Stromanbieter verbessert die Betriebsabläufe durch automatisiertes Kunden- Onboarding

Der türkische Stromanbieter UEDAS Electricity Distribution Company betreut drei Millionen Kund:innen in fünf Großstädten der schnell wachsenden Region Marmara. Als Versorgungsunternehmen muss die UEDAS alle in der Türkei geltenden „Know Your Customer“-Gesetze (KYC) befolgen – und entsprechend die Identität ihrer Kund:innen überprüfen, um Geldwäsche und sonstige Finanzkriminalität zu bekämpfen.

Dazu gehört es auch, den Ausweis von neuen Kund:innen und viele andere Arten von Dokumenten zu verifizieren. Das Unternehmen hat einen großen Kundenstamm und sammelt, analysiert und verifiziert jeden Monat 35 verschiedene Arten von Dokumenten für Neukund:innen. Bisher gab es dafür bei der UEDAS keine automatisierten Workflows. Die manuellen Prozesse waren zeitaufwändig und ineffizient, die Einhaltung der Compliance wurde erschwert, und der Onboarding- Prozess für neue Kund:innen erheblich verlangsamt.

Höhere Teamproduktivität durch KYC-Automatisierung (und Aufarbeitung von Arbeitsrückständen)

Um den Onboarding-Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen, hat die UEDAS zusammen mit Iron Mountain über eine integrierte digitale Plattform eine neue eKYC-Lösung implementiert. Es wurden benutzerdefinierte Regeln und Prozesse zur Validierung von Dokumenten entwickelt und 130 zuvor manuell ausgeführte Workflows automatisiert.

Nach Einführung der neuen KYC- Validierungsprozesse konnte die UEDAS den Rückstand an unbearbeiteten KYC- Dokumenten aufholen. Die physischen KYC-Dokumente wurden mit der Batch-Scan- Lösung auf die eKYC-Plattform hochgeladen und mit Texterkennung (OCR) automatisch erfasst. Auf diese Weise konnte die UEDAS die Bearbeitung der Unterlagen nachholen und sie digital kategorisieren.

Gleichzeitig begann das Unternehmen, mit dem eKYC-Tool neue Kundendokumente zu integrieren. Die neu entwickelten Validierungsregeln überprüfen automatisch die darin enthaltenen Informationen und erkennen, wenn KYC-Angaben fehlen. Ist das der Fall, wird automatisch die Compliance-Abteilung benachrichtigt, die den Fall überprüft. Außerdem teilt die Plattform auch den Kund:innen mit, welche Informationen sie über das Online-Portal nachreichen müssen. Sobald das geschehen ist, wird der KYC-Datensatz aktualisiert und vervollständigt.

Schon bald bemerkte die UEDAS, dass die neue eKYC-Lösung für mehr Effizienz und Produktivität sorgt: Nachdem alle liegengebliebenen Dokumente digitalisiert waren und der Prüfprozess für die KYC- Dokumente automatisiert wurde, konnten sich die Mitarbeitenden gleich auf andere geschäftliche Prioritäten konzentrieren.

Durchgängige Transparenz verbessert KYC-Management und Compliance

Das Portal automatisiert nicht nur die Kundenverifizierung, sondern enthält auch Management-Tools für den KYC- Compliance-Workflow. Über ein zentrales Dashboard können Mitarbeitende mit Zugriffsberechtigung schnell erkennen, wo sich Kund:innen im Validierungsprozess befinden, welche Informationen fehlen, wer die verschiedenen Aspekte des Prozesses bearbeitet und wie sich effizient Fortschritte erzielen lassen.

Tools für das Workflow-Management verbessern die Transparenz in allen Phasen des KYC-Prozesses.

Das Business-Intelligence- und Datenanalysemodul für eKYC bietet den Führungskräften der UEDAS Einblicke in die verschiedenen KYC-Workflows. Es können wichtige Kennzahlen (KPIs) für jede Phase des Onboarding-Prozesses festgelegt und überwacht werden, sodass leicht zu erkennen ist, in welchen Bereichen alles gut läuft und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Das Modul hilft dem Unternehmen auch, jederzeit die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

KYC-Automatisierung

Auch andere Unternehmen im Energiesektor können von solchen Automatisierungsfunktionen profitieren. Die Ergebnisse bei der UEDAS können sich sehen lassen: Nicht nur die Teameffizienz, sondern auch das Compliance-Management und das Kundenerlebnis wurden verbessert.