Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsplan und Datenvernichtungsmanagement – Best Practices für Information Governance

Die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht für Informationen im Gesundheitswesen erfordert ein durchstrukturiertes System mit klarer Aufgabenverteilung, regelmässiger Kontrolle und konsequent eingehaltenem Aufbewahrungs- und Aktenvernichtungsplan. Oft ist eine Vergabe an einen Dienstleister für Information Governance der internen Handhabung vorzuziehen.

Information Governance (IG), d. h. das systematische, regelbasierte Management von Informationen, kann einem wie eine unüberwindliche Aufgabe vorkommen – schliesslich geht es hier um Daten, Informationen und Medien jeglicher Art im gesamten Unternehmen. Bevor Sie kapitulieren und die ganze Herausforderung auf die lange Bank schieben, ist es vielleicht sinnvoller, das Augenmerk zunächst auf diejenigen Teilbereiche zu legen, die eine hohe Investitionskredite in Form von Kosteneinsparungen, Effizienzverbesserungen und Risikominimierung versprechen. Der Bereich, der einem unter diesen Aspekten zuerst einfällt, ist die Aufbewahrungspflicht und ihre zeitliche Umsetzung, d. h. der Aufbewahrungsplan und das Akten- und Daten-Vernichtungsmanagement.

Beides sind zentrale Komponenten des Informationslebenszyklus. Dabei geht es um alle Aspekte der Nutzung und Verwaltung von Informationen im Unternehmen, von der Erstellung und Fixierung über die Verwendung und Berichterstattung bis hin zur Speicherung und schließlich zur Entsorgung. Die in Ihrem Unternehmen angewandten Verfahren zur Datenaufbewahrung und -vernichtung sollen sicherstellen, dass die behördlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht eingehalten und zugleich den geschäftlichen Erfordernissen Rechnung getragen wird.

Ein strukturierter, in die Geschäftsprozesse integrierter Aufbewahrungsplan für Daten und Informationen einschliesslich des Vernichtungsmanagements bietet folgende Vorteile:

• Kostensenkung, d. h. Vermeidung von Lagerkosten durch Nutzung von externen Lagerungsangeboten
• Niedrigere Kosten, höhere Effizienz und höhere Produktivität durch Vermeidung des Arbeitsaufwandes, der mit der Einlagerung und dem Transport von Unterlagen am Firmenstandort und mit der Suche nach spezifischen Informationen verbunden ist
• Verfügbarkeit von wertvollem Platz durch Nutzung externer Aufbewahrungsmöglichkeiten
• Verringertes Risiko der Aktenaufbewahrung über den gesetzlich oder geschäftlich erforderlichen Zeitrahmen hinaus
• Konsequente Einhaltung der Vorschriften und Verfahrensanweisungen bezüglich Aufbewahrungspflicht und Aktenvernichtung

Verfügt Ihr Unternehmen bzw. Ihre Institution über einen leistungsfähigen, praxisbewährten Aufbewahrungsplan einschliesslich Datenvernichtungsmanagement? Beurteilen Sie Ihr System einmal anhand der folgenden Kriterien:

• Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für das Management von Akten und Daten:
• • Wurde jemand mit der Handhabung und Betreuung aller Records-Management-Aktivitäten in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Einrichtung beauftragt?
  • Sind Aufgaben und Zuständigkeiten durch Schulung und Überwachung auf Mitarbeiterebene solide etabliert?
• Wohlstrukturierter Zeitplan zur Umsetzung der Aufbewahrungspflicht:
• • Verfügt Ihr Unternehmen/Ihre Institution über einen flächendeckenden Aufbewahrungsplan?
  • Erfasst der Aufbewahrungsplan alle Arten von Informationen, d. h. Akten und elektronische Daten, zumindest in den wichtigsten Kategorien?
  • Ist der Aufbewahrungsplan für Mitarbeiter jederzeit bequem zugänglich?
  • Wird der Aufbewahrungsplan alle 18 bis 24 Monate unter juristischer Aufsicht aktualisiert?
• Regeln und Vorschriften für das Records-Management:
• • Verfügen Sie über ein verbindliches Records-Management-System einschliesslich Verfahrensanweisungen, und deckt dieses die Themen Aufsicht, Lagerungsanforderungen, Aufbewahrungspläne und Vernichtungsanweisungen mit ab?
  • Ist in der Systemdokumentation das Prüfungs- und Genehmigungsdatum vermerkt?
  • Werden die Mitarbeiter durch Schulungen mit dem System und den Verfahrensanweisungen vertraut gemacht?
  • Ist die Dokumentation allen Mitarbeitern zugänglich?
  • Wird die Einhaltung der Dokumentation einschliesslich des Aufbewahrungsplans ständig kontrolliert?
• Verfahrensanweisungen für Aufbewahrung und Entsorgung:
• • Wurde eine Verfahrensanweisung für die ordnungsgemässe Aufbewahrung von Akten und Daten entwickelt, und wurden Metadaten zur Mitverfolgung der Entsorgungstermine erfasst?
  • Geht die Verfahrensanweisung auf die Notwendigkeit ein, die Akten für erwachsene Patienten von pädiatrischen Akten zu trennen, um die Entsorgung zu erleichtern?
  • Ist die Anweisung leicht zu befolgen, sodass die Mitarbeiter stets wissen, wann Akten vernichtet werden müssen?
  • Sind die Aktenvernichtungsprozesse klar und deutlich beschrieben?

Werden die Aktenlagerungs- und -vernichtungsumfänge anhand von Parametern gemessen?

Wenn die Antwort auf mindestens eine dieser Fragen "Nein" lautet, sind zusätzliche Massnahmen zur Optimierung Ihres Systems erforderlich. Information Governance (IG) stellt eine formalisierte, für die Zusammenarbeit konzipierte Infrastruktur für die Speicherung, Aufbewahrung und Vernichtung von Akten auf der Basis bewährter Verfahren bereit. Bewährte Verfahren (Best Practices) müssen eine Vielzahl von Bereichen abdecken: gründlich geprüfte Arbeitsabläufe und Prozesse, Richtlinien und Verfahrensvorschriften, Klassifikation von Datenfeldern für das Metadaten-Management, festgelegte Aufgabenzuweisungen für Aufsichts- und ausführende Rollen, Überwachung der Regelkonformität sowie Messkriterien/Leistungsindikatoren.

Ein wohlstrukturierter Aufbewahrungsplan für Akten und Daten einschliesslich Datenvernichtungsmanagement schützt den Wert der Informationen Ihres Unternehmens. Er bedarf laufender Pflege und Aktualisierung, muss den Mitarbeitern zur Verfügung stehen und sollte in regelmässigen Zeitabständen überprüft und auf konsequente Einhaltung kontrolliert werden. Im Rahmen der Aufbewahrungspflicht versetzt ein solcher Aktenaufbewahrungsplan einschliesslich Vernichtungsmanagement das Unternehmen bzw. die Einrichtung in die Lage, durch Kostenreduzierung, Minimierung von Haftungs- und sonstigen Risiken und verbesserte Regeleinhaltung durch die Mitarbeiter die gesetzten strategischen Ziele zu erreichen. Angesichts der Herausforderungen, denen das Gesundheitswesen heute gegenübersteht, insbesondere des ständigen Kostendrucks, ist es an der Zeit, Ihr Programm zur Erfüllung Ihrer Aufbewahrungspflicht mit Hilfe der Policy Center-Lösung von Iron Mountain® auf den neuesten Stand zu bringen.