Asiakirjojen suojatun käsittelyn ABC

Raportti

Lue artikkelimme tutustuaksesi asiakirjojen suojattuun käsittelyyn ja siihen, mitä seikkoja tulee ottaa huomioon päätettäessä asiakirjojen säilytysaikataulusta.

15. heinäkuuta 202212 minuuttia

Lataa tukimateriaali

Mitä on asiakirjojen suojattu käsittely?

Muutamia poikkeuksia lukuunottamatta kaikella tiedolla on elinkaaren loppupiste. Siinä kohtaa on tehtävä päätös joko tietojen tuhoamisesta tai niiden säilyttämisestä arkistointia tai tiedonhakua varten prosessilla, jota kutsutaan asiakirjojen suojatuksi käsittelyksi. Avain suojatun käsittelyn päätöksentekoprosessiin on organisaatiota laillisesti sitova tietueiden säilytysaikataulu (RRS). Kun päätös tietojen tuhoamisesta – tai säilyttämisestä – on tehty, prosessi on suoritettava tavalla, joka on organisaation linjauksen mukainen. Tämä voi tarkoittaa asiakirjojen turvallista käsittelyä tai magneettinauhojen demagnetointia. Jos tietueita on säilytettävä pätevästä liiketoiminnallisesta syystä, se voi tarkoittaa niiden anonymisointia ennen niiden siirtämistä datavirtaan.

Asiakirjojen suojattu käsittely tarkoittaa päätöksen tekemistä siitä, mitä dataa voidaan käsitellä virallisen linjauksen perusteella sekä siitä, siirretäänkö tiedot turvalliseen arkistoon tai tuhotaanko ne asianmukaisella tavalla.

Mitä tarkoittaa tietueiden säilytysaikataulu (RRS)?

Jotta virallisia liiketoimitatietoja voidaan hallita oikein, organisaatioilla on oltava virallinen, valtuutettu kirjanpidon säilytysaikataulu. Aikataulut laaditaan tutkimalla, kuinka kauan tietoja on säilytettävä kaikilla niillä lainkäytön alueilla, joilla organisaatio toimii. Useimmissa tapauksissa organisaation lakiosasto on vastuussa palveluntarjoajan tai sisäisen tiimin toimittamien tutkimustulosten lopullisesta hyväksymisestä. Aikataulussa luetellaan organisaation toiminnot – kuten HR, kirjanpito, myynti ja markkinointi – sekä kaikki tietueryhmät tai -luokat sekä mallit jokaisesta niistä. Tietueet määritellään tiedoksi, jonka organisaatio tai henkilö luo, vastaanottaa ja ylläpitää todisteina sekä tietona lakisääteisten velvoitteidensa tai liiketoimiensa yhteydessä. Säilytyssääntö määrätään kunkin tietueluokan, kuten velkojen ja saatavien tai henkilöstön, osalta sääntelyllisten, laillisten ja toiminnallisten vaatimusten perusteella, jotka määrittelevät sen, kuinka kauan tietueita on säilytettävä.

Sääntö saattaa esimerkiksi edellyttää, että tietueita on säilytettävä 10 vuoden ajan niiden luomisesta tai seitsemän vuoden ajan kustakin tapahtumasta. Itse asiassa jotkut kutsuvat kirjanpidon säilytysaikataulua mieluummin tuhoamisaikatauluksi estääkseen liiallisen säilyttämisen ja edistääkseen asiakirjojen käsittelyä. Organisaatioiden on myös tehtävä poliittisia päätöksiä siitä, kuinka kauan tietoja, joita ei pidetä viralliseen liiketoimiin liittyvinä, tulee säilyttää – joko paperisina tai sähköisessä muodossa.

Miksi asiakirjojen suojattu käsittely on niin tärkeää? Vaikka useimmilla organisaatioilla on tietueiden säilytysaikataulu, tietojen tuhoamiseen liittyy monesti epäröintiä, minkä vuoksi vaalitaan usein säilytyskulttuuria, joka vaikeuttaa kurinalaista dokumentinhallintaa. Haluttomuus tietojen hävittämiseen johtuu yleensä joko yhdestä tai useammasta tekijästä. Mitä asiakirjojen käsittelyn tulisi sisältää?

Asiakirjahallintoon tulisi sisältyä tietohallinto, laillisuus, riskit, vaatimustenmukaisuus, tietueet/liiketoimintatiedon hallinta, data-analytiikka, turvallisuus ja keskeiset liiketoimintayksiköt.

Lukeaksesi koko tarinan englanniksi, lataa asiakirja tästä.