5 syytä suorittaa yrityksen tietojen puhdistus säännöllisin väliajoin

Monilla organisaatioilla on hallussaan valtava määrä tietoa, mutta usein merkittävä osa tiedoista on joko vanhentunutta tai tarpeetonta. Selvitysten mukaan peräti 85 % yritysten säilyttämistä tiedoista saattaa olla käyttökelvottomia. Vaikka monilta organisaatioilta löytyvät ohjeet siihen, miten ja milloin vanhat tiedot poistetaan, niitä ei useinkaan panna täytäntöön käytännössä. Tämä voi johtaa vakaviin seurauksiin sekä toiminnalliselta että oikeudelliselta kannalta. Tässä artikkelissa tarkastelemme, miksi yritysten tulisi asettaa säännöllinen tietojen puhdistus etusijalle, ja annamme konkreettisia vinkkejä siitä, miten päästä alkuun.

Tietojen puhdistamisen priorisoimatta jättämisen riskit

Tietojen puhdistamatta jättäminen voi aiheuttaa organisaatiolle monenlaisia ongelmia. Ensinnäkin se saattaa johtaa informaatiokaaokseen, jolloin liiketoiminnan kannalta kriittinen tieto hukkuu merkityksettömän tiedon joukkoon. Tämä kasvattaa paitsi toimintakustannuksia, myös riskiä tehdä vääriä liiketoimintaa koskevia päätöksiä vanhentuneiden tai virheellisten tietojen pohjalta. Toiseksi hallitsemattoman tiedon runsaus lisää erilaisten tietosuojalakien rikkomisen riskiä, mikä puolestaan voi johtaa kalliisiin sakkoihin ja vahingonkorvausvaatimuksiin. Suurta määrää arkaluonteisia tietoja säilytettäessä pidempään kuin on tarpeen kasvaa riski myös sille, että organisaatio joutuu kohdennetun verkkohyökkäyksen kohteeksi.

Vanhojen tietojen säännöllinen poistaminen voi lisätä organisaation tehokkuutta merkittävästi. Vähäisempi mutta sisällöltään merkityksellisempi tieto helpottaa päätöksentekoa ja lisää tuottavuutta organisaatiossa, kun tärkeät tiedot löytyvät helpommin. Lisäksi pienempi datamäärä tarkoittaa alhaisempia tallennuskustannuksia sekä digitaalisesti että fyysisesti, mikä vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen. Systemaattinen tietojen puhdistusprosessi edistää myös tietoon perustuvaa kulttuuria, jossa tietoja hallitaan strategisesti ja korkealla turvallisuustasolla, mikä vahvistaa yrityksen kilpailukykyä markkinoilla.

5 vinkkiä tietojen puhdistuksen aloittamiseen

1. Aloita alusta – Tietojen puhdistuksen onnistuminen edellyttää johdolta selkeää tukea. Kiinnitä projekti johtoryhmään ja viesti sen jälkeen projektin tärkeydestä muulle organisaatiolle.
2. Kokoa monialainen tiimi – Tehokas tietojen hallinta edellyttää yhteistyötä osastojen välillä. Kerää näkemyksiä yrityksen eri osa-alueilta, jotta kaikki hyödylliset näkökulmat tulevat huomioiduiksi.
3. Perehdy lakeihin ja säädöksiin – Varmista, että tietojen puhdistusprosessi on sovellettavien lakien ja alakohtaisten sääntöjen mukainen. Muista, että on yhtä tärkeää olla poistamatta epähuomiossa tietoja, joiden säilyttämistä laki edellyttää, kuin poistaa tietoja, jotka eivät enää palvele mitään tarkoitusta.
4. Ulkopuolisen asiantuntemuksen hankkiminen – Jos vanhojen tiedostojen puhdistaminen tuntuu ylivoimaiselta, voi ulkopuolisten asiantuntijoiden palkkaaminen olla hyvä ajatus. Heillä on asiantuntemusta toteuttaa työ nopeasti ja kustannustehokkaasti.
5. Seuraa mittauksia – Puhdistettavan tiedon määrän dokumentoimalla voit laskea, kuinka paljon säästät projektissa ja mitä lisäarvoa se tuo.

Iron Mountainin palvelut tietojen tehokkaaseen puhdistukseen

Me Iron Mountainilla olemme tiedonhallinnan ja turvallisen tiedonpuhdistuksen asiantuntijoita. Tarjoamme monenlaisia palveluita organisaatioille, jotka haluavat ryhtyä puhdistamaan tietojaan. Niiden avulla voidaan varmistaa tehokkuus, vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus.

• Asiakirjojen tuhoaminen: Tarjoamme turvallista fyysisten ja digitaalisten asiakirjojen hävittämistä ja varmistamme, että tietosi hävitetään turvallisesti.
• Clean Start: Tarkastelemme, millä tavoin tiloja ja työprosesseja voidaan optimoida työympäristön parantamiseksi ja työpaikan tehostamiseksi.
• Tiedonhallintaa koskeva neuvontapalvelu: Tietohallinnon neuvontapalvelu: asiantuntijatuki tehokkaan tiedonhallinta- ja sääntelyn noudattamisstrategian kehittämiseen ja toteuttamiseen.
• Arkistointi: Turvallista ja jäsenneltyä arkistointia arvokkaille tiedoille, jotka on säilytettävä pitkällä aikavälillä.
• Smart Sort: Automaattinen ratkaisu arkistoitujen tietojen järjestelmälliseen puhdistamiseen, järjestämiseen ja päivittämiseen, mikä helpottaa sääntöjen noudattamista ja vähentää säilytyskustannuksia.

Valitsemalla Iron Mountainin kumppaniksi tietojen puhdistamiseen organisaatiosi pystyy varmistamaan, että tiedonhallinta on paitsi tehokasta myös nykyisten sääntelyvaatimusten mukaista. Tämä edistää vankemman ja voimakkaammin tietoon perustuvan organisaation syntymistä, joka on varustautunut hyvin tulevaisuutta varten.

Ota yhteyttä, niin kerromme mielellämme lisää siitä, miten voimme auttaa sinua parantamaan tietojen ja informaation hallintaa.