Iron Mountain Smart Sort oplossingsoverzicht

Oplossingsgidsen

U moet uw archief sorteren en reorganiseren om zeker te weten welke documenten u kunt vernietigen. Helaas is dit niet zo eenvoudig als het lijkt.

9 oktober 20206 min
Iron Mountain Smart Sort Management- A man pulling bixes

Behaal uw doelen via een betere informatiehuishouding

Herkent u dit?

  • Heeft u een groot aantal overgenomen documenten?
  • Kunt u moeilijk documenten vinden wanneer u ze nodig heeft?
  • Wilt u uw archief verplaatsen, maar moet u eerst vernietigen wat u niet langer nodig heeft?
  • Wilt u documenten vernietigen, maar weet u niet welke in aanmerking komen?
  • Wilt u papiervrij werken, maar weet u niet welke documenten u moet digitaliseren?
  • Moet u vanwege een fusie, overname of afstoting orde scheppen in documenten?

Als het antwoord op een van deze vragen ja is,  vraag ons dan naar Iron Mountain Smart Sort.


Uw uitdaging

U moet uw archief sorteren en reorganiseren om zeker te weten welke documenten u kunt vernietigen. Helaas is dit niet zo eenvoudig als het lijkt.


Waardoor is wegdoen zo ingewikkeld?

  • Gebrek aan inzicht: Zonder geregistreerde metadata gedurende de hele levensduur van de informatie is het moeilijk om documenten te zoeken, te beheren en om beslissingen te nemen over bewaren, digitaliseren of vernietigen.
  • Gemixte documenttypen en actiedata: Ieder soort document heeft andere vereisten. Als dossiers niet zijn gesorteerd op basis van type of datum, kunt u geen onderbouwde beslissing nemen.
  • Reorganiseren kost tijd en geld: U heeft niet de middelen om elk document te sorteren op vernietigingsdatum, type, een uniek kenmerk of een andere vereiste.

Dit zijn de gevolgen

  • Onnodige kosten: Grote hoeveelheden documenten zonder metadata die worden opgeslagen zonder rekening te houden met de vernietigingsdatum of classificatie, belemmeren effectief informatiebeheer.
  • Meer risico: Documenten langer dan nodig is bewaren, verhoogt het risico op informatieverlies en overtreding van de regelgeving. Ook maakt het juridische processen, audits en compliance ingewikkelder.
  • Lagere productiviteit: Vinden wat u nodig heeft en snel beslissingen nemen over vernietiging lukt alleen met een goed georganiseerd archief. Zonder een efficiënt proces om documenten te sorteren en te reorganiseren duurt het langer om uw doelstellingen te behalen.

Of uw documenten nu intern of extern staan opgeslagen, wij zijn er voor u. Ons team kan u ondersteunen vanuit iron mountain record centers of bij u op locatie.


Met Smart Sort kunt u verdedigbare beslissingen nemen door documenten te sorteren en reorganiseren op:

events calendar

Vernietigingsdatum

Sorteer uw papieren documenten op datum voor vernietiging, zodat u ze met een gerust hart kunt vernietigen wanneer de bewaartermijn verloopt.
media backup

Categorie

Bij een overname of fusie moet u in korte tijd veel gegevens samenvoegen. Wij sorteren en reorganiseren uw documenten op basis van documenttype, status, unieke identificatiecode of welk kenmerk u maar wilt.
laptop with files

Associatie

Als u geen sortering en reorganisatie van uw archief nodig heeft, laat dan via Smart Sort metadata toevoegen aan documenten. Zo voorkomt u hoge kosten voor handmatige sortering op bestandsniveau.

Meer weten?

Neem voor meer informatie contact op met uw Iron Mountain-accountmanager, of vul dit formulier in. Gebruik de woorden Smart Sort in het opmerkingenveld.