Acelerando a transformação do papel ao digital

Desafio

Atualmente, as organizações precisam se preparar para um futuro digital escalável, mas grande parte de seus dados importantes e utilizáveis ainda está bloqueada em documentos em papel que são difíceis de serem acessados ou usados pelos colaboradores. As organizações têm dificuldades para gerenciar vários sistemas de informação em crescimento, proteger as informações coletadas e, em seguida, encontrar e acessar esses dados, especialmente em ambientes de trabalho híbridos, pois a redução de imóveis continua a ser uma prioridade comercial. E, à medida que tecnologias transformadoras, como a inteligência artificial (IA), se tornarem comuns, as organizações sentirão mais pressão para digitalizar suas informações, pois esse é o único caminho para a IA.

Impacto

O impacto da digitalização não pode ser exagerado. O gerenciamento de documentos em papel custa tempo e dinheiro às organizações: Por exemplo, um cliente da Iron Mountain InSight relatou uma economia de até 26.000 horas por ano¹ com o aumento da colaboração dos funcionários com documentos digitais.

E se fosse possível

Com o aumento da concorrência e a mudança nos modelos de trabalho dos funcionários, as empresas precisam acelerar suas estratégias de digitalização. Essa mudança é complicada para muitas delas. Mas e se você pudesse usar uma solução de digitalização e armazenamento digital para:

• Preparar sua empresa para uma transformação acelerada e escalável em um futuro mais eficiente?
• Fornecer acesso robusto e seguro a documentos e informações a qualquer momento e em qualquer lugar?
• Aumentar a produtividade, pesquisando, encontrando e compartilhando facilmente documentos de qualquer local? 

Reduza o tempo e o esforço para encontrar suas informações

Aproveite o poder combinado da digitalização de documentos físicos e do armazenamento digital seguro na Iron Mountain InSight Digital Experience Platform (DXP). A InSight DXP cresce com sua empresa, oferecendo uma plataforma abrangente que permite expandir seus recursos à medida que suas necessidades mudam, incluindo a capacidade de aumentar o armazenamento digital, o número de usuários e a funcionalidade, como a automação do fluxo de trabalho.

À medida que os mercados se intensificam e novas tecnologias, como a IA, ajudam as empresas a aproveitar suas informações para acelerar o tempo de lançamento no mercado, a Iron Mountain pode capacitar as organizações, permitindo a digitalização instantânea. Você pode ter acesso digital seguro aos seus documentos a partir da Iron Mountain InSight DXP, uma plataforma SaaS segura e baseada em nuvem.

Essa solução abrange o consumo total e o acesso aos seus documentos em um ambiente de nuvem seguro e robusto. Nossos serviços de digitalização, sejam eles realizados em suas instalações ou nas nossas, podem ser ampliados para digitalizar até mesmo grandes quantidades de documentos físicos.

Depois de digitalizados, os documentos são armazenados em nossa plataforma de nuvem segura, a InSight DXP, que segue a estrutura de segurança cibernética (CSF) do Instituto Nacional de Padrões e

Tecnologia (NIST), para que seus dados confidenciais permaneçam protegidos. À medida que sua empresa faz a transição para um formato de documento eletrônico, nossa tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) desbloqueia os dados armazenados nos documentos, e nosso chat alimentado por IA generativa (genAI) ajuda sua organização a aproveitar essas informações para agilizar o acesso e os insights. Um portal de cliente intuitivo oferece aos administradores controle sobre os dados que são trazidos e usados no sistema, fornecendo controle de acesso com base em funções e relatórios abrangentes para administradores, bem como recursos de pesquisa robustos para os usuários.

Você pode simplificar as operações, conectar dados, melhorar a resiliência operacional e minimizar os requisitos de imóveis, tudo isso enquanto reduz os custos. Esses recursos poderosos podem ser configurados em minutos por meio do nosso portal de autoatendimento na InSight DXP.

Benefícios claros para as empresas

Os benefícios para as empresas que usam essa solução da Iron Mountain são claros.

• Prepare-se para um futuro de transformação escalável: ao iniciar com a versão básica da InSight DXP, você pode expandir facilmente seus recursos na mesma plataforma à medida que seus requisitos mudam. Atualmente, as empresas reconhecem que não podem ser especialistas em tudo, mas devem ser especialistas em suas principais competências. As organizações podem contar com a líder em gestão documental, Iron Mountain, que processa mais de 2,4 bilhões de imagens anualmente por meio de 135 locais globais de geração de imagens, para lidar com a transição para um futuro digital enquanto a organização se concentra no que sabe fazer melhor.
• Acesse e proteja suas informações com segurança: suas informações são o seu negócio, e é por isso que criamos uma plataforma de nuvem SaaS segura, robusta e em conformidade com a CSF do NIST. Ao proteger suas informações, estamos protegendo seus negócios. Nosso controle de acesso com base em funções permite que somente as pessoas certas acessem os dados certos. As chaves que você possui protegem a criptografia completa dos dados, tanto na transmissão quanto em repouso.
• Pesquise e encontre rapidamente informações em seus documentos: com a Iron Mountain InSight, os clientes relatam um tempo de acesso a documentos 40% mais rápido.1 Tenha as informações necessárias em segundos por meio de pesquisa inteligente e resumo rápido de documentos, usando o chat com tecnologia genAI. Você poderá obter insights acionáveis e tomar decisões informadas para impulsionar seus negócios.