Vinkit tehokkaan tiedonhallintastrategian kehittämiseen

Tiedon määrä ja merkitys lisääntyy koko ajan maailmassa ja yrityksille onkin teknisesti ja strategisesti tärkeää kehittää selkeä tiedonhallintastrategia. Tehokas tiedonhallinta vahvistaa yrityksen päätöksentekoa ja tietoturvaa ja helpottaa vaatimusten noudattamista. Tästä huolimatta tiedonhallinnan tärkeyttä usein vähätellään, millä voi kuitenkin olla vakavia seurauksia. Lue kokoamamme vinkit siitä, miten organisaatiosi voi kehittää itselleen tehokkaan tiedonhallintastrategian ja mitä etuja se tarjoaa yritykselle.

Mitä tiedonhallinnalla tarkoitetaan?

Yrityksen tiedonhallinnalla tarkoitetaan kaikkea sitä, miten tietoja hallitaan, säilytetään ja käytetään yrityksessä. Hyvä tiedonhallinta takaa tietojen saatavuuden, luotettavuuden ja turvallisuuden ja että tietoja käytetään lakisääteisesti ja sääntöjenmukaisesti. Riskien hallinnan lisäksi tehokas tiedonhallintastrategia auttaa yritystä luomaan lisää innovaatiota, parantamaan päätöksentekoa sekä optimoimaan tiedonkulkua.

Tiedonhallintastrategian puuttumisen haasteet ja riskit

Useilla yrityksillä on haasteita monimutkaisen informaationhallinnan kanssa. Erityisesti uudet ja jo voimassa olevat EU-asetukset NIS2 ja GDPR asettavat korkeat vaatimukset yritysten kyberturvallisuudelle ja henkilötietojen käsittelylle ja tuovat yrityksille haasteita. Yleisiä ongelmia ovat resurssien puute, useille eri alustoille ja osastoille hajautettu tieto sekä vaikeus yhdistää tiedonhallinta ja yrityksen yleinen liiketoimintastrategia. Mutta informaationhallinnan huomiotta jättäminen voi kuitenkin osoittautua kalliiksi. Pahimmassa tapauksessa se voi johtaa tietoturvaongelmiin, kuten tietovuotoihin tai aiheuttaa liiketoimintamahdollisuuksien menetyksiä tai sakkoja ja muita seuraamuksia sääntöjen noudattamatta jättämisestä.

Näin laadit tehokkaan tiedonhallintastrategian – ohjeet vaihe vaiheelta

1. Arvioi organisaatiosi nykytila

Jotta yritykselle voidaan luoda toimiva strategia, ensin tulee tehdä rehellinen arvio nykyisestä tiedonhallinnan tilasta. Tämä tarkoittaa vahvuuksien, heikkouksien ja riskien tunnistamista. Tarvittavien tietojen keräämisessä voi olla hyödyllistä käyttää tarkastuksia ja haastatteluja.

2. Määritä selkeä visio ja tavoitteet

Määrittele selkeästi mitä yritys haluaa saavuttaa tiedonhallinnan kehittämisellä. Tavoitteiden tulisi olla samassa linjassa yrityksen yleisen strategian kanssa. Tavoitteet voivat sisältää useita näkökohtia, joita voivat olla esimerkiksi tietoturvan parantaminen tai dataan perustuvan päätöksentekoprosessin optimoiminen.

3. Luo tiedonhallintamalli

Organisaation nykytilan ja asetettujen tavoitteiden pohjalta voidaan luoda tiedonhallintamalli, joka käsittää tiedonhallinnan periaatteet, säännöt ja standardit. Mallin tulee sisältää tiedonhallinnan koko elinkaari aina tiedoston luomisesta sen tuhoamiseen.

4.Toteuta ja arvioi

Kun toimintamalli on suunniteltu, seuraava askel on sen toteuttaminen. Tähän kuuluu yleensä uusien toimintatapojen ja prosessien käyttöönottoa ja henkilöstön kouluttamista. Käyttöönoton jälkeen strategiaa tulee arvioida ja muokata säännöllisesti, jotta voidaan olla varmoja siitä, että se vastaa edelleen sekä yrityksen tarpeita että ulkoisia vaatimuksia.

Iron Mountain auttaa yritystäsi luomaan tehokkaamman informaatiostrategian

Hyvin integroitu tiedonhallintastrategia parantaa yrityksen kykyä hallita ja suojata tärkeitä tietoja, optimoida tiedonkulkua strategisen päätöksenteon tueksi ja helpottaa säädösten noudattamista. Pitkällä aikavälillä tehokas informaatiostrategia parantaa yrityksen joustavuutta ja kilpailukykyä.

Iron Mountain auttaa yrityksiä kehittämään ja toteuttamaan itselleen tehokkaan tiedonhallintastrategian. Asiantuntemuksemme ja kokemuksemme avulla varmistamme, että yrityksesi tiedonhallinta vastaa nykypäivän vaatimuksia ja samalla autamme vahvistamaan organisaatiosi asemaa myös tulevaisuudessa. Tarjoamme tiedonhallinnan neuvontapalveluita sekä pilvipohjaisen Policy Center-alustan, joka tekee tietojen hallinnasta sujuvaa ja helpottaa lakien ja määräysten noudattamista. Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!