Verbessertes Informationsmanagement im Gesundheitswesen

Iron Mountain InSight ist eine Informationsmanagement- und Content-Services-Plattform und unterstützt die digitale Transformation und Modernisierungsprojekte in Unternehmen im Gesundheitswesen. Die SaaS-Plattform (Software-as-a-Service) stellt die physischen und digitalen Inhalte des jeweiligen Unternehmens in einem zentralen, gut zugänglichen und sicheren Aufzeichnungssystem bereit – so können die Daten schneller durchsucht, besser ausgewertet und effektiver genutzt werden. Mit InSight können Unternehmen im Gesundheitswesen die Effizienz von klinischen und nicht-klinischen Mitarbeiter:innen steigern und zusätzliche Vorteile wie Prozessautomatisierung, Kosteneinsparungen und höhere Sicherheit erzielen.

Zum besseren Verständnis der mit Iron Mountain InSight verbundenen Vorteile, Kosten und Risiken wurde Forrester Consulting von Iron Mountain mit der Befragung von vier Entscheidungsträger:innen und der Durchführung einer Studie zum Total Economic Impact™ (TEI) beauftragt. Alle Befragten hatten bereits Erfahrung in der Verwendung von InSight. Eine der befragten Personen war CIO eines Unternehmens im Gesundheitswesen. Diese Kurzstudie konzentriert sich auf die Nutzung von Iron Mountain InSight im Gesundheitswesen.

Alle Befragten gaben an, dass in ihren Unternehmen vor der Nutzung von InSight große Datenmengen in unterschiedlichen Formaten vorlagen. Primär handelte es sich um digitale und papierbasierte Inhalte; allerdings enthielten die Archive auch ältere Formate wie Mikrofilme, Mikrofiches, Magnetbänder, Disketten und CDs. Die Unternehmen setzten separate Systeme und manuelle Methoden für das Informationsmanagement ein. Es fehlte eine zentrale Lösung, die eine gute Organisation und einen einfachen Zugriff auf Daten ermöglichte. Dies führte zu ineffizienten Arbeitsabläufen, unklaren Sicherheitsstandards und enormen Mengen an Daten, die mit hohem Kostenaufwand gespeichert, aber nur ungenügend genutzt wurden.

Nach der Investition in InSight konnten die Unternehmen ihre zahlreichen Inhalte besser sichern und abrufen, Prozesse effizienter abwickeln und automatisieren sowie Daten gezielter als Basis für konkrete Handlungen nutzen.

Gründe von Unternehmen im Gesundheitswesen für die Investition

Das Unternehmen des befragten CIO aus dem Gesundheitswesen sah sich vor der Einführung von InSight unter anderem folgenden Herausforderungen in der Legacy-Umgebung gegenüber:

• Bedarf für ein zentralisiertes System, das den einfachen Zugriff auf Daten ermöglicht.

  Die befragte Person beschrieb, wie separate Systeme und Prozesse das Datenmanagement im Unternehmen erschwerten. Da kein zentralisiertes und leicht zu durchsuchendes System vorhanden war, gestaltete sich der Zugriff auf die Daten in verschiedenen Formaten schwierig. Die befragte Person erläuterte: „Wir verwendeten mehrere verschiedene Prozesse und nichts war zentralisiert. Alles war ziemlich fragmentiert.“

• Mitarbeitereffizienz.

  Da es eine Vielzahl von Daten gab, die weder einfach abrufbar noch gut organisiert waren, mussten die Mitarbeiter des Unternehmens aus dem Gesundheitswesen oft viel Zeit aufwenden und manuell vorgehen, um Daten aufzufinden, abzurufen, weiterzuleiten und schlussendlich auch zu verstehen. Dies behinderte ihre Produktivität und lenkte sie von Aufgaben mit einer höheren Wertschöpfung ab.

• Einhaltung von Regelungen und Vorschriften.

  Der Schutz von Patienteninformationen und sensiblen Daten sowie die Einhaltung des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und aller anderen geltenden Gesetze hatten für das Unternehmen oberste Priorität. Es benötigte dazu ein höchst sicheres System, das die Zugriffsberechtigungen und Datenaufbewahrungsrichtlinien verwalten und sich zeitnah an Änderungen der Vorgaben anpassen konnte. Außerdem brauchte das Unternehmen ein präzises und effizientes Tool für alle Aufgaben im Zusammenhang mit Audits.

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