Verken de vijf fasen van databeheer

Naarmate data ouder wordt, verschuift de rol die deze in de levenscyclus beheer speelt van dagelijks naar steeds minder frequent gebruik. Uiteindelijk wordt deze data overbodig en zult u het moeten vernietigen, evenals de hardware en media waarop het ooit stond.

Uw bedrijf heeft niet altijd alle beschikbare data nodig. Zeker niet wanneer data als verouderd kan worden beschouwd. Toch is het cruciaal dat ze wel direct opvraagbaar zijn in geval van een rechtszaak, audit of een andere onverwachte gebeurtenis. Met deze scenario's in het achterhoofd, blijken veel bedrijven de onverstandige keus te maken voor de 'bewaar alles´ data levenscyclus beheer strategie. Een kostbare aanpak als u zich bedenkt dat overal ter wereld dataopslagruimtes zich om de paar jaar verdubbelen.

Hoe kunt u anticiperen op dergelijke onvoorziene omstandigheden en tegelijkertijd toch de overhead binnen de perken houden? Behandel data naar gelang de rol die het op dat moment speelt, en krijg inzicht in de vijf fases van de data levenscyclus.

Fase één: Datacreatie draagt bij aan de kracht van het bedrijf.

Zodra een werknemer een bestand aanmaakt en opslaat, maakt deze data onderdeel uit van de dagelijkse bedrijfsoperatie. Bedrijven slaan deze actieve data vaak zowel lokaal op als op een netwerkserver. Daarnaast maken ze meestal ook een back-up op lokale opslagapparaten of in de cloud. Deze strategie maakt dataherstel snel mogelijk wanneer er sprake is van gegevensverlies.

Fase twee: Back-ups als borg tegen gegevensverlies.

Wanneer data veroudert, kan uw bedrijf deze van de primaire opslag overhevelen naar goedkopere tapekluizen of naar de Cloud. In geval van een ernstige storing of ramp kunt u deze data volledig herstellen. Een uitgebalanceerde data backup en herstel strategie combineert externe tapeopslag met cloud back-up en data herstel mogelijkheden. Dit hybride systeem koppelt data aan de meest geschikte opslagmedia.

Fase drie: Archivering helpt opslagkosten in bedwang te houden

U zult uw oudere, inactieve data wel moeten bewaren voor eventuele juridische, wettelijke of auditvereisten. In sommige gevallen moet u uw data wel zeven jaar bewaren.

Externe tapearchieven bieden een hoge mate van beveiliging, snelle toegang en lagere opslagkosten voor dergelijke langdurige opslagbehoeften.

Deze goedkope tapeopslag is vooral geschikt voor ongestructureerde data, zoals e-mails. Nog een reden waarom bedrijven zoveel waarde aan dit soort archieven hechten: vanwege de behoefte om de enorme informatiehoeveelheden te bewaren omdat ze nodig zijn in het kader van Big Data analyse.

Fase vier: Veilige datavernietiging (waar)borgen

Ondanks de lage kosten van tapearchieven kunnen de meeste organisaties zich niet veroorloven om data eeuwig op te slaan. De laatste levensfase van data vereist veilige vernietiging. Dit wordt meestal geregeld met een schema aan de hand waarvan u kunt bepalen wanneer overbodige data vernietigd moet worden. Deze schema's zijn gebaseerd op wetten en brancheregels, en uiteraard op de wensen van uw eigen bedrijf. Overweeg een externe opslagspecialist om u te adviseren over de regels en voorschriften met betrekking tot bewaartermijnen, zodat uw dataopslag altijd aan de wet- en regelgeving voldoet.

Als data de vervaldatum bereikt heeft, dan is het zaak dat deze, middels een veilige mediavernietiging, milieuvriendelijk verwijderd wordt. Schakel daarom een mediavernietigingsdeskundige in die werkt met strikte beveiligingsprocedures, expertise, beproefde controles en een gedocumenteerde bewakingsketen.

Stap vijf: Zet veilige verwijdering van IT-apparatuur in

De levenscyclus van dataopslag is pas afgerond als het laatste restje informatie vernietigd is. Daaronder valt ook informatie die vaak lang blijft hangen op overbodige hardware en randapparatuur. Als u oude computers en kantoorapparatuur verwijdert, dan dient u, net als bij mediavernietiging, altijd de bewakingsketen in stand te houden. Als uw organisatie oude opslaghardware en -media alleen bewaart omwille van behoud van toegang tot oude data, dan kan een aanbieder van datamigratie en dataherstel u helpen.

Deze heeft de beschikking over technologie die u toegang geeft tot gearchiveerde data, zonder dat uw bedrijf geconfronteerd wordt met doorlopende kosten van het beheer van verouderde hardware en software.

Goed beheer van de dataopslag levenscyclus is een kwestie van een goede balans tussen de behoefte aan directe toegang tot data enerzijds, en beheersing van opslagkosten anderzijds. Een goede aanpak loont zich: alles wat u nodig heeft zal altijd en overal beschikbaar zijn. Van creatie tot vernietiging.

Onze infographic, Gegevensbeheer: Belangrijke stappen in de levenscyclus van informatie, behandelt de belangrijke mijlpalen in de datalevenscyclus die van invloed zijn op uw bedrijf.