Der Lebenszyklus von Daten und Akten erfordert eine adäquate Handhabung. Data Lifecycle Management sorgt für kontrollierte Verwaltung bis zur Vernichtung.
Daten altern und dabei ändert sich ihre Rolle innerhalb des Data Lifecycle Managements (DLM): Werden sie anfangs noch täglich verwendet, nimmt ihre Nutzungshäufigkeit im Laufe der Zeit ab. Schließlich kommt der Zeitpunkt, zu dem sie nicht mehr gebraucht werden und vernichtet werden müssen – zusammen mit der Hardware und den Medien, auf denen sie gespeichert waren.
Ihr Unternehmen braucht seine Daten nicht für immer. Wenn sie als veraltet gelten, haben sie das Ende ihres Lebenszyklus erreicht. Doch im Falle eines Gerichtsverfahrens, einer Revision oder eines sonstigen unerwarteten Ereignisses müssen Sie unter Umständen schnell darauf zugreifen können. Um für diesen Fall vorbereitet zu sein, betreiben viele Unternehmen ihr Data Lifecycle Management nach der Devise: Alles aufbewahren! Doch diese Strategie kann schnell äußerst kostspielig werden – immerhin verdoppeln sich die weltweiten Datenbestände alle zwei Jahre!
Eine Möglichkeit, die Kosten unter Kontrolle zu behalten und trotzdem für den unerwarteten Bedarf an bestimmten Daten vorzusorgen, besteht darin, sich die fünf Phasen des Daten-Lebenszyklus zu vergegenwärtigen und danach zu handeln:
Am Anfang des Data Lifecycle Managements stehen neue Daten. Sie sind „Kraftquellen“ für das Unternehmen. Wenn Mitarbeiter neue Dateien anlegen und speichern, fließen sie in den aktiven Tagesbetrieb des Unternehmens ein. Oft speichern Unternehmen diese aktiven Daten lokal und auf einem Netzwerkserver; zusätzlich werden sie vor Ort oder in der Cloud gesichert, sodass sie im Fall eines Datenverlustes rasch wiederhergestellt sind.
Datensicherung schützt vor Datenverlust. Wenn Daten altern, kann Ihr Unternehmen sie aus der primären Ablage entnehmen und an kostengünstigere Orte transferieren, beispielsweise in externe Backup-Tape-Archive oder in die Cloud. Bei einer größeren Störung oder im Katastrophenfall lassen sich die Daten vollständig wiederherstellen.
Eine ausgewogene Datensicherungs- und -wiederherstellungsstrategie kombiniert externe Speicherbandarchive mit Datensicherung in der Cloud und Vorkehrungen zur Datenrettung. In einem solchen Hybridsystem wird für jede Datei das bestgeeignete Ablagemedium gewählt.
Daten gehören nicht bloß in die Ablage – eine gewinnbringende Nutzung ist in den letzten Jahrzehnten so wichtig geworden wie noch nie. Im dritten Schritt des DLM definiert Ihre IT daher, wer Zugriff auf die Dateien hat und wofür sie verwendet werden dürfen. Ob zur unternehmensinternen Analyse und Auswertung, als wichtige Informationen für Stakeholder oder für die Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, Ihre Daten spielen eine wichtige Rolle.
Durch Archivierung lassen sich die Datenspeicherungskosten in Grenzen halten. Ältere, inaktive Daten müssen Sie für eventuelle juristische und Revisionszwecke sowie zur Einhaltung von Vorschriften aufbewahren. Für manche Daten gilt eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren – externe Backup-Archive erfüllen die Anforderungen langfristiger Datenspeicherung. Sie bieten ein hohes Maß an Sicherheit bei schnellem Zugriff und geringen Speicherungskosten.
Sie eignen sich besonders gut für unstrukturierte Daten wie E-Mails. Unternehmen bevorzugen diese Archive auch deshalb, weil die für Big-Data-Analysen benötigten großen Datenmengen dort kostengünstig vorgehalten werden können.
Abschließend muss eine sichere Löschung aus allen IT-Systemen erfolgen. Backup-Tape-Archive sind zwar kostengünstig, aber eine unbefristete Datenspeicherung können sich die meisten Unternehmen auch dort nicht leisten. Die letzte Phase des Datenlebenszyklus ist daher die zuverlässige Vernichtung nicht mehr benötigter Daten. Diese findet in der Regel nach einem festgelegten Zeitplan statt, der sich nach den behördlichen und rechtlichen Vorschriften sowie den Anforderungen des Unternehmens richtet.
Wenn Ihr Unternehmen veraltete Hardware und Speichermedien nur behält, um im Bedarfsfall auf Altdaten zugreifen zu können, kann es sich als sinnvoll erweisen, eine Fachfirma zu beauftragen, die die Datenmigration übernimmt und die Datenwiederherstellbarkeit gewährleistet. Mit spezieller Technologie bietet ein solcher Dienstleister Zugang zu archivierten Daten und erspart Ihrem Unternehmen den mit der Pflege von Altsystemen und Altsoftware verbundenen Kostenaufwand.
Beauftragen Sie einen Partner, der strikte Datensicherheit gewährleistet, über ausreichende Erfahrung und Sachkenntnis im Bereich Data Lifecycle Management verfügt und wirksame Kontrollen sowie eine dokumentierte, ununterbrochene Beaufsichtigung nachweisen kann.
Im Management des Datenlebenszyklus geht es immer wieder darum, einen Ausgleich zwischen schnellem Datenzugriff und möglichst niedrigen Speicherungskosten zu schaffen. Ist diese Balance gefunden, sind alle Daten verfügbar, wann und wo immer Sie sie brauchen.
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