Un proveedor de servicios sanitarios reduce los costes y los riesgos del almacenamiento de registros con smart sort

En lo que respecta a la gestión de datos, muchas organizaciones sanitarias conservan involuntariamente los registros durante mucho más tiempo del requerido legalmente. Estos registros ocupan un espacio valioso que podría utilizarse para la atención al paciente, aumentan los costes y crean vulnerabilidades de seguridad y riesgos de cumplimiento. Con el tiempo, se hace cada vez más difícil (si no imposible) aplicar políticas de retención adecuadas y tomar medidas defendibles.

Hay muchos factores que contribuyen al exceso de retención, pero los 3 principales son la visibilidad, la complejidad y la limitación de recursos.

Poca visibilidad e integridad de los archivos

Muchas organizaciones simplemente carecen de la visibilidad necesaria para identificar los archivos y tomar decisiones informadas sobre su eliminación. Esto suele ocurrir cuando los documentos se heredan de un equipo de gestión anterior o como parte de una transacción comercial (por ejemplo, una fusión o adquisición). En muchos casos, los documentos están desorganizados y/o nunca se capturaron los metadatos adecuados necesarios para tomar decisiones defendibles.

Normas y reglamentos complejos

Incluso en las mejores circunstancias, la gestión de los registros sanitarios es una tarea difícil que implica navegar por una compleja combinación de requisitos normativos europeos, estatales y locales. El reto se complica aún más con los registros mezclados, los parámetros complejos basados en eventos y las directrices internas. Uno de los principales retos es el de los parámetros basados en los datos del paciente, como por ejemplo la edad o la fecha de la última visita.

Recursos limitados

Hoy en día, las organizaciones sanitarias gestionan un volumen creciente de información y registros, pero a menudo carecen de los recursos necesarios para gestionar toda esta información. Así, resulta fácil quedarse atrás en el establecimiento y mantenimiento de una gestión adecuada de la información y dificulta que las organizaciones se pongan al día.

Utiliza Smart Sort para reducir el coste/riesgo del almacenamiento de registros

Reorganización y procesos continuos necesarios

La única solución al exceso de retención es establecer un proceso continuo de destrucción de los registros a medida que cumplen los requisitos de conformidad. Pero cuando los registros no están bien organizados -es decir, cuando se mezclan registros de diferentes tipos y fechas de elegibilidad de destrucción en las mismas cajas- es necesario clasificarlos y reorganizarlos. Se trata de un proceso largo y costoso y una situación en la que se encontraba un gran proveedor de servicios sanitarios privados. Afortunadamente, Iron Mountain tenía la solución perfecta: Smart Sort.

Cómo funciona Smart Sort

Con Smart Sort, las organizaciones pueden localizar, clasificar, organizar y gestionar un gran número de registros. Smart Sort es una solución de flujo de trabajo que utiliza información básica (por ejemplo, los números de los registros de los pacientes) de las aplicaciones principales de una organización y hace coincidir esa información con un escaneo o una entrada clave del identificador del archivo. Esto crea un listado actualizado con todos los archivos que asigna la ubicación de cada uno de ellos a cada caja individual, lo que significa que se pueden tomar decisiones automáticamente sobre cómo gestionar cada archivo para satisfacer los requisitos específicos de la organización.

Veamos con más detalle cómo este proveedor de servicios sanitarios aprovechó las ventajas de Smart Sort.

Cómo un proveedor privado de servicios sanitarios se benefició de Smart Sort

Situación

Al carecer de un proceso defendible para la destrucción de historiales médicos, una gran organización sanitaria privada acumuló más de 48.000 cajas de historiales, lo que provocó una escalada de los costes de almacenamiento y aumentó el riesgo de pérdida de datos y de incumplimiento de la normativa sobre privacidad.

Reto

Los historiales médicos contienen información privada y sensible que se rige por una estricta normativa. Este proveedor se dio cuenta rápidamente que carecía de la experiencia, los recursos internos y los métodos probados para clasificar eficazmente las 48.000 cajas de registros y reorganizarlas de forma que se pudieran tomar decisiones conformes y defendibles, ahora y en el futuro.

Smart Sort en acción

Un equipo de profesionales de la gestión de registros de Iron Mountain se puso manos a la obra. Mediante el proceso Smart Sort, junto con información relevante extraída rápidamente del índice maestro de pacientes del proveedor, pudieron rápidamente:

• Revisar las bases de datos de expedientes del proveedor para identificar todos los expedientes en gestión y evaluar la posibilidad de destrucción
• Escanear los identificadores de los expedientes individuales en papel contenidos en las más de 48.000 cajas
• Crear un listado actualizado a nivel de archivo, asignando la ubicación de todos los registros a cada caja individual
• Clasificar y volver a meter en la caja todos los archivos según el calendario de retención
• Iniciar la destrucción inmediata de los registros elegibles para reducir los costes de almacenamiento y mitigar los riesgos legales, de auditoría y de incumplimiento.

Ventajas de utilizar Smart Sort

Beneficios inmediatos

• Se destruyeron con toda confianza 630.000 expedientes susceptibles de ser eliminados
• Se redujo el gasto en almacenamiento de archivos entre un 40 y un 50%.
• Se habilitó más espacio para reutilizarlo en nuevas iniciativas de atención al paciente

Beneficios a largo plazo

Con un listado actualizado a nivel de archivo, el proveedor agilizó su gestión de datos, reduciendo aún más los costes y facilitando la conservación y el cumplimiento de la normativa.

Con Smart Sort, el proveedor pudo:

• Acelerar el proceso de localización de registros
• Aumentar la tasa de registros encontrados
• Tomar decisiones defendibles sobre qué registros pueden destruirse y cuáles deben conservarse
• Eliminar el problema de los registros mezclados, lo que permite tomar futuras decisiones de destrucción a nivel de caja
• Reducir el espacio dedicado al almacenamiento de archivos, reduciendo los costes y facilitando la reconfiguración de las oficinas
• Cumplir más fácilmente los requisitos legales y reglamentarios de retención y cumplimiento

Más información sobre Smart Sort

Cualquier proceso empresarial que implique la clasificación y organización de registros puede beneficiarse de Smart Sort.

Para obtener más información o solicitarla, ponte en contacto directamente con tu gestor de cuentas de Iron Mountain. Ve a nuestra página web de Smart Sort, o rellena este formulario e incluye las palabras “Smart Sort” en los comentarios.