Arkistolaki ja sen noudattaminen

Arkistolaki on keskeinen säädös, joka säätelee sitä, miten yritysten ja organisaatioiden tulee hallinnoida ja säilyttää asiakirjojaan ja arkistojaan. Laki voi asettaa esimerkiksi johtajille, tiedottajille ja arkistonhoitajille useita haasteita sen varmistamiseksi, että kaikki dokumentointi täyttää tiukat vaatimukset.

Mikä on Arkistolaki?

Arkistolaki on Suomessa laki, joka säätelee julkisen hallinnon asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja hävittämistä. Laki kattaa sekä fyysiset että digitaaliset asiakirjat ja edellyttää, että tietojen on oltava käytettävissä, samalla kun niitä suojellaan asiattomalta käytöltä. Yritysten kannalta tämä tarkoittaa sellaisia järjestelmiä ja prosesseja, joilla varmistetaan, että yritysten käsittelemien asiakirjojen hallinta noudattaa näitä määräyksiä.

Arkistolain asettamat haasteet

Arkistolain noudattaminen asettaa eri toiminnoissa tietoa käsitteleville tahoille useita haasteita.

Oikeanlaisen dokumentoinnin edellytykset

Yksi suurimmista haasteista on varmistaa, että kaikki asiakirjat täyttävät Arkistolain tiukat vaatimukset. Tämä tarkoittaa, että yritysten on huolellisesti tunnistettava, luokiteltava ja säilytettävä erityyppisiä asiakirjoja vakiintuneiden ohjeiden mukaisesti. Tämän prosessin manuaalinen hallinta voi viedä sekä aikaa että resursseja, mikä usein johtaa virheisiin ja puutteisiin dokumentoinnissa.

Käytettävyys ja jäljitettävyys

Arkistolaki edellyttää myös, että tiettyjen tietojen on oltava käytettävissä eri tarkoituksiin, kuten tilintarkastusta, oikeudellisia tapauksia tai julkisia tiedusteluita varten. Tämä tarkoittaa, että yritysten on otettava käyttöön tehokkaita järjestelmiä ja prosesseja varmistaakseen, että tiedot ovat helposti löydettävissä ja jäljitettävissä.

Tietosuoja ja yksityisyys

Toinen kriittinen haaste on arkaluonteisten tietojen turvallinen käsittely. Yritysten on suojeltava työntekijöiden, asiakkaiden ja liikesalaisuuksien yksityisyyttä ja luottamuksellisuutta. Tämä edellyttää vankkoja turvatoimia ja rajattua pääsyä tiettyihin tietoihin. Ilman riittäviä suojatoimia yritykset ovat vaarassa joutua tietomurtojen ja muiden tietoturvaloukkausten kohteeksi.

Koulutus ja tietoisuus

Arkistolain vaatimusten ja mahdollisten muutosten tasalla pysyminen voi olla jo itsessään haaste. Yrityksen henkilöstön on ymmärrettävä roolinsa ja vastuunsa arkistoinnin eri vaiheissa, mikä puolestaan edellyttää jatkuvaa kouluttautumista ja tietoisuutta lisääviä toimenpiteitä. Ilman säännöllistä koulutusta henkilöstö voi tietämättään rikkoa lakia, mikä voi johtaa sekä oikeudellisiin seurauksiin että yritykseen maineen vaurioitumiseen.

Tekniset haasteet

Digitaalisten arkistojen ja sähköisten tietojen hallinta asettaa teknisiä haasteita. Yritysten on valittava sopivat järjestelmät ja työkalut digitaalisten asiakirjojen tallentamiseen, hakemiseen ja säilyttämiseen. Tämä edellyttää usein suuria investointeja teknologiaan ja infrastruktuuriin, mikä voi johtaa merkittävien kustannusten syntyyn.

Iron Mountain apuna Arkistolain noudattamisessa

Me täällä Iron Mountainilla edustamme fyysisen ja digitaalisen arkistoinnin asiantuntijuutta. Tarjoamme erilaisia palveluita ja ratkaisuja, jotka auttavat yrityksiä vastaamaan haasteisiin ja varmistamaan, että Arkistolain säännöksiä noudatetaan.

Me täällä Iron Mountainilla tarjoamme apua esimerkiksi seuraavissa asioissa:

• Arkistointipalvelut: Tarjoamme turvallisia ja räätälöityjä arkistointipalveluita sekä fyysisille että digitaalisille asiakirjoille. Säilyttämällä yrityksesi asiakirjat ja tallenteet turvallisissa tiloissamme voit täyttää Arkistolain asettamat vaatimukset ilman, että sinun tulee huolehtia niiden säilytyksestä, käytettävyydestä ja hävittämisestä.
• Asiakirjojen hallinnointijärjestelmät: Digitaaliset tiedonhallintajärjestelmämme auttavat yrityksiä organisoimaan ja hallinnoimaan dokumentointiaan jäsennellysti. Kehittyneet hakuominaisuudet ja automatisoidut prosessit helpottavat suurten tietomäärien käsittelyä.
• Turvallisuusratkaisut: Iron Mountain asettaa yksityisyyden ja salassapitovelvollisuuden etusijalle. Tarjoamme turvatoimia ja teknisiä ratkaisuja yrityksesi arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, tietomurroilta ja muilta turvallisuusriskeiltä. Järjestelmämme ja prosessimme on suunniteltu niin, että ne noudattavat tiukasti ja kokonaisvaltaisesti tietosuojavaatimuksia ja tietosuojalakeja.
• Määräysten mukaiset neuvontapalvelut: Asiantuntijamme tarjoavat räätälöityjä neuvoja ja tukea, jotka auttavat yrityksiä ymmärtämään Arkistolain asettamat vaatimukset sekä noudattamaan niitä. Voimme myös auttaa tarkistamaan nykyisen tai luomaan uuden tietokäytännön, joka määrittelee, kuinka kauan tietoja on säilytettävä, tietysti aina toimialaasi koskevien sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti.
• Policy Center: Pilvipohjainen alustamme auttaa yrityksiä varmistamaan, että tietoja käsitellään aina voimassa olevien lakien ja asetusten, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen ja Kirjanpitolain mukaisesti. Alusta auttaa sinua pitämään kirjaa velvoitteista sekä osoittamaan, että täytät vaatimukset.

Arkistolain mukainen turvallinen tiedonhallinta

Arkistolain noudattaminen on yrityksille monimutkainen ja vaativa tehtävä. Meidän avullamme voit varmistaa, että yrityksesi täyttää kaikki vaatimukset tehokkaasti ja turvallisesti. Haluatko tietää lisää? Ota yhteyttä ja kerromme lisää siitä, miten voimme auttaa sinua!