5 anledningar att regelbundet rensa företagets data

Många företag sitter på enorma mängder data, men ofta är en betydande del av deras information antingen utdaterad eller överflödig. Forskning visar att upp till 85 % av den data som företag lagrar kan vara oanvändbar. Trots att många företag har riktlinjer för hur och när gammal information ska rensas ut brister det ofta i praktiken i genomförandet. Det kan leda till allvarliga konsekvenser, både operationellt och juridiskt. I den här artikeln går vi igenom varför företag bör prioritera regelbunden datarensning och ger konkreta tips på hur du kommer igång.

Risker med att inte prioritera rensning av data

Att strunta i att rensa data kan orsaka flera problem för en organisation. För det första kan det leda till ett informationskaos där verksamhetskritisk information drunknar i ett hav av irrelevant data. Detta ökar inte bara de operativa kostnaderna utan även risken att fatta felaktiga affärsbeslut baserat på inaktuell eller felaktig information. För det andra bidrar ett överflöd av ohanterad data till en ökad risk för att bryta mot olika dataskyddslagar, vilket kan resultera i dyra böter och skadeståndskrav. Dessutom ökar risken att organisationen blir måltavla för en riktad cyberattack när stora mängder känsliga data lagras längre än nödvändigt.

Genom att regelbundet rensa ut gammal data kan effektiviteten inom organisationen öka markant. Att ha en mindre mängd men mer relevant data underlättar beslutsfattande och ökar produktiviteten i organisationen, eftersom viktig information blir lättare att hitta. Dessutom innebär mindre datamängd lägre kostnader för lagring, både digitalt och fysiskt, vilket direkt påverkar företagets bottom line. Att ha en systematisk process för datarensning främjar även en datadriven kultur där information hanteras strategiskt och med hög säkerhet, vilket stärker företagets konkurrenskraft på marknaden.

5 tips för att komma igång med datarensning

1. Börja uppifrån – För att lyckas med datarensning är det viktigt med tydligt stöd från ledningen. Förankra projektet i ledningsgruppen och kommunicera därefter vikten av projektet till resten av organisationen.
2. Sätt ihop ett tvärfunktionellt team – Effektiv informationshantering kräver samarbete över avdelningsgränserna. Samla in synpunkter från olika delar av företaget för att täcka alla nödvändiga perspektiv.
3. Läs på om lagar och regler – Se till att er process för datarensning stämmer överens med gällande lagar och branschspecifika regler. Tänk på att det är lika viktigt att inte råka rensa data som måste bevaras enligt lag som att radera uppgifter som inte längre fyller någon funktion.
4. Anlita extern expertis – Om uppgiften att rensa gamla filer känns övermäktig kan det vara en bra idé att anlita externa specialister. De har expertisen som krävs för att genomföra arbetet både snabbt och kostnadseffektivt.
5. Följ upp med mätningar – Genom att dokumentera hur mycket data ni rensar ut kan ni beräkna hur mycket ni sparar på projektet och vilket värde det tillfört.

Iron Mountains tjänster för effektiv datarensning

Vi på Iron Mountain är experter på informationshantering och säker datarensning. För företag som vill komma igång med att rensa bland sina data erbjuder vi en rad tjänster som hjälper till att säkerställa effektivitet, efterlevnad och säkerhet.

• Destruktion av dokument: Vi erbjuder säker destruktion av fysiska och digitala dokument där vi garanterar att era data elimineras på ett säkert sätt.
• Clean Start: Vi ser över hur era lokaler och arbetsprocesser kan optimeras för att optimera arbetsmiljön och effektivisera arbetsplatsen.
• Rådgivningstjänst för informationsstyrning: Expertstöd för att utveckla och implementera en effektiv strategi för datahantering och efterlevnad av regelverk.
• Arkivering: Säker och strukturerad arkivering av värdefull information som behöver bevaras över tid.
• Smart Sort: En automatiserad lösning för att systematiskt rensa, organisera och uppdatera arkiverad information, vilket underlättar regelefterlevnad och minskar era lagringskostnader.

Genom att välja Iron Mountain som partner för datarensning kan ditt företag säkerställa att er informationshantering inte bara är effektiv utan även efterlever aktuella lagkrav. Detta bidrar till en starkare och mer datadriven organisation som är väl rustad för framtiden.

Kontakta oss gärna så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er att förbättra er data- och informationshantering.