Vier earth day het hele jaar door

Elk jaar wordt op 22 april Earth Day gevierd, om ons te stimuleren stil te staan en na te denken over manieren waarop we het milieu beter kunnen ondersteunen en duurzamer kunnen leven.

De lessen die we leren tijdens Earth Day kunnen elke dag worden ingezet, niet alleen op Earth Day zelf. Hier volgen drie manieren waarop u met uw organisatie elke dag een verschil kunt maken voor het milieu, alleen al door uw informatiebeheer:

Voorkom het onnodig printen van documenten

Ongetwijfeld schakelen organisaties over de hele wereld steeds meer over van papier naar digitaal, maar alle documenten scannen is duur en wordt zeker niet aanbevolen. Een hoog percentage van de informatie wordt immers digitaal gecreëerd en wordt pas naar papier vertaald wanneer de printknop wordt ingedrukt. De eerste manier waarop organisaties die Earth Day willen vieren een verschil kunnen maken, is dan ook door hun proces voor het digitaal opslaan van documenten te verfijnen. Begin hiermee door eindgebruikers aan te moedigen om hun documenten digitaal op te slaan in plaats van ze te printen.

Bewaar papieren documenten niet langer dan nodig

Veel organisaties hamsteren gegevens omdat ze denken hier in de toekomst nog waarde uit te kunnen halen, of het zekere voor het onzekere willen nemen op het gebied van e-discovery. Het hamsteren van gegevens kan echter consequenties hebben op het gebied van wet- en regelgeving, denk aan de naderende AVG. En bovendien neemt het waardevolle ruimte in beslag.

Zorg dat uw bewaartermijnenbeleid op orde is, en organiseer een opschoondag binnen uw bedrijf. Door documenten te vernietigen waarvan de bewaartermijn verstreken is, weet u zeker dat u voldoet aan wet- en regelgeving. En door kostbare ruimte efficiënt in te richten helpt u het milieu een handje.

Sla uw papieren documenten extern op

De derde manier waarop organisaties het milieu beter kunnen ondersteunen, is door documenten extern op te slaan. Vanwege de toenemende kosten van interne opslagruimte kunt u minder actieve documenten beter naar een goedkopere, externe faciliteit sturen. Deze faciliteiten zijn vaak ingericht op duurzaam opslaan. Vergeet echter niet, nu we het toch over duurzaamheid hebben, om kopieën op verantwoorde wijze te vernietigen voordat u uw documenten naar de externe opslag stuurt.

Earth Day is een goede aanleiding om uw bedrijf te laten nadenken over hoe uw medewerkers documenten beheren en ze tegelijkertijd de milieuvoordelen van een solide, duurzaam informatiebeheerprogramma te laten benutten.

Heeft u vragen over documentbeheer? Lees dan meer over dit onderwerp in het Kenniscentrum, of neem contact op. U wordt dan gekoppeld aan een ervaren product en service specialist die op uw specifieke uitdagingen in kan gaan.