Papierloses Büro – digital, intuitiv, zukunftssicher

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Holen Sie Ihre Büroorganisation ins 21. Jahrhundert. Wir zeigen Ihnen einen Weg ins papierlose Büro.

4. Dezember 20237 Min.

Keeping Up With Records Management Trends-Keeping Tab inshelf | Iron Mountain

Haben Sie es gewusst: Bereits 1975 träumten Unternehmen von der wundervollen papierlosen, aktenordnerfreien Zukunft. In der damaligen Ausgabe des Magazins Businessweek prophezeite ein Analyst von Arthur D. Little, eine geschichtsträchtige US-amerikanische Unternehmensberatung, dass 1990 alle Büros papierlos sein würden. Dass wir davon immer noch weit entfernt sind, ist kein Geheimnis, trotz des fortschreitenden Trends in Richtung Homeoffice.

Der Weg dorthin ist aufwendig, vor allem wenn Unternehmen jeden Schritt ohne externe Unterstützung durch Experten allein gehen. Doch wie kann es reibungslos ablaufen? Iron Mountain bietet für den Weg zum papierlosen Büro Beratung und Unterstützung an, die wir für die individuellen Herausforderungen Ihres Unternehmens maßschneidern.

Genauer hingeschaut: Wie funktioniert ein papierloses Büro?

Es klingt erst einmal einfach – ein papierloses Büro trägt sein Ziel im Namen, nämlich dass Arbeitsabläufe in Unternehmen ganz ohne Papier auskommen. Digitalisierung ist das Zauberwort. Der Teufel steckt im Detail, denn die Umstellung ist nicht ganz so leicht.

Im papierlosen Büro:

gibt es keine Zettelwirtschaft
liegen alle Dokumente digital vor
sind die Dateien zentral abgespeichert
werden Dokumente elektronisch versendet
haben alle verantwortlichen autorisierten Personen überall Zugriff darauf

Das Einscannen der bis dato genutzten Papierdokumente stellt die meisten Unternehmen bereits vor das erste Problem. Allein die schiere Masse ist für die Mitarbeitenden zusätzlich zum täglichen Workload nicht zu schaffen. Darüber hinaus müssen die Dokumente leserlich und fehlerfrei ins digitale Format übertragen und datenschutzkonform abgespeichert werden. Hochwertige Scangeräte und ein geschultes Auge für die besonderen Herausforderungen verschiedener Dokumentenarten sind dabei Pflicht. Hinzu kommt die Einführung eines neuen Systems, in dem die digitalen Dokumente hinterlegt und abgerufen werden.

Iron Mountain bietet professionelle Beratung zum papierlosen Büro und unterstützt Sie bei der Umsetzung. So verläuft der Übergang flüssig und Ihr Unternehmen konzentriert sich aufs Tagesgeschäft.

5 Vorteile: papierloses Büro mit Iron Mountain

Verschaffen Sie sich einen Vorsprung und verabschieden Sie sich von Papierbergen und Aktenschränken – im papierlosen Büro. Beratung dazu erhalten Sie von uns.

Produktivität:
Endloses Suchen in den Archiven, Hin- und Hertransport von Unterlagen – Papier kostet Arbeitszeit. Digitale Dokumente sind dank Suchfunktion schnell gefunden und stehen bspw. im Cloudarchiv jederzeit direkt zur Verfügung.

Kosteneinsparung:
Ungefähr 25 Seiten Papier drucken Büroangestellte im Schnitt pro Tag aus. Tinte, Toner und Wartung von Druckern addieren weitere Kosten. Und auch die Quadratmeter, die Ihr Unternehmen für die Lagerung nutzt, verbrauchen wertvolles Geld. Mit einem papierlosen Büro amortisiert sich die Umstellung laut AIIM bereits nach wenigen Monaten.

Sicherheit:
Spezialprogramme verschlüsseln Ihre digitalen Dateien DSGVO-konform und verhindern unbefugtes Drucken und Versenden. Dank individueller Benutzerprofile stellen Sie die Zugriffsrechte detailliert ein.

Kundenzufriedenheit:
Vor Ort einen Auftrag erteilt bekommen, ihn direkt ins System hochgeladen – und die benötigten Dokumente noch am selben Tag an Ihren Kunden geschickt. Die schnelle Bearbeitung stellt nicht nur Ihre Mitarbeitenden, sondern auch Ihre externen Partner zufrieden.

Expertise:
Seit 1951 kümmern wir uns um Ihren Dokumentenschutz, stets aktuell und zukunftssicher. Vertrauen Sie auf unser Know-how und stellen Sie mit uns auf das papierlose Büro um.

Herausforderungen bei der Umstellung aktiv angehen

Auf viele Unternehmen wirkt der Kosten- und Zeitfaktor, der beim Übergang zum papierlosen Büro anfällt, abschreckend. So scheuen gerade KMU den Aufwand, obwohl sie mit einem papierlosen Büro ebenso wie große Unternehmen viel Zeit und Geld einsparen können.

Unser Tipp: Die Umstellung verläuft in KMU meist schneller und einfacher. Auch wenn die finanziellen Mittel begrenzter sind, sollten Sie das papierlose Büro in Betracht ziehen. Wir beraten Sie gern.

Manchmal bestehen Geschäftspartner weiterhin auf Rechnungen in Papierform und den klassischen Briefverkehr. Hinzu kommen gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Dokumente wie Urkunden, die Sie entsprechend analog archivieren müssen.

Unser Tipp: Ganz ohne Papier muss auch ein papierloses Büro nicht auskommen. Dennoch sparen Sie vor allem intern viel Zeit, Mühen und Kosten, wenn Sie für bestimmte Dokumente gezielt auf die Digitalisierung umsatteln.

Nicht nur die Generation vor den Digital Natives tut sich mit der digitalen Arbeit gelegentlich schwer. Kenntnisse im Umgang mit Computer, Tablet und den darauf installierten Programmen sind oftmals nur rudimentär vorhanden – und so manches Teammitglied heißt die Änderungen nicht unbedingt willkommen.

Unser Tipp: Mit Geduld und den passenden Schulungen, die Ihr Personal gezielt an ihrem Kenntnisstand abholen, erleichtern Sie ihm den Übergang. So steigt die Akzeptanz und Ihr Unternehmen findet reibungslos in die neuen Abläufe.

Papierloses Büro: Beratung durch Iron Mountain

Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher und sparen Sie mit einem papierlosen Büro Zeit und Kosten. Wir stehen Ihnen bei jedem Schritt zur Seite und unterstützen Sie mit jahrzehntelanger globaler Erfahrung sowie unseren digitalen Lösungen für das Informationsmanagement, Workflow Automation und externer Aktenarchivierung.