Ota yhteyttä
Täyttämällä tämän lomakkeen Iron Mountainin asiantuntija on sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.
Asiakirjojen ja muiden tietojen hallinta
Smart Sort
Lajittele ja hallitse suuria määriä fyysisiä asiakirjoja
Contact SalesSmart Records Cleanup Suite
Erottele yhdistetyt tiedot
Yhdistetyt tiedot ja sekoittuneet arkistot eivät aiheuta pelkästään harmia, sillä ne ovat myös vastuu, joka voi kasvattaa säilytyskustannuksia, lisätä epäsuotavan arkistonhallinnan riskejä ja haitata kriittisten tietojen käsittelyä.
Entä jos voisit erotella sekoittuneet tiedostosi tehokkaasti ja tietäisit mitä pitää säilyttää, tuhota tai digitoida, sekä tarvittaessa osaisit varautua juridisten tietojen luovutukseen? Entä jos voisit tehdä tämän kaiken ilman monimutkaista ja työlästä prosessia?
Iron Mountain Smart Sortin avulla se onnistuu. Smart Sort on yksinkertainen ja budjettiystävällinen arkistonhallinnan ratkaisu.
Kuinka Iron Mountain Smart Sort toimii
Iron Mountain Smart Sortin edut
✓ Asiakirjat löytyvät nopeasti ja tarkasti
✓ Voit tehdä perusteltuja päätöksiä siitä mitä tietoja säilytetään, tuhotaan tai digitoidaan
✓ Pienentää tietojen säilytyksen kustannuksia ja riskejä
✓ Tukee toimistoissa tapahtuvissa muutoksissa
✓ Nopeuttaa digitaalista muutosta
✓ Pääset käteväksi käsiksi liiketoiminnalle kriittisiin tietoihin
Ota yhteyttä, jos haluat lisätietojaUsein kysytyt kysymykset
Smart Sort on yksinkertainen ja budjettiystävällinen ratkaisu, joka auttaa asiakirjojen hallinnassa.
Onko Smart Sort tarkoitettu vain Iron Mountainilla säilytettäville tiedoille?
Entä jos tietojani on tallennettu useisiin toimipaikkoihin tai niitä on eri toimittajien hallussa?
Kokoamme ne yhteen Iron Mountainin toimipaikkaan ja toteutamme Smart Sort -projektin
sen jälkeen. Projektin päätyttyä säilytämme vain ne tiedot, joiden säilytys on tarpeen. Smart Sort -prosessi tunnistaa tiedot, joiden säilytysvaatimus on täyttynyt ja jotka voidaan perustellusti hävittää. Kun arkisto on järjestyksessä, voit pienentää kustannuksiasi
maksamalla vain niiden tietojen säilytyksestä, joita on määräysten mukaan säilytettävä.
Mitä Smart Sort -prosessin käynnistämiseen tarvitaan?
Tukeeko Smart Sort useita tietojen säilytyskäytäntöjä ja asiakirjatyyppejä?
Mitä asiakirjatyyppejä Smart Sort -projektiin suositellaan ja mitä ei?
- Hyödyt Smart Sortista parhaiten jos keskeiset asiakirjat, kuten lainat, vakuutukset, korvaushakemukset, potilasasiakirjat, henkilöstöasiakirjat, sisältävät tapahtumapäivämäärän sekä arkistointikäytänteet.
- Tiettyjä yritysasiakirjoja, kuten palkka-asiakirjoja ja laskuja ei suositella sisällytettäväksi mukaan tähän prosessiin.
Onko minun käytettävä Smart Sortia kaikkeen arkistointiin liittyvään samantien, vai voinko käyttää vaiheittaista lähestymistapaa?
Tarvitsen asiakirjojen tuhoamiseen sopivan prosessin. Miten Smart Sort voi auttaa?
- Smart Sort -prosessissa hyödynnetään säilytysaikataulua ja -sääntöjä standardoitujen menetelmien luomisessa, jotka helpottavat tiedostojen käsittelyä. Tämän sääntöihin perustuvan lähestymistavan avulla pystymme tuottamaan johdonmukaisia ja perusteltavissa olevia arkistonhallinnon ratkaisuja.
- Smart Sort -prosessin lopussa saat raportin, joka antaa näkyvyyttä asiakirjatasolla ja määrittää paikan jokaiselle asiakirjalle. Tämän raportin avulla voit perustella kuhunkin asiakirjaan liittyviä toimenpiteitä.
Ota yhteyttä
Kirjautuminen asiakas- portaaleihin
Kirjaudu tilillesi.
Tukipalvelu
Asiakaspalvelumme vastaa kysymyksiisi mahdollisimman pian.
Soita myyntitiimille
Ota yhteyttä Iron Mountainin asiantuntijaan ratkaisun löytämiseksi.