Ulkoistetut arkistonhallintapalvelut – strateginen voimavara yrityksille

Kasvavan tietomäärän käsittely on monille yrityksille haaste, ja resurssit ovat usein rajalliset. Vaikka nykyaikaiset asiakirjat tallennetaan usein digitaalisesti, monet yritykset säilyttävät myös fyysisiä kopioita vanhemmista tai tärkeistä asiakirjoista erilaisten lakien ja määräysten vuoksi. Koko fyysisen arkiston tai sen osien säilyttäminen omissa toimitiloissa vie tilaa, jota voitaisiin käyttää muihin tarkoituksiin, ja lisäksi se asettaa korkeat vaatimukset turvallisuudelle. Arkistoinnin ulkoistaminen alan ammattilaiselle voi auttaa sinua vähentämään sisäisen tallennustilan kustannuksia ja samalla voit olla varma, että arvokkaat asiakirjasi säilytetään sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti. Millaisia etuja ulkoistettu arkistointi sitten tarjoaa?

Miksi arkistotila yrityksille kannattaa ulkoistaa?

Korkeimman tason suojaus

Turvallisuus on keskeinen osa arkistointia ja erityisen kriittistä silloin, kun on kyse arkaluonteisista yritystiedoista. Arkistotilaa yrityksille tarjoavat luotetut toimittajat käyttävät tietoturvaratkaisuissaan uusinta tekniikkaa ja suojaavat asiakirjojasi vahingoittumiselta, katoamiselta ja luvattomalta käytöltä. Tämä kattaa niin fyysisten arkistotilojen turvaamisen kuin digitaalisten arkistojen salaamisen kehittyneellä teknologialla. Ulkoistamalla arkistoinnin palveluntarjoajalle, joka on erikoistunut yritysarkistojen hallintaan ja varastointiin, voit olla varma, että asiakirjasi turvataan ja suojataan koko säilytysajan.

Ulkoisen arkistoinnin kustannustehokkuus

Suurten asiakirjamäärien käsittely talon sisällä voi tulla nopeasti sekä kalliiksi että viedä tilaa. Ulkoistamalla arkistoinnin voit vähentää merkittävästi organisaation kustannuksia sekä vapauttamalla tilaa tärkeämpiin asioihin että keskittämällä henkilöstösi ydinliiketoimintaasi hallinnollisten tehtävien sijaan.

Lakisääteisten vaatimusten noudattaminen

Tiedonhallintaan liittyvä sääntely kiristyy. Kolmannen osapuolen palveluntarjoajat ovat arkistonhallinnan asiantuntijoita ja noudattavat toiminnassaan lakisääteisiä vaatimuksia. Lisäksi he neuvovat yritystäsi monimutkaisten säännösten suhteen ja auttavat varmistamaan, että kaikki asiakirjat tallennetaan voimassa olevien lakien ja säädösten mukaisesti. Olipa kyse tietosuojalaista tai kirjanpitolaista, arkistotilaa yrityksille tarjoavat palveluntarjoajat voivat auttaa sinua välttämään asiakirjojen virheellisestä arkistoinnista, käsittelystä tai tuhoamisesta johtuvia sakkoja ja seuraamuksia.

Saatavuus ja tehokkuus

Ulkoistetut arkistopalvelut tarjoavat yrityksellesi nopean ja helpon pääsyn arkistoituihin asiakirjoihin. Kaikki laatikot skannataan ja varustetaan viivakoodilla, minkä ansiosta saat täydellisen yleiskuvan kaikista asiakirjoistasi, ja joiden joukosta voit tarvittaessa myös helposti etsiä ja valita tiettyjä asiakirjoja.

Edistynyt asiakirjahallinta

Kolmannen osapuolen palveluntarjoajilla on usein käytössään edistyneitä asiakirjojen hallinta- ja indeksointipalveluja, joiden avulla yrityksesi on helppo etsiä ja löytää tiettyjä asiakirjoja nopeasti. Tämän ansiosta työntekijöillä kuluu vähemmän aikaa tarvittavan tiedon etsimiseen, työnkulku tehostuu ja aikaa vapautuu muihin tehtäviin.

Tilatehokkuus

Monille yrityksille toimistotilat ovat kallis ja rajallinen resurssi. Ulkoistamalla arkistonhallintapalvelut yritykset voivat vapauttaa arvokasta toimistotilaa arkistokaapeilta ja säilytyslaatikoilta. Tämä ei ainoastaan luo miellyttävämpää työympäristöä, vaan voi myös tarjota tilaa ydinliiketoiminnan laajentamiselle.

Luottamuksellisuus ja salassapito

Palveluntarjoajat, joiden erikoisalana ovat arkistopalvelut ja arkistonhallintapalvelut, noudattavat tiukkoja luottamuksellisuus- ja salassapitoprotokollia. Näin varmistetaan, että arkaluonteisia tietoja käsitellään ammattimaisesti ja äärimmäisen turvallisesti.

Jätä yrityksesi arkistointi Iron Mountainin vastuulle

Me Iron Mountainilla olemme tiedonhallinnan ja arkistoinnin asiantuntijoita. Tarjoamme organisaatiosi tarpeisiin räätälöityjä arkistointiratkaisuja. Suojaa asiakirjasi nykyaikaisissa arkistoissamme, jotka on varustettu korkeimmilla mahdollisilla turvallisuusstandardeilla – me huolehdimme koko prosessista ja tarjoamme arkistollesi täydellisen jäljitettävyyden, jotta löydät tarvittaessa kaiken etsimäsi nopeasti. Meistä saat yrityksellesi luotettavan kumppanin, joka paitsi suojaa, mutta myös parantaa tapaasi käsitellä ja hyödyntää arvokkaita asiakirjojasi.

Lue lisää arkistointiratkaisuistamme täältä tai mikäli sinulla herää kysyttävää arkistonhallintapalveluistamme, ota suoraan yhteyttä!