Ordnung in alte Unterlagen bringen

Whitepaper

Eine neue Studie zeigt, welche Herausforderungen Unternehmen bei der Handhabung von Altakten wahrnehmen und wie sie diese angehen.

17. Februar 202312 Min.

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Die Studie auf einen Blick

Es gibt wohl kein Unternehmen, in dem sich nicht mit der Zeit Papierunterlagen ansammeln – und oft sind das eine ganze Menge.

Zunächst scheint es ganz praktisch, einfach alles zu behalten, denn man könnte es ja noch einmal gebrauchen. Aber die optimale Strategie ist das nicht. Tatsächlich kann es sehr kostspielig werden und rechtliche Risiken mit sich bringen, Dokumente zu lang aufzubewahren. Auch die digitale Transformation oder andere unternehmensweite Initiativen lassen sich so nur schwer umsetzen.

Eine von einem unabhängigen Marktforschungsunternehmen durchgeführte Studie zeigt, welche Herausforderungen Unternehmen bei der Handhabung von Altakten wahrnehmen und wie sie diese angehen. Dafür wurden Entscheidungsträger:innen aus den Bereichen Recht und Compliance, Archiv- und Informationsmanagement, Information Governance und IT befragt.

93% der Befragten haben das Ziel, in den kommenden fünf Jahren Papier abzuschaffen.

Papierunterlagen: Der aktuelle Stand

Unternehmen archivieren bereits über 70 % ihrer Akten digital, aber 30 % liegen noch immer in Papierform vor.

Auch wenn das Papier insgesamt immer weniger wird, lagern bei einem Drittel der Befragten derzeit noch über 100.000 Kartons mit Papierakten – bei einigen sogar 500.000 oder mehr. In vielen Unternehmen existieren also nach wie vor riesige Mengen Papierunterlagen.

Warum Unternehmen Ordnung in ihre Papierunterlagen bringen sollten

Unternehmen mit immer noch großen Mengen an Papierakten finden es inzwischen wichtig, Ordnung in diese Bestände zu bringen. Was die wichtigsten Gründe dafür sind, erfahren Sie in unserem Whitepaper. Kosteneinsparungen gehören unter anderem genauso dazu wie die Risikominimierung.

Papierunterlagen machen immer noch einen großen Teil der gesamten Aktenbestände aus und müssen für die digitale Transformation angegangen werden. Sich gar nicht darum zu kümmern, ist keine Option.

Was möchten Unternehmen erreichen?

In der Studie wurde gefragt, was beim Aufräumen von Papierunterlagen die wichtigsten Faktoren sind und was die Unternehmen sich davon erhoffen. Die Ergebnisse zeigen, dass es ihnen vor allem um Aufbewahrungsfristen, Unternehmensinitiativen und die digitale Transformation geht.

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