Dokumentenintensive Prozesse digitalisieren: Dos and Dont‘s

Dokumentenintensive Prozesse digitalisieren: Dos and Don’ts

Akten über Akten, niemand weiß, wo dieser eine Lieferschein aus dem Januar gelandet ist, und die Sortierung der Buchhaltungsordner ist alles andere als optimal? Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, arbeitet Ihr Unternehmen vermutlich noch immer überwiegend papierbasiert. Zwei Schritte helfen Ihnen, das Papierchaos zu überwinden: Prozessoptimierung und Digitalisierung. Indem Sie dokumentenintensive Geschäftsprozesse digitalisieren, machen Sie Ihr Business nicht nur zukunftssicher, sondern profitieren auch von einer Menge weiterer Vorteile. Wie Sie vorgehen und worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie im Folgenden.

Was bedeutet es, Workflows zu digitalisieren?

Die Überführung manueller, dokumentenintensiver Arbeitsabläufe ins digitale Format: Dieser Prozess umfasst typischerweise die Automatisierung von Routineaufgaben, die Vereinfachung komplexer Arbeitsabläufe, die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit sowie die Nutzung von Daten und Analysen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung. Durch die Digitalisierung werden Workflows effizienter, präziser, schneller und kostengünstiger.

Es gibt zahlreiche Geschäftsprozesse, die traditionell einen hohen Papierverbrauch aufweisen und daher von der Digitalisierung profitieren:

• Rechnungsstellung und Buchhaltung: Rechnungen, Quittungen und Finanzberichte – sie alle verbrauchen viel Papier. Besser: Erstellen, senden, empfangen und speichern Sie diese Dokumente mithilfe einer passenden Softwarelösung elektronisch.
• Personalwesen: Die Einstellung von Mitarbeiter:innen, Gehaltsabrechnungen und Leistungsbeurteilungen profitieren ebenfalls von der Digitalisierung. Die Automatisierung spart Ihrer HR-Abteilung viel Zeit.
• Customer-Relations-Management: Digitalisierte Kundendaten und -kommunikation liefert Ihnen einen besseren Überblick über Ihre Kundenbeziehungen. Damit verbessern Sie Ihren Kundenservice und gestalten Ihre Marketingstrategien noch effektiver.
• Lieferkette und Logistik: Diese Bereiche sind oft von manuellen Prozessen und Papierdokumenten abhängig, einschließlich Bestellformulare, Lieferscheine und Inventarlisten. Durch die Digitalisierung können Unternehmen ihre Lieferketten effizienter und transparenter gestalten und die Genauigkeit ihrer Inventarverfolgung verbessern.

So klappt es: papierbasierte Geschäftsprozesse in 7 Schritten digitalisieren

1. Ist-Zustand ermitteln: Beurteilen Sie den aktuellen Stand Ihrer Workflows. Welche Technologien werden bereits verwendet, wo besteht dringender Optimierungsbedarf und wie erfahren sind Ihre Mitarbeiter:innen in Bezug auf digitale Arbeitsabläufe? Prozessoptimierung ist nicht nur das Ergebnis der Digitalisierung, sondern geht ihr auch voraus.
2. Zu digitalisierende Prozesse festlegen: Nicht alle Arbeitsabläufe profitieren gleichermaßen von der Digitalisierung. Konzentrieren Sie sich auf Prozesse, die zeitaufwendig, fehleranfällig und kostspielig sind.
3. Ziele definieren: Wo genau möchten Sie zukünftig hin? Wollen Sie vor allem Zeit und Kosten einsparen? Ihren Kundenservice verbessern? Legen Sie fest, wovon Ihr Unternehmen im Zuge der Digitalisierung am meisten profitieren würde.
4. Digitale Lösungen finden: Es gibt viele Tools auf dem Markt, die Ihnen helfen, Ihre dokumentenintensiven Prozesse zu digitalisieren und Ihre Ziele zu erreichen. Die richtige Plattform erleichtert Ihnen beispielsweise den Umgang mit Aufbewahrungsfristen und die Verwaltung von Dokumenten. Auch müssen Sie gegebenenfalls neue IT-Assets anschaffen.
5. Umsetzung: Führen Sie die neuen Prozesse und Tools ein – entweder schrittweise oder in einer einzigen großen Umstellung.
6. Mitarbeiter:innenschulung: Unterstützen Sie Ihr Personal und kommunizieren Sie offen und transparent zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Schulungen und Workshops helfen, Unklarheiten und Unsicherheiten zu beseitigen.
7. Soll-Ist-Zustand abgleichen: Überprüfen Sie, ob Sie die zuvor definierten Ziele erreicht haben – auf keinen Fall dürfen Sie sich nach der Einführung der neuen digitalen Geschäftsprozesse einfach zurücklehnen.

Challenges überwinden und Abläufe sauber digitalisieren

Die Digitalisierung birgt für Unternehmen viele Vorteile – doch sie stellt sie auch vor ganz neue Herausforderungen. Die Akzeptanz von neuen digitalisierten Prozessen bei Ihren Mitarbeitenden ist mitunter nicht sehr hoch. Hören Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter:innen und unterstützen Sie sie bei der Einarbeitung in die unbekannten Workflows und Tools. Auch gelten strenge Datenschutzgesetze für digitale Formate. Hier hilft Ihnen ein erfahrener Partner, der sich mit den örtlichen Vorschriften auskennt und sowohl digitale wie auch analoge Dokumente sicher für Sie verwalten kann. Außerdem erleichtert die Fülle an digitalen Optionen die Auswahl der passenden Tools nicht unbedingt. Jedes Unternehmen besitzt eine eigene Struktur, spezifische Bedürfnisse und Ziele, die nur durch eine maßgeschneiderte Lösung optimal bedient werden. Gern beraten wir Sie unverbindlich!