapi juga mematuhi ketentuan peraturan dan undang-undang federal dan negara bagian. Kennecott membutuhkan vendor yang dapat memberikan wawasan dan panduan tentang proliferasi peraturan retensi untuk membantu perusahaan membuat dan menerapkan program manajemen informasi end-to-end.

SOLUSI

Kennecott melakukan evaluasi pada tiga perusahaan saat mempertimbangkan vendor yang akan dipilih untuk membantu mereka mengembangkan program manajemen arsip dan informasi. Iron Mountain menunjukkan pemahaman yang mendalam tentang masalah bisnis Kennecott dan memiliki kemampuan untuk menerapkan pendekatan yang sistematis dan strategis untuk mengelola arsip dan informasi. Selain itu, Kennecott terkesan dengan kemampuan Iron Mountain untuk memberikan panduan terkait pemecahan masalah bisnis dan menyelaraskan layanan manajemen informasi dan TI untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Dengan berlandaskan pada hubungan erat yang sudah terjalin sebelumnya, Kennecott melibatkan Iron Mountain untuk memberikan layanan konsultasi yang mencakup evaluasi terhadap peraturan retensi federal dan negara bagian beserta penetapan jadwal retensi. Iron Mountain juga membuat dan mendokumentasikan kebijakan dan prosedur retensi yang disertai dengan ketentuan yang jelas terkait peran, tanggung jawab, dan rekomendasi karyawan yang akan diberdayakan untuk membuat, mengelola, mengakses, menyimpan, dan memusnahkan informasi perusahaan.

Selain itu, Iron Mountain juga mengadakan sesi pelatihan bagi records coordinator di lokasi perusahaan dan mengembangkan portal Internet yang memungkinkan karyawan Kennecott untuk mengakses komponen program manajemen informasi di satu tempat terpusat, yang memudahkan untuk mempertahankan pengklasifikasian arsip yang konsisten dan memastikan kepatuhan yang berkelanjutan.

Records coordinator Kennecott menggunakan Iron Mountain Connect™ sebagai metode akses online yang cepat dan tersedia selama 24x7 untuk mengakses arsip dan laporan yang dapat membantu mereka mempertahankan program secara konsisten.

“Dengan keahlian komprehensif yang dimiliki Iron Mountain, kami mampu mengelola arsip dan informasi yang kami miliki tanpa harus menghadapi kerumitan operasional dan teknis,” ujar Kristine Truscott, Senior Records Coordinator, Kennecott Utah Copper Corp. “Iron Mountain telah mempersiapkan tim kami untuk dapat mengendalikan sistem manajemen informasi kami dengan kebijakan dan prosedur yang konsisten dan mudah dikelola.”

HASIL

Dengan menggunakan jadwal retensi yang telah dirancang oleh Iron Mountain, Kennecott memiliki pendekatan terpadu yang berlandaskan pada Praktik Terbaik (Best Practices) yang akan membantu perusahaan untuk dapat secara proaktif menangani masalah kepatuhan, litigasi, dan manajemen risiko. Program terbaru mereka adalah pendekatan manajemen arsip dan informasi secara menyeluruh yang lebih komprehensif dan kredibel secara hukum. Keahlian Iron Mountain dalam menghadapi perubahan peraturan dan regulasi telah memberikan Kennecott kepercayaan diri yang dibutuhkan untuk dapat mematuhi regulasi yang terus berkembang. Selain itu, riset dan keahlian hukum Iron Mountain juga telah mempersiapkan Kennecott untuk mampu menjalani audit dan pemeriksaan hukum dengan lebih baik.

Kristine Truscott, Senior Records Coordinator Kennecott Utah Copper Corporation, menyatakan bahwa, “Keahlian dan metodologi Iron Mountain tidak hanya berdampak pada tim informasi kami, tetapi juga membuat departemen hukum Kennecott menjadi terkesan dan merasa lebih tenang. Pendekatan sistematis Iron Mountain memungkinkan kami menetapkan landasan untuk secara proaktif mengakomodasi peningkatan kontrol peraturan untuk manajemen arsip dan informasi.”

Truscott menambahkan, “Jika saya harus mengulang kembali semuanya, saya akan memilih Iron Mountain; bahkan, kami mungkin seharusnya memulai proyek konsultasi ini lebih awal. Dengan layanan konsultasi, keahlian profesional, dan ketepatan waktu Iron Mountain yang luar biasa, kami semua dibuat kagum setelah melihat bagaimana proyek tersebut dikelola dengan sangat baik, bagaimana tim memenuhi semua komitmen tenggat waktu mereka, dan bagaimana mereka menangani semua pemintaan kami dengan segera. Cara kerja Iron Mountain selaras dengan cara kami beroperasi dan, secara keseluruhan, kepuasan yang didapat dari pelaksanaan proyek ini adalah sebuah kesuksesan besar.

"Iron Mountain telah mempersiapkan tim kami untuk dapat mengendalikan sistem manajemen informasi kami dengan kebijakan dan prosedur yang konsisten dan mudah dikelola.”