디지털 업무 공간을 직시하기

디지털화에 성공하는 방법

작성자: 사만다 불라드(SAMANTHA BULLARD)

‘디지털 업무 공간’의 의미가 1-2년 전과는 달라졌다고 생각한다면, 여러분이 일하는 조직이 훌륭한 회사라고 자부해도 좋습니다.

디지털 전환은 꽤 오래전부터 지금까지 줄곧 비즈니스 세계의 화젯거리였습니다. 팬데믹 전에는 클라우드와 모바일, 비디오, 그리고 그 밖의 수단을 사용해서 온라인으로 협력하고 업무 흐름을 간소화하는 방법에 초점을 맞췄습니다.

지난해 모든 조직은 고객의 니즈 충족 그리고 동료와의 원격 협업에 있어서 정말 중요한 게 무엇인지 배웠습니다. 그렇기에 팬데믹이라는 시대적 요청으로 발전한 디지털 업무 공간 이니셔티브는 현장의 현실이 더 많이 반영된 개념이라고 말할 수 있습니다.

팬데믹이 끝나고 오랜 시간이 지나도, 우리는 여전히 팬데믹의 교훈을 기억하고 있을 겁니다. 우리는 예전의 삶을 되찾고 ‘평소와 같은 상태’로 돌아가고 있는 게 아니라, 다른 업무 공간으로 돌아가고 있습니다.

디지털 전환을 위한 노력의 증가

데이터가 이를 입증합니다. IDG가 아이언 마운틴을 위해 실시한 조사에 따르면, 기업들은 코로나 전부터 평균 두세 개의 업무 공간 전환 이니셔티브를 진행 중이었다고 응답했습니다. 이제 그 수치는 두 배가 됐습니다.

다음과 같은 요인이 업무 공간의 전환이라는 변화를 주도하고 있습니다.

• 재택근무 정책은 팬데믹 전부터 인기가 많았지만 드물게 사용됐습니다. 재택근무 정책을 대수롭지 않게 여겼기에, 해당 정책이 갑작스럽게 기업 생존에 필수불가결한 것이 됐을 때 대부분의 기업은 무방비 상태였습니다.
• 사무실은 더 유연하고 협력이 용이하며 원활한 사회적 거리 두기에 도움이 되도록 재구성되고 있습니다.
• 업무 프로세스도 개편되는 중인데, 실제 문서를 많이 사용하는 업무 프로세스가 개편 대상입니다.

기술이 여전히 많은 변화를 주도하고 있지만, 지금 일어나는 변화는 세대 간의 변화이기도 합니다. 밀레니얼 세대(현재 미국 노동 인구 중 가장 규모가 큰 집단)에게 있어, ‘언제 어디서나 어떤 기기로든’이라는 원칙에 기반한 세계는 오래전에 도래했어야 할 세상입니다.

데이터 접근성의 장애물

디지털 업무 공간 전환에 대한 요구를 직시한다는 건 낮은 수준의 데이터 접근성과 같은 장애물을 직시한다는 의미이기도 합니다. 필요한 데이터에 쉽게 접근할 수 없다면 유연한 재택근무나 업무 프로세스의 간소화를 실현하지 못할 것입니다. 그리고 불행히도 이는 많은 기업이 직면한 현실입니다.

서류 보관함에 들어 있는 모든 종이 문서를 떠올려 보세요. 종이 형식으로 되어 있어서 쉽게 공유할 수가 없습니다. 귀중한 공간을 차지하고 있을 뿐입니다. 문서에 어떤 정보가 있는지 제대로 아는 사람은 아무도 없습니다. 어떤 정보가 있는지 알아내는 데에는 시간과 비용이 많이 듭니다.

종이 중심 업무 처리에 반대하며 ‘디지털화’ 전략을 추진하더라도 성공하지 못할 때가 많습니다. 많은 회사의 정보가 아직도 종이 형식으로 도착합니다. 의료 서비스, 금융, 법무 등 시스템이 잘 통제되어 온 분야의 경우 특히나 그렇습니다. 또한 밀레니얼 세대를 비롯한 많은 사람들이 종이 문서를 사용해서 일하는 걸 즐기곤 합니다.

많은 기업이 DIY(직접 작업하기) 방식으로 디지털화를 시작하지만 프로세스가 예상보다 어렵고 부담스럽다는 걸 알게 되는 것 외에는 별 소득이 없습니다.

귀사는 어디에서 시작하나요? 서류철에 담긴 모든 문서를 대상으로요? 엄선한 문서에서부터요? 아니면 오늘 이후로 생기는 모든 문서인가요?

스캐닝은 시간이 오래 걸리는 작업인데다 신중하게 하지 않으면 오류가 생기기 십상입니다. 실수를 하나 발견하면 갑자기 수많은 문서가 의심스러워집니다.

임시변통식으로 디지털화를 시작하는 기업이 많지만, 결국에는 다수의 디지털 리포지터리가 여러 부서로 흩어지는 결과를 마주하게 될 뿐입니다. 이는 '한곳에서 정보를 확인하고 모든 정보에 손쉽게 접근한다'는 디지털화 목표의 기본에서 완전히 멀어진 것입니다.

디지털화가 성공하려면 거의 대부분의 경우 행동 변화가 필요합니다. 행동 변화가 일어나지 않으면 모든 분야에서 최악의 상황에 처하게 될 가능성이 높습니다. 수많은 문서를 디지털화하지만 사람들이 문서를 스캔한 후 출력해서 쓰는 거죠.

디지털화에 성공하기 위해 알아야 할 핵심 교훈 여섯 가지

아이언 마운틴은 세계 곳곳에 있는 모든 규모의 기업과 협력해서 디지털화의 성공을 돕습니다. 디지털화 과정에서 당사가 얻은 핵심 교훈 여섯 가지는 다음과 같습니다.

1. 목표에 집중하기: 귀사의 목표는 완벽한 디지털화가 아니라 가능한 한 안전하고 가성비 높은 방식으로 중요 정보에 접근하는 것입니다.

2. 종합적인 접근법 사용하기: 스캐닝은 첫 단계일 뿐입니다. 스토리지, 보안, 그리고 더 이상은 필요하지 않은 정보(서류철 안에 든 것과 기기에 있는 것)의 안전한 파괴도 고려해야 합니다. 안전한 파괴는 흔히 간과되지만 성공적인 정보 관리와 데이터 도난 및 법·규정 준수 문제를 피하는 데 있어서 매우 중요합니다. 필요한 것과 필요하지 않은 것을 파악하는 것은 업무 흐름 자동화에만 도움이 되는 게 아닙니다. 문서의 취사선택을 통해 회사는 메타데이터를 통합시키고 더 쉽게 보존 규정을 집행할 수 있습니다.

3. 종이를 (없애는 것이 아니라) 줄이는 데 집중하기: 완전한 디지털화를 이루는 건 고귀한 목표이지만 달성하기 힘들고 부담스럽습니다. 이보다 부담이 적은 접근법은 디지털화의 점진적 확대가 될 것입니다. 혹은 여전히 종이 기반인 상황을 받아들이고 실질 문서의 발생을 줄일 방법을 철저히 모색할 수도 있습니다.

• 종이 형식으로 들어오는 현재의 정보를 디지털 방식으로 받거나 손쉽게 디지털로 변환할 수 있나요?
• 어떤 프로세스에 변화를 주면 불필요하게 종이가 생겨나는 걸 막을 수 있을까요?
• 어떤 조치를 취해야 개개인의 습관을 바꾸고 사람들이 종이를 덜 사용하게 할 수 있을까요?

4. ‘스캐닝 후 저장’ 이상을 생각하기: 성공적으로 정보 접근성을 높이려면 실제 문서를 디지털 파일로 전환하는 것 이상을 생각해야 합니다.

• 문서를 서류 보관함에 보관하는 건 처음에는 쉽고 비용도 저렴해 보입니다. 사무실 밖에 있는 보관용 로커나, 디지털 데이터가 담긴 수많은 DVD와 하드 드라이브의 경우도 마찬가지입니다. 이런 접근법은 얼마 동안은 효과가 있지만 확장이나 축소가 어렵고 쉬운 검색조차 원활하지 않습니다. 스토리지가 많이 필요한 조직은 결국 제3자 스토리지 제공업체를 이용하게 됩니다.
• 최근에는 협력이 용이한 원격 작업과 클라우드 기반의 스토리지는 필수불가결한 것으로 자리잡았습니다. 그러나 상대적으로 비싸지만 접근성이 높은 단기간용 클라우드 스토리지와 가성비 좋은 장기간용 스토리지(예: 클라우드 기반의 테이프 스토리지)에 대한 니즈 사이에서 균형을 잡아야 합니다.
• 광학 글자 인식(optical character recognition, OCR) 기능을 갖춘 클라우드 기반의 스토리지를 사용하면, 다양한 파일 유형의 문서를 텍스트나 색인으로 완벽하게 검색할 수 있습니다.

5. 데이터를 안전하게 보호하기: 정보는 그 본질적 가치(개인의 신용카드 정보)나 데이터 접근을 차단해서 운영 활동을 중단시킬 수 있는 능력(랜섬웨어) 때문에 범죄자들에게 가치 있는 재화입니다. 팬데믹 동안 사이버 범죄가 급증했으며 종이 기록이 데이터 위반의 원인이 되는 경우가 상당히 많았습니다. 보안 문제를 방지하려면 다음 사항을 잘 살펴보세요.

• 암호화: 직접 소유하고 관리하는 키가 없어도 저장 및 전송 상태의 파일을 읽을 수 없게 만듭니다.
• 역할 기반의 허가: 인가된 사용자만 정보가 필요할 때 필요한 정보에 접근할 수 있도록 합니다.
• 관리 연속성: 법률 용어이기는 하지만 중요한 용어입니다. 귀사가 속한 업계에서 적용받는 규제가 있다면 항상 물리적 자산과 디지털 자산이 위치한 곳을 밝혀야 합니다.

6. 가치 발견하기: 디지털화는 결국 투자한 돈을 회수해야 하는 큰 사업입니다. 투자 회수 시 얻어야 할 결과는 다음과 같습니다.

• 직원이 정보를 검색하는 데 사용하는 시간 감소
• 지금은 보관 용도로 사용 중인 업무 공간의 재할당을 통해 사무실 건물 비용을 절감하거나 수익 창출 활동을 위한 공간을 더 많이 확보
• 종이 문서에 담겨 있는 정보에 손쉽게 접근할 수 있도록 하여 업무 프로세스 개선(작업 추산치에 대한 접근을 단순화해서 매출 증가, 청구서를 디지털화해서 현금 흐름 증가)

팬데믹으로 인해 우리 모두는 불가피하게 ‘디지털 업무 공간’에 새롭게 주목하고 있습니다. 현실적으로 말해서, 팬데믹이 발생하기 전에는 디지털 전환이 목표를 달성할 확률이 꽤 낮았습니다. 냉혹한 현실을 직시하고 여기에 설명된 실용적인 교훈을 받아들인다면, 목표 달성 확률을 높이는 데 도움이 될 것입니다.

아이언 마운틴에서 글로벌 디지털 솔루션을 담당하는 포트폴리오 마케팅 매니저인 사만다 불라드는 디지털 전환, 업무 흐름 자동화, 콘텐츠 분류, 정보 거버넌스 및 프라이버시 관련 분야에 정통하며 아이언 마운틴의 여러 전문가와 긴밀히 협력해서 세계 곳곳의 기업에 스캐닝, 색인 추가 및 스토리지 서비스를 제공합니다.