Automatizar o gerenciamento de contratos

Desafio empresarial

A grande parte dos contratos ainda é executada e registrada em papel, o que dificulta o acompanhamento das exigências comerciais de acesso rápido e seguro a dados contratuais atuais e precisos.

Impacto

• O gerenciamento de contratos em papel é um devorador de tempo. Como uma empresa média gera mais de 6.000 contratos por ano, o tempo gasto na busca de contratos representa um desperdício considerável de recursos.
• Os riscos financeiros de erros de contrato são significativos. Sem a possibilidade de procurar e pesquisar contratos eletronicamente, é quase impossível se proteger contra esses erros.
• Contratos contêm informações confidenciais e privadas que precisam ser mantidas em sigilo. Várias regulamentações de privacidade impõem penalidades financeiras no caso de violação de dados privados de clientes. Além disso, contratos podem ser necessários para a investigação de litígios.

E se fosse possível

Automatizar o gerenciamento de contratos ajuda a:

• Substituir tarefas redundantes e demoradas por operações automatizadas e visibilidade centralizada de todo seu processo de gerenciamento de contrato.
• Gerar qualidade, contratos atualizados e enviar renovações automatizadas de forma consistente.
• Aprimorar os recursos de privacidade, segurança e conformidade regulatória de seus dados.

enVision® para gerenciamento de contrato da Iron Mountain®

Com o enVision para Gerenciamento de Contrato da Iron Mountain, nossos especialistas podem ajudar a:

• Ativar a criação de contratos digitais de autoatendimento: usuários aprovados podem escanear, fazer upload ou gerar novos contratos a partir de modelos com metadados dinâmicos.
• Digitalizar documentos impressos: digitalize contratos ou deixe que a Iron Mountain faça isso por você. O OCR (Optical Character Recognition — Reconhecimento Óptico de Caracteres) extrai o conteúdo para torná-lo facilmente pesquisável. Recursos de baixo código ou sem código, para os clientes poderem adaptar ainda mais os fluxos de trabalho automatizados às suas necessidades específicas e obtenham resultados mais rápidos e precisos.
• Conectar dados entre plataformas: a integração com os sistemas existentes permite conectar dados entre plataformas e eliminar silos. Defina fluxos de trabalho dinâmicos, fixos ou processos diferentes em relação ao tipo de contrato ou departamento.
• Permitir o acesso a qualquer hora e em qualquer lugar: os membros da equipe autorizados podem procurar, acessar e pesquisar facilmente contratos em nossa plataforma segura de ECM (Enterprise Content Management — Gerenciamento de Conteúdo Empresarial) por meio de um único portal baseado na web. Opte por integrar a assinatura eletrônica para simplificar a aprovação do contrato e aprimorar a experiência do cliente.
• Proteger a sua empresa: nossa plataforma de conteúdo atende aos padrões do setor e fornece recursos de auditoria, acompanhamento e geração de relatórios para responder a auditorias e solicitações de investigação em tempo hábil.
• Gerenciar todo o ciclo de vida: a Iron Mountain pode descartar seus documentos físicos, armazenando, triturando, ou devolvendo estes documentos com segurança.

Os resultados terão um impacto significativo em suas operações diárias, ajudando a:

• Localizar contratos com mais rapidez: passe menos tempo procurando o que é preciso e mais tempo em atividades estratégicas de criação de valor.
• Proteger a empresa contra riscos: automatize o processo de gerenciamento de contratos para oferecer estes contratos e renovações atualizados e precisos.
• Aprimorar a segurança e a capacidade de auditoria: proteja com mais eficiência as informações comerciais confidenciais por meio de controles de acesso robustos, regras de segurança e relatórios, além de recursos que simplificam a conformidade com auditorias e investigações.