Inzicht in de psychologie van risico's op de werkplek

Door Anton Hijlkema, Commercieel Directeur Benelux bij Iron Mountain

Nu managementteams hun inspanningen richten op strategische planning na een periode van intense turbulentie, zijn oplossingen om weerbaarheid op te bouwen de 'heilige graal'. Om te slagen moet een volledige analyse worden gemaakt van de potentiële kwetsbaarheden van een organisatie. Een belangrijk gebied dat vaak over het hoofd wordt gezien, is de dreiging die uitgaat van menselijk gedrag en menselijke fouten. Hoewel meestal onbedoeld kunnen deze fouten zowel geld als aanzienlijke reputatieschade kosten. Daarom is het van essentieel belang dat organisaties hun benadering van risicobeheer heroverwegen als het gaat om middellangetermijnplanning door middel van hybride werken.

Volgens het laatste Europese onderzoek van Iron Mountain worden organisaties blootgesteld aan steeds grotere bedreigingen door een gebrek aan intern risicobewustzijn. Uit het onderzoek onder 11.000 werknemers blijkt dat maar liefst een op de drie (32%) zegt wel eens een 'kritieke' fout te hebben gemaakt op het werk, en 14% heeft wel eens een risico genomen dat de organisatie geld heeft gekost.

Hoewel driekwart van de werknemers in EMEA vindt dat risicobeheer van essentieel belang is voor de bescherming van gevoelige informatie, vindt de helft (49%) het nog steeds de moeite waard om risico's te nemen op het werk en is maar liefst een kwart (25%) wel eens het slachtoffer geworden van oplichting of phishing.

Inzicht in de menselijke psychologie kan helpen om deze kritieke risicofactor in de organisatie te verklaren en aan te pakken. Daarom sprak ik met Dr. Nilufar Ahmed, erkend psycholoog en docent sociale wetenschappen aan de universiteit van Bristol, VK, om psychologische inzichten in dit fenomeen te verkrijgen.

Hoewel de onderstaande inzichten de resultaten van de EMEA-onderzoek weerspiegelen, zijn hier de landspecifieke details van het onderzoek te vinden.

Anton Hijlkema: Dr Nilufar, kunt u uitleggen wat er achter dit risicogedrag zit?

Dr Nilufar: “In de snelle wereld waarin wij leven, worden steeds grotere risico's genomen in een streven naar maximale efficiëntie. In sectoren waar de verwachtingen ten aanzien van de kwaliteit van de dienstverlening hooggespannen zijn en de middelen slinken, kan het nemen van risico's een normale zaak worden. In deze context kunnen mensen het rationaliseren om de kantjes eraf te lopen om diensten te verlenen waarop anderen vertrouwen. Als er meer risico's worden genomen, neemt helaas ook de kans op fouten toe, die verstrekkende gevolgen kunnen hebben voor zowel een individu als een organisatie.”

Anton Hijlkema: Waarom denkt u dat mensen bereid zijn deze risico's te nemen?

Dr Nilufar: “Als het op risicoperceptie aankomt, vertonen we vaak een optimistische vooringenomenheid, zelfs als we ons bewust zijn van het bestaan van risico's. Volgens het onderzoek van Iron Mountain gebruikt bijvoorbeeld 34% van de werknemers in EMEA hetzelfde wachtwoord op meerdere platforms. Hoewel we weten dat we dit niet zouden moeten doen, denken we niet dat ons persoonlijk iets ergs zal overkomen. We zijn ook gewoontedieren en houden van vertrouwdheid omdat het ons een gevoel van geruststelling geeft. De overtuiging dat we veilig zijn, leidt ertoe dat we risico's onderschatten en de voorzorgsmaatregelen die we nemen om ons ertegen te beschermen, overschatten, vooral voor alledaagse, schijnbaar alledaagse, activiteiten.”

Anton Hijlkema: Denkt u dat hybride werken invloed heeft gehad op de manier waarop wij risico's evalueren?

Dr Nilufar: “Absoluut. In het onderzoek gaf meer dan een derde (36%) van de werknemers toe dat ze zich thuis minder bewust zijn van beveiliging dan op kantoor. De nieuwe hybride werkmodellen maken het dan ook dringend noodzakelijk om gegevens te beheren, te behandelen en te beschermen. Aangezien dit naar verwachting een standaard werkmodel zal worden, zouden organisaties er goed aan doen deze lessen mee te nemen in hun gesprekken over hun langetermijnstrategie. Als werknemers zich niet bewust zijn van de gevaren die hun handelingen onbedoeld kunnen veroorzaken, zullen deze gedragingen waarschijnlijk blijven bestaan. Daarom is training over gegevensbeheer en -beveiliging in hybride omgevingen essentieel. De meest effectieve manier van leren is interactie, betrokkenheid en reflectie.”

“Daarnaast zijn er steeds meer aanwijzingen dat zonder de traditionele grenzen van werk en privé om stress te beperken, er een groter risico op burn-out en oververmoeidheid bestaat. Naarmate de vermoeidheid toeneemt, nemen de motivatie en de betrokkenheid af, waardoor de kans op het maken van fouten toeneemt en de stress en bezorgdheid verder toenemen. Organisaties zullen steeds meer de overhand krijgen als ze prioriteit hebben gegeven aan het opbouwen van een sterke cultuur, die is aangepast om de beperkingen van het laptopscherm te overwinnen.”

Anton Hijlkema: Dat is een interessant verband tussen burn-out bij werknemers en fouten op de werkplek, moeten bedrijven dit serieus nemen?

Dr Nilufar: “Uiteindelijk leiden weerbare processen tot weerbaar personeel. Toch wordt meer dan de helft van alle verloren werkdagen in de EU veroorzaakt door werkgerelateerde stress en genderverschillen tonen aan dat vrouwen vaker dan mannen stress ervaren op het werk. De bevindingen van het Iron Mountain-onderzoek ondersteunen dit ook: vrouwen geven aan zich meer gestrest, bezorgd en in paniek te voelen dan mannelijke respondenten als ze het gevoel hebben een kritieke fout te hebben gemaakt op het werk.”

“Het hebben van processen om angst te verminderen kan het welzijn van alle werknemers verbeteren. Systemen kunnen een psychologische veiligheid creëren en zorgen verminderen, waardoor een laag van bescherming op de werkplek wordt geboden. Weerbare systemen kunnen leiden tot gelukkiger, weerbaarder personeel, dat vertrouwen opbouwt en zich vertaalt in een hogere productiviteit en winstgevendheid.”