Säästä arvokasta aikaa - digitoi vanha arkistosi ja tehosta yrityksesi työprosesseja

Yritykset ja organisaatiot tallentavat nykyään suurimman osan asiakirjoistaan digitaalisesti, ja niillä on olemassa oleva asiakirjojen, kuten henkilöstötiedostojen, sopimusten, laskujen ja muiden tärkeiden asiakirjojen digitointiprosessi. Yksi suuri ongelma on kuitenkin edelleen olemassa – vanha arkisto.

Ei ole harvinaista, että yritysten arkistoissa on laatikoittain aineistoja sisältäen jopa satoja tuhansia paperiasiakirjoja. Jos etsit tiettyä asiakirjaa, sen löytäminen on aikaa vievä prosessi, ja sinun on oltava fyysisesti paikan päällä, jotta pääset käsiksi tarvitsemiisi tietoihin. Muuttamalla paperiarkistosi digitaaliseen muotoon voit virtaviivaistaa prosesseja ja varmistaa tärkeiden asiakirjojen helpon saatavuuden.

Arkiston arvon hyödyntäminen

Organisaatiot, jotka pystyvät paremmin hyödyntämään, soveltamaan ja luomaan arvoa tiedoistaan, saavat siitä liiketoimintaetua. Tutkimuksen mukaan kuitenkin lähes puolet (48 %) henkilöstöhallinnon vastaajista arvioi organisaationsa tiedonhallinnan arvosanaksi 3 tai vähemmän viisiportaisella asteikolla. Tutkimus osoittaa, että tiedon saatavuus ja kyky seurata ja tarkastella tietoa ovat kaksi hyvän tiedonhallinnan keskeistä osatekijää, ja siksi monissa organisaatioissa on parantamisen varaa. Yksi askel kohti tätä on vanhojen arkistojen digitointi.

Iron Mountainin asiakirjojen skannauksen ja digitaalisen arkistointiratkaisun avulla voit koota kaikki asiakirjasi yhteen paikkaan. Skannataan olemassa oleva arkistosi ja saat asiakirjat digitaalisesti käyttöösi joko meidän järjestelmäämme tai halutessasi omaan järjestelmääsi. Kaikki arkistossasi olevat tiedot ovat haettavissa, ja voit nopeasti ja tehokkaasti löytää juuri sen, mitä tarvitset. Voit myös helposti jakaa tiedot kollegoillesi, asiakkaillesi tai muille sidosryhmille, jotka tarvitsevat niitä heti käyttöönsä. Tehokkaiden työnkulkujen avulla voitat arvokasta aikaa, jonka voit käyttää ydinliiketoimintaasi.

Digitaalisen arkistoinnin edut

• Saatavuus - Digitaalinen arkisto mahdollistaa tietojen ja asiakirjojen saatavuuden mistä päin maailmaa tahansa ja milloin tahansa. Nykyisessä työkulttuurissa, jossa yhä useammat työskentelevät etänä, tämä on edellytys.
• Hakukelpoisuus - Digitaaliset asiakirjat ovat helposti haettavissa, joten tietyn tiedon löytäminen on nopeaa ja helppoa. Käytämme esimerkiksi OCR-tekstintunnistusta, jotta vanhasta arkistostasi saadaan tehtyä digitaalinen ja hakukelpoinen.
• Pienemmät tilantarpeet - Arkistojen digitaalinen tallennus vie huomattavasti vähemmän fyysistä tilaa kuin perinteiset paperiarkistot. Tämä vapauttaa arvokasta toimistotilaa ja vähentää fyysisen varastoinnin kustannuksia.
• Skaalautuvuus - Digitaalisia arkistoja voidaan helposti mukauttaa ja skaalata kasvavien tarpeiden mukaan. Räätälöimme ratkaisun arkistosi luonteen mukaan.
• Kestävä kehitys - Paperin käytön vähentäminen edistää kestävämpää ympäristöä, ja voit ottaa tärkeän askeleen kohti kestävämpää liiketoimintaa.

GDPR:n mukainen turvallinen tiedonhallinta

Tietoturva on monille organisaatioille erittäin tärkeää tiedonhallinnan kannalta. Organisaatiot esimerkiksi rahoitus-, vakuutus-, oikeus- ja terveydenhuoltoalan toimialoilla, käsittelevät usein arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävät sopimukset ja asiakirjat on säilytettävä turvallisesti, jotta ne voidaan suojata katoamiselta tai luvattomalta käytöltä tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Jos tietojen suojaamiseksi tarvittavia toimenpiteitä ei toteuteta, voidaan määrätä jopa 20 miljoonan euron sakko tai 4 prosenttia yrityksen liikevaihdosta.

Räätälöimme asiakirjojen skannauksen ja digitaalisen arkistoinnin palvelumme yrityksesi tarpeiden mukaan. Henkilökuntamme voi tulla toimistoosi tekemään täydellisen katsauksen arkistoihisi ja määrittelemään yhdessä kanssasi, mitä pitäisi digitoida ja mitä voidaan tuhota. Tämän jälkeen voimme ottaa materiaalin mukaan, tuhota sen, mitä ei tarvitse säilyttää, ja skannata sen, mitä on arkistoitava digitaalisesti. Näin saat paremman hallinnan ja turvallisen digitaalisen arkiston, joka on voimassa olevien lakien ja asetusten mukainen.

Uudet ajat edellyttävät uusia toimintatapoja

Kun koronavirus-pandemia iski, meidän kaikkien oli sopeuduttava ja löydettävä uusia toimintatapoja. Nykyään hybridityöpaikat ovat uusi normaali käytäntö, ja organisaatioiden on sopeuduttava niin, että työntekijät voivat työskennellä sekä toimistolla että kotona.

Kun arkistosi on saatavilla digitaalisesti, myös etätyöntekijät pääsevät käsiksi tarvitsemiinsa tietoihin, mikä on olennaista tuottavien työtapojenkannalta. Haluatko tehdä enemmän sopeuttaaksesi yrityksesi hybridityömalliin? Iron Mountainin Clean Start -palvelun avulla voimme optimoida toimistosi nykypäivän tarpeiden mukaan. Asiantuntijamme tulevat luoksesi ja tarkastelevat, miten käytät tilojasi nykyään, jotta voimme löytää parannuksia. Teemme konkreettisia ehdotuksia digitaalisista ja fyysisistä toimenpiteistä, jotka johtavat säästöihin ja tehokkaampaan työskentelyyn.

Haluatko tietää lisää Iron Mountainista ja palveluistamme? Ota yhteyttä jo tänään!