IT Lifecycle Management: Ihre Hardware verwalten, sicher schützen und entsorgen

Daten schützen: das Asset Lifecycle Management in der IT

Daten gehören mit zu den wertvollsten Ressourcen Ihres Unternehmens – und damit auch die Datenträger, auf denen sie liegen. Heute bedeutet das vor allem ein ausgeklügeltes IT-System, das in einer maßgeschneiderten Komposition aus Hard- und Software arbeitet. Doch wie die Daten selbst unterliegen auch IT-Geräte (Assets) einem Lebenszyklus: Sie müssen beschafft werden, stehen zur Nutzung bereit und veralten irgendwann oder erreichen das Ende ihrer Leasingdauer. Diesen Kreislauf zu kennen und optimal sowie gesetzeskonform zu überwachen und zu steuern, fällt in den Aufgabenbereich des IT Lifecycle Managements.

Was ist IT Lifecycle Management?

Das IT Lifecycle Management, auch Asset Lifecycle Management, ist Teil der Administration von IT-Systemen. Von der Beschaffung über die Verwendung bis hin zur Entsorgung umfasst es den gesamten Lifecycle der Hardware. Im besten Fall hat Ihr IT Team immer genau im Blick, wann ein Gerät beschafft wurde, wo es sich gerade befindet und wie es genutzt wird. Es hält die installierte Software aktuell, wartet das Asset und sortiert es aus, wenn es das Ende seines Einsatzzyklus erreicht hat. Zum Schluss müssen darauf gespeicherte Daten ordnungsgemäß gelöscht und die Hardware selbst umweltschonend und kosteneffizient entsorgt oder weitergegeben werden.

Die 5 Phasen des IT Lifecycle Managements

Phase 1: Bedarf

Am Anfang des IT-Kreislaufs steht die Frage: Was wird überhaupt benötigt? Die gründliche Bedarfsermittlung stellt sicher, dass weder eine Über- noch Unterversorgung mit Hardware entsteht. Ob Ihr Unternehmen wächst, Sie auf neuere Laptopmodelle umstellen oder ein defektes Gerät austauschen möchten – der Bedarf bestimmt, welche Assets Teil Ihres IT Lifecycle Managements werden. Darüber hinaus muss die Hardware die Anforderungen ihres Einsatzzweckes erfüllen, mit Ihrem bisherigen IT-System kompatibel sein und in Ihr Budget passen.

Phase 2: Beschaffung

Steht der Bedarf fest, erwerben Sie die gewünschten Geräte. Die steigende Nachfrage nach Hardware hat den Markt anwachsen lassen und eine Vielzahl an Beschaffungsmöglichkeiten kreiert: Nicht immer müssen Sie neue Assets kaufen. Sie können sie auch leasen oder mieten. Wichtig ist, dass Sie bereits im Voraus geklärt haben, welche Eigenschaften die Hardware haben soll, wie viel sie kostet und an welchen Standort sie gehört. All diese Informationen hinterlegt Ihre IT in einem passenden System.

Phase 3: Inbetriebnahme

Vor ihrem Einsatz prüfen Sie die gelieferten Teile. Erfassen Sie die Seriennummer, legen Sie eine Inventarnummer fest und ordnen Sie das Asset den entsprechenden Mitarbeiter:innen zu. Nachdem die notwendige Software installiert, der oder die Benutzer:in angelegt und ggf. Peripheriegeräte eingerichtet wurden, versenden Sie die Hardware oder installieren sie am Standort. Im Hardware Lifecycle steht nun der Betrieb an.

Phase 4: Wartung

Ob ein Update fehlschlägt, das Headset-Mikrofon ausfällt oder in Verträgen festgelegte Wartungsarbeiten anfallen – das Asset Management ruht nie. Die Instandhaltung führt Ihre IT vorbeugend, proaktiv oder in Notfällen akut durch. Mit der richtigen Planung sparen Sie hier Zeit und Kosten ein.

Phase 5: Stilllegung

Das Ende des Hardware Lifecycles hat viele Gesichter. Mietverträge laufen aus, Geräte veralten oder sind zu beschädigt, um sie weiter zu nutzen, oder der Bedarf ist gesunken. In jedem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Sie darauf gespeicherte Daten zertifiziert löschen und die Assets ordnungsgemäß entsorgen. Recycling, Wiedervermarktung, Vernichtung – entscheiden Sie sich für Optionen, die Ihnen einen finanziellen Rückgewinn ermöglichen und die Umwelt schonen.

Warum ist IT Lifecycle Management so wichtig?

IT-Infrastrukturen werden immer wichtiger – und größer. Nicht zuletzt wegen des Trends hin zu Homeoffice und Remote-Arbeiten. Die Digitalisierung von Unterlagen erleichtert und beschleunigt viele Prozesse. Gleichzeitig steigt der Verwaltungsaufwand für Ihre IT-Fachleute. Mehr und mehr Geräte sind im Einsatz, verschiedenste digitale Lösungen müssen eingerichtet und miteinander verknüpft werden. Dabei ist es von enormer Wichtigkeit, all Ihre IT-Assets strukturiert zu erfassen und im Blick zu behalten – etwas, an dem nicht wenige Unternehmen scheitern.

Korrektes und effizientes IT Lifecycle Management sorgt dafür, dass die Kosten für Ihr IT-System so minimal wie möglich bleiben, indem es proaktiv vorsorgt, plant und bestehende Ressourcen optimal einsetzt. Dafür nutzt es fortlaufend erfasste IT-Asset-Daten. Unnötige Anschaffungen bleiben aus, die vorbeugende Wartung erhält Ihre Geräte, und ein guter Plan zur Disaster Recovery beugt Ausfällen vor. Nicht zuletzt sind Datenschutz und andere Sicherheitsvorkehrungen von höchster Relevanz.

Mit dem richtigen Dienstleister Kosten minimieren und Sicherheit maximieren

Im IT Lifecycle Management kommt es auf eine vorausschauende Planung und eine übersichtliche Datenerfassung an. Je größer Ihr Unternehmen, desto komplexer Ihre IT-Infrastruktur – und umso hilfreicher die passende Lösung. Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite

• identifizieren Sie Ihren exakten Hardware- und Softwarebedarf,
• integrieren Sie maßgeschneiderte Systeme
• und werden bei der gesetzeskonformen Entsorgung bzw. Vernichtung von Daten und Hardware unterstützt.