Iron Mountain Contract Management

Herausforderung für Unternehmen

Die meisten Verträge werden immer noch auf Papier abgewickelt und festgehalten, was es schwierig macht, mit den Geschäftsanforderungen für einen sicheren, schnellen Zugriff auf aktuelle und genaue Vertragsdaten Schritt zu halten.

Auswirkung

• Die Verwaltung von Papierverträgen ist ein echter Zeitfresser. Da das durchschnittliche Unternehmen mehr als 6.000 Verträge pro Jahr generiert,¹stellt die Zeit für die Suche nach Verträgen eine erhebliche Verschwendung von Ressourcen dar.
• Die finanziellen Risiken von Vertragsfehlern sind erheblich. Ohne die Möglichkeit, Verträge elektronisch zu (durch-)suchen, ist es nahezu unmöglich, sich vor diesen Fehlern zu schützen.
• Verträge enthalten geschützte und private Informationen, die vertraulich behandelt werden müssen. Mehrere Datenschutzvorschriften verhängen im Falle einer Verletzung privater Kundendaten finanzielle Strafen, und Verträge können für die Offenlegung bei Rechtsstreitigkeiten erforderlich sein.

¹Corporate Legal Operations Consortium, 4 Statistics That Will Change Your Mind About Contract Analytics and AI, Oktober 2022.

Was wäre, wenn …

Die Automatisierung der Vertragsverwaltung bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

• Ersetzen Sie redundante, zeitaufwändige Aufgaben durch automatisierte Abläufe und eine zentrale Übersicht über Ihren gesamten Prozess für die Vertragsverwaltung.
• Erstellen Sie stets hochwertige, aktuelle Verträge und versenden Sie automatisierte Verlängerungen.
• Verbessern Sie Datenschutz, Sicherheit und Compliance.

Iron Mountain Contract Management

Mit Iron Mountain Contract Management können unsere Expert:innen Ihnen dabei helfen:

• Digitale Verträge mit Self-Service-Funktionen zu erstellen: Autorisierte Benutzer:innen können Verträge einscannen, hochladen oder neue Verträge aus verfügbaren Vorlagen mit dynamischen Metadaten erstellen.
• Ihre Verträge in Papierform zu digitalisieren: Sie können Verträge digitalisieren, oder Iron Mountain kann dies für Sie übernehmen. Die optische Zeichenerkennung (OCR) extrahiert Inhalte, um sie leicht durchsuchen zu können. Iron Mountain Contract Management bietet Low-Code/No-Code-Funktionen, so dass Sie automatisierte Workflows noch besser an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können, um schnellere und genauere Ergebnisse zu erzielen.
• Daten plattformübergreifend zu vernetzen: Durch die Integration in vorhandene Systeme können Sie Daten plattformübergreifend verbinden und Silos aufbrechen. Sie können dynamische oder statische Workflows oder unterschiedliche Prozesse je nach Vertragsart oder Abteilung definieren.
• Jederzeit und überall Zugriff zu ermöglichen: Zugelassene Teammitglieder können auf unserer sicheren ECM-Plattform (Enterprise Content Management) über ein einziges webbasiertes Portal nach Verträgen suchen, auf sie zugreifen und sie einfach durchsuchen. Integrieren Sie wahlweise eine elektronische Unterschrift, um die Vertragsgenehmigung zu vereinfachen und die Kundenerfahrung zu verbessern.
• Ihr Unternehmen zu schützen: Unsere Content-Services-Plattform entspricht den Branchenstandards und bietet Audit-, Nachverfolgungs- und Berichterstellungsfunktionen, damit Sie zeitnah auf Prüfungen und Offenlegungsanfragen reagieren können.
• Den gesamten Lebenszyklus zu verwalten: Iron Mountain kann über Ihre physischen Dokumente verfügen, indem wir sie sicher aufbewahren, vernichten oder an Sie zurückschicken.

Die Ergebnisse werden sich erheblich auf Ihr Tagesgeschäft auswirken und Ihnen dabei helfen:

• Verträge schneller zu finden: Verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche nach dem, was Sie brauchen, und konzentrieren Sie sich auf strategische wertschöpfende Aktivitäten.
• Ihr Unternehmen vor Risiken zu schützen: Automatisieren Sie den Vertragsverwaltungsprozess, um aktuelle, genaue Verträge und Verlängerungen bereitzustellen.
• Sicherheit und Prüfbarkeit zu verbessern: Schützen Sie vertrauliche Geschäftsinformationen durch robuste Zugriffskontrollen, Sicherheitsregeln und Berichte sowie Funktionen, die die Einhaltung von Prüfungs- und Offenlegungsvorschriften erleichtern.