Verbessertes Informationsmanagement in Regierungsbehörden

Iron Mountain InSight ist eine Informationsmanagement- und Content-Services-Plattform und unterstützt die digitale Transformation und Modernisierungsprojekte in Regierungsbehörden. Die SaaS-Plattform (Software-as-a-Service) stellt die physischen und digitalen Inhalte der jeweiligen Behörde in einem zentralen, gut zugänglichen und sicheren Aufzeichnungssystem bereit – so können die Daten schneller durchsucht, besser ausgewertet und effektiver genutzt werden. Mit InSight profitieren Behörden und Regierungseinrichtungen unter anderem von gesteigerter Mitarbeitereffizienz, stärkerer Prozessautomatisierung, messbaren Kosteneinsparungen und mehr Sicherheit.

Zum besseren Verständnis der mit Iron Mountain InSight verbundenen Vorteile, Kosten und Risiken wurde Forrester Consulting von Iron Mountain mit der Befragung von vier Entscheidungsträger:innen und der Durchführung einer Studie zum Total Economic Impact™ (TEI) beauftragt. Alle Befragten hatten bereits Erfahrung in der Verwendung von InSight. Eine der befragten Personen war CIO einer Bundesbehörde. Diese Kurzstudie konzentriert sich auf die Nutzung von Iron Mountain InSight im staatlichen Sektor.

Wichtige Ergebnisse für Behörden und Regierungseinrichtungen

Die Investition hatte für die Behörde der befragten Person unter anderem folgende Auswirkungen:

Effizientere Suche nach Dokumenten und Informationen. Mit InSight können Mitarbeiter:innen Daten einfach finden und abrufen. Im Modellunternehmen benötigen Anwender:innen von InSight 40 % weniger Zeit zum Suchen und Abrufen von Dokumenten und Informationen.

Verbesserte Katalogisierung und Auswertung von Dokumenten und Informationen. Mit InSight können Mitarbeiter:innen Dokumente katalogisieren und ihren Inhalt besser und einfacher verstehen. Im Modellunternehmen steigt die Effizienz der Anwender:innen von InSight im Zusammenhang mit der Katalogisierung und Auswertung von Dokumenten und Informationen um 55 %.

Verstärkte Zusammenarbeit. InSight verbessert die Zusammenarbeit und gestaltet Arbeitsabläufe einfacher und effizienter. Dadurch sparen Anwender von InSight im Modellunternehmen durchschnittlich 30 Minuten pro Woche, was zu einer jährlichen Einsparung von Tausenden von Arbeitsstunden führt.

Bessere Sicherheits- und Compliance-Prozesse. InSight fördert die Einhaltung von Regelungen und Vorschriften und automatisiert die Verwaltung von Zugriffsrechten und Fristen für die Datenaufbewahrung. Die Plattform ermöglicht es Mitarbeitenden auch, Aufgaben im Zusammenhang mit internen und externen Audits effizienter durchzuführen. Im Modellunternehmen reduziert sich der Zeitaufwand für diese Aufgaben um 25 %.

Niedrigere Aufbewahrungskosten. Durch die niedrigeren Aufbewahrungskosten mit InSight spart das Modellunternehmen zusätzliche finanzielle Mittel ein.

Konkrete Daten als Handlungsgrundlage. Dokumente im Modellunternehmen, die aus Compliance-Gründen aufbewahrt, aber vor der Einführung von InSight größtenteils vernachlässigt wurden, sind nun besser zugänglich und verständlich. Infolgedessen gewinnen die Mitarbeiter:innen neue Erkenntnisse und können mehr Daten nutzen.

Höhere Nutzungsqualität für Bürger:innen. Mit InSight haben die Mitarbeitenden im Modellunternehmen unkompliziert Zugriff auf Daten im Zusammenhang mit Anfragen und können diese somit schneller und präziser beantworten.

Klicken Sie auf den Download-Button, um die kompletten Ergebnisse der Kurzstudie als PDF herunterzuladen.