Iron Mountain Smart Sort oplossingsoverzicht

Behaal uw doelen via een betere informatiehuishouding

Herkent u dit?

• Heeft u een groot aantal overgenomen documenten?
• Kunt u moeilijk documenten vinden wanneer u ze nodig heeft?
• Wilt u uw archief verplaatsen, maar moet u eerst vernietigen wat u niet langer nodig heeft?
• Wilt u documenten vernietigen, maar weet u niet welke in aanmerking komen?
• Wilt u papiervrij werken, maar weet u niet welke documenten u moet digitaliseren?
• Moet u vanwege een fusie, overname of afstoting orde scheppen in documenten?

Als het antwoord op een van deze vragen ja is,  vraag ons dan naar Iron Mountain Smart Sort.

Uw uitdaging

U moet uw archief sorteren en reorganiseren om zeker te weten welke documenten u kunt vernietigen. Helaas is dit niet zo eenvoudig als het lijkt.

Waardoor is wegdoen zo ingewikkeld?

• Gebrek aan inzicht: Zonder geregistreerde metadata gedurende de hele levensduur van de informatie is het moeilijk om documenten te zoeken, te beheren en om beslissingen te nemen over bewaren, digitaliseren of vernietigen.
• Gemixte documenttypen en actiedata: Ieder soort document heeft andere vereisten. Als dossiers niet zijn gesorteerd op basis van type of datum, kunt u geen onderbouwde beslissing nemen.
• Reorganiseren kost tijd en geld: U heeft niet de middelen om elk document te sorteren op vernietigingsdatum, type, een uniek kenmerk of een andere vereiste.

Dit zijn de gevolgen

• Onnodige kosten: Grote hoeveelheden documenten zonder metadata die worden opgeslagen zonder rekening te houden met de vernietigingsdatum of classificatie, belemmeren effectief informatiebeheer.
• Meer risico: Documenten langer dan nodig is bewaren, verhoogt het risico op informatieverlies en overtreding van de regelgeving. Ook maakt het juridische processen, audits en compliance ingewikkelder.
• Lagere productiviteit: Vinden wat u nodig heeft en snel beslissingen nemen over vernietiging lukt alleen met een goed georganiseerd archief. Zonder een efficiënt proces om documenten te sorteren en te reorganiseren duurt het langer om uw doelstellingen te behalen.

Of uw documenten nu intern of extern staan opgeslagen, wij zijn er voor u. Ons team kan u ondersteunen vanuit iron mountain record centers of bij u op locatie.