Optische Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten

Wer das 'papierlose Büro' einführen will, sollte sorgsam planen und zunächst einige wichtige Fragen beantworten, die über Umfang, Kosten und rechtliche Konsequenzen des Vorhabens entscheiden. Expertentipps tragen zum Erfolg eines solchen Projekts bei.

Haben Sie schon einmal daran gedacht, durch Scannen und Digitalisierung von Dokumenten das "papierlose Büro" zu verwirklichen? Vielleicht haben Sie ein neues elektronisches Dokumentenmanagementsystem, oder der Vertrag mit Ihrem Archiv-Dienstleister steht zur Verlängerung an, oder Ihr Unternehmen hat einfach nicht mehr genug Aktenschränke. Die Umstellung auf papierlosen Bürobetrieb ist ein bewundernswertes Ziel, aber mit der Einführung digitaler Systeme alleine ist es noch nicht getan. Die Digitalisierung von Altakten ist eine Herausforderung für sich. Da sind zunächst einmal gewichtige Fragen zu klären – Vorschriften, die Nutzung der Daten und der verfügbare Finanzrahmen etwa.

Beginnen Sie mit den Vorschriften. Grundlage jeder Digitalisierung von Dokumenten ist der Aktenerfassungs- und -aufbewahrungsplan. Zunächst einmal muss klargestellt werden, wie lange jedes einzelne Dokument noch aufbewahrt werden muss, und wie sich die Kosten-Nutzen-Rechnung der Digitalisierung im Verhältnis zur Aufbewahrungsfrist darstellt. Dies ist noch der einfachste Entscheidungsfaktor. Wenn ein Dokument bereits in wenigen Jahren zu Entsorgung ansteht, lohnt sich die Digitalisierung unter Umständen nicht.

Zu den schwierigsten Gesichtspunkten gehört die Verwendung der Unterlagen. Hier muss ermittelt werden, wie oft das Unternehmen Zugang zu spezifischen Akten benötigt, und wie wichtig es ist, die einzelnen Unterlagen in digitalem Format vorzuhalten. Ein Dokument, das nie abgerufen wird, braucht man nicht zu digitalisieren. Unterlagen, die ständig gebraucht werden, müssen jedoch unbedingt in digital zugreifbarer Form vorliegen.

Dann wäre da noch die Budget-Frage. Letztlich dreht sich immer alles ums Geld. Die Lagerung von Papierakten ist relativ kostengünstig; allerdings türmen sich die Unterlagen recht schnell zu wahren Aktenbergen auf. Irgendwann wird die Lagerung so teuer, dass kein Weg mehr um eine grundsätzliche Infragestellung des Systems herumführt. Natürlich ist auch die Digitalisierung von Dokumenten kostspielig – und diese Kosten müssen feststehen, bevor über einen Maßnahmenplan entschieden wird.

Wenn alle Fragen bezüglich Vorschriften, Nutzung und Budget geklärt sind, gibt es noch einen wichtigen Punkt: die rechtliche Seite. Um sicherzustellen, dass die Unterlagen in digitalisierter Form überhaupt zulässig sind, muss unbedingt die Rechtsabteilung zu Rate gezogen werden. Ohne Absegnung durch die Rechtsexperten sollten Sie Ihre Unterlagen nicht anrühren.

Papierarm statt papierlos: Von der Illusion zur Realität

Seit es Computer gibt, hört man immer wieder Prophezeiungen, das Büro der Zukunft sei papierlos. Doch bis heute wartet die Geschäftswelt vergebens auf die Ankunft des papierlosen Büros. Wenn Papierlosigkeit wirklich das Ziel sein sollte, dann wären Unternehmen und Institutionen gut beraten, darauf hinzuarbeiten; realistischer erscheint es aber derzeit, vorerst ein Büro anzuvisieren, das papierarm ist.

Nach der gründlichen Sichtung Ihres Aktenbestandes müssen Sie das Jahr festlegen, ab dem die Digitalisierung umgesetzt werden soll. Alle anderen Unterlagen können bis zu ihrer Entsorgung in Papierform aufbewahrt werden. Wenn der Stichtag festlegt, sollte die Digitalisierung selbst von Fachleuten durchgeführt werden. Das Scannen der Dokumente muss in hoher Auflösung erfolgen, um eine möglichst tadellose Bildqualität zu gewährleisten. Denn ist die Papierakte selbst erst vernichtet, kann man nichts mehr verifizieren.

Ein sehr wichtiger Beitrag, den Sie zum Erfolg des Projektes leisten können, ist die Zusammenstellung von Musterexemplaren jeder Dokumentenart, die digitalisiert werden muss, sodass der Dienstleister weiß, worauf er beim Verarbeiten des Aktenbestandes zu achten hat. Diese Musterakten sind ganz entscheidend für die Sicherung der Daten, auf die es ankommt.

Die Umstellung auf das papierlose Büro ist ein weiter Weg. Planmäßiges Vorgehen führt zum Ziel und vermeidet Störungen des Tagesbetriebs. Bei der Digitalisierung von Dokumenten verfährt man deshalb am besten systematisch und mit ruhiger Hand.