기록 및 정보 관리를 위한 디지털화 개론

기록 관리의 계획 수립과 실행, 개선을 이끄는 디지털화 프로그램

성공적인 기록 및 정보 관리(Records and Information Management, RIM)를 위해서는 계획 수립과 정리, 포괄적인 전략이 필요합니다. 기록 생성에서 안전한 보관과 계획된 파기에 이르기까지, 실물 기록과 디지털 기록 관리에 개입되는 요인은 복잡하고 다양합니다. 이때 핵심은 철저히 계획을 수립해야 한다는 것입니다. 제대로 수행하기만 하면 RIM은 리스크를 줄이면서 비용을 관리하고 조직 내의 빅데이터를 분석할 수 있는 토대가 될 것입니다.

지금 디지털화를 해야 하는 이유

비효율적인 프로세스와 생산성 저하, 그리고 실망한 고객. 이 모두가 정보 관리에 실패한 조직의 모습입니다.

팬데믹을 통해 얻은 교훈이 있다면, 값비싼 비용을 지불하면서 실물 문서를 보관해도 그 비용과 수고가 가치를 발휘하지 못할 때도 있다는 것입니다. 실제로 많은 조직에서 사내에 서류를 보관하기 위해 사무실 면적을 계산하고 있습니다. 그러나 정보 관리에 대한 인식과 기록 디지털화가 확산하면서 종이 보관 장소가 차지하는 공간을 없앨 수도 있음을 깨닫는 조직이 늘었습니다.

사외 또는 데이터 센터 기반의 스토리지 옵션과 같은 적절한 솔루션이 있으면, 기록 보존 일정을 간소화하는 동시에 필요할 때마다 정보에 접근할 수 있습니다. 건설에서 R&D와 HR, 마케팅에 이르기까지, 문서의 공유와 협업은 성공의 토대입니다. 이 두 가지를 가능케 하는 것이 바로 파일 디지털화입니다.

디지털화를 시작하는 지점

RIM 디지털화 프로젝트를 시작하기에 앞서 다음 사항을 고려하여 조직의 목표를 정하세요.

• 검색성/공유성: 기록은 보통 여러 시스템, 애플리케이션, 양식, 부서 및 장소에 분산되어 있습니다. 이처럼 다양한 형태의 기록이 여러 곳에 보관되기 때문에 기록 관리는 까다롭고 비용이 많이 듭니다. 그러나 디지털 기록 리포지터리가 있으면, 사람들이 언제든 모든 파일에 쉽게 접근할 수 있습니다.
• 프로세스의 생산성: 기록 관리 프로세스와 절차는 일관되게 유지하기 어렵습니다. 프로세스와 절차가 디지털 형식이 아닌 경우라면 특히나 그렇습니다. 종이 기록을 디지털 기록으로 전환하여 더 쉽고 효율적인 업무 프로세스를 누려보세요.
• 사무실 공간의 사용성: 큰 비용을 들여 사무실에 문서를 보관해도 시간이 지날수록 중요한 자료를 찾는 속도는 더 늦어질 뿐입니다. 기록을 디지털화하면 소중한 공간을 되찾고 정보 접근성을 높일 수 있습니다.

스캐닝과 데이터 수집을 하는 가장 큰 이유

기록 보안과 법·규정 준수

‘만일의 상황에 대비해 모든 기록을 보관한다’는 계획은 의도는 좋을지 몰라도 비용이 많이 들고 운영 효율을 저해하는 경우가 많습니다. 법적 사유, 법ㆍ규정 준수, 운영 관련 사유에 맞도록 보관할 기록과 파기할 기록을 판단하려면, 보존 일정이 전제되어야 합니다. 아이언 마운틴은 간략한 안내서(첫 단추부터 제대로 끼우기, 기록 보존 일정의 기초)를 통해 조직에 맞는 보존 일정을 수립하고 중요한 단계를 진행할 때 도움이 될 명쾌한 방법을 개략적으로 소개합니다.

먼저 현재 보관 중인 기록과 보관 장소를 파악하면 스캐닝 프로젝트의 효과를 높일 수 있습니다. 아이언 마운틴은 아카이브에 있는 모든 문서와 새로 유입되는 정보를 스캐닝하지 않고도 복잡한 기록 관리 문제를 해결하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 아이언 마운틴은 사용 빈도가 낮아서 상자에 보관하는 것이 더 나은 문서를 판단합니다. 또한 주기적으로 확인해야 하는 문서에 접근하는 데 필요한 개방형 스토리지 옵션도 제공합니다.