Gain control of your records inventory with legacy records cleanup and Smart Sort from Iron Mountain.

Asiakirjojen ja muiden tietojen hallinta

Smart Sort

Lajittele ja hallitse suuria määriä fyysisiä asiakirjoja

Contact Sales

Erottele yhdistetyt tiedot

Yhdistetyt tiedot ja sekoittuneet arkistot eivät aiheuta pelkästään harmia, sillä ne ovat myös vastuu, joka voi kasvattaa säilytyskustannuksia, lisätä epäsuotavan arkistonhallinnan riskejä ja haitata kriittisten tietojen käsittelyä.

Entä jos voisit erotella sekoittuneet tiedostosi tehokkaasti ja tietäisit mitä pitää säilyttää, tuhota tai digitoida, sekä tarvittaessa osaisit varautua juridisten tietojen luovutukseen? Entä jos voisit tehdä tämän kaiken ilman monimutkaista ja työlästä prosessia?

Iron Mountain Smart Sortin avulla se onnistuu. Smart Sort on yksinkertainen ja budjettiystävällinen arkistonhallinnan ratkaisu.

Iron Mountain Smart Sortin edut

Asiakirjat löytyvät nopeasti ja tarkasti

Voit tehdä perusteltuja päätöksiä siitä mitä tietoja säilytetään, tuhotaan tai digitoidaan

Pienentää tietojen säilytyksen kustannuksia ja riskejä

Tukee toimistoissa tapahtuvissa muutoksissa

Nopeuttaa digitaalista muutosta

Pääset käteväksi käsiksi liiketoiminnalle kriittisiin tietoihin

Ota yhteyttä, jos haluat lisätietoja

Usein kysytyt kysymykset

Smart Sort on yksinkertainen ja budjettiystävällinen ratkaisu, joka auttaa asiakirjojen hallinnassa.

Onko Smart Sort tarkoitettu vain Iron Mountainilla säilytettäville tiedoille?
Voimme toteuttaa Smart Sort -projektin joko omissa tiloissasi tai meillä.
Entä jos tietojani on tallennettu useisiin toimipaikkoihin tai niitä on eri toimittajien hallussa?
Kokoamme ne yhteen Iron Mountainin toimipaikkaan ja toteutamme Smart Sort -projektin sen jälkeen. Projektin päätyttyä säilytämme vain ne tiedot, joiden säilytys on tarpeen. Smart Sort -prosessi tunnistaa tiedot, joiden säilytysvaatimus on täyttynyt ja jotka voidaan perustellusti hävittää. Kun arkisto on järjestyksessä, voit pienentää kustannuksiasi maksamalla vain niiden tietojen säilytyksestä, joita on määräysten mukaan säilytettävä.
Mitä Smart Sort -prosessin käynnistämiseen tarvitaan?
Tarvitsemme tietoja yrityksesi ydinliiketoiminnan käytännöistä, kuten millaisia hakemistoja käytetään tietojen löytämiseen ja mitkä ovat olleet tähänastisia arkistonhallinnan käytänteitä, sekä lisäksi ajantasaisen tietojen säilytysaikataulun.
Tukeeko Smart Sort useita tietojen säilytyskäytäntöjä ja asiakirjatyyppejä?
Kyllä, jokainen projekti räätälöidään yrityksenne tietojen säilytyskäytäntöjen ja erityisvaatimusten mukaan.
Mitä asiakirjatyyppejä Smart Sort -projektiin suositellaan ja mitä ei?
  • Hyödyt Smart Sortista parhaiten jos keskeiset asiakirjat, kuten lainat, vakuutukset, korvaushakemukset, potilasasiakirjat, henkilöstöasiakirjat, sisältävät tapahtumapäivämäärän sekä arkistointikäytänteet.
  • Tiettyjä yritysasiakirjoja, kuten palkka-asiakirjoja ja laskuja ei suositella sisällytettäväksi mukaan tähän prosessiin.
Onko minun käytettävä Smart Sortia kaikkeen arkistointiin liittyvään samantien, vai voinko käyttää vaiheittaista lähestymistapaa?
Sinä valitset miten haluat jatkaa ja projekti mukautetaan tarpeisiisi, tavoitteisiisi ja budjettiisi.
Tarvitsen asiakirjojen tuhoamiseen sopivan prosessin. Miten Smart Sort voi auttaa?
  • Smart Sort -prosessissa hyödynnetään säilytysaikataulua ja -sääntöjä standardoitujen menetelmien luomisessa, jotka helpottavat tiedostojen käsittelyä. Tämän sääntöihin perustuvan lähestymistavan avulla pystymme tuottamaan johdonmukaisia ja perusteltavissa olevia arkistonhallinnon ratkaisuja.
  • Smart Sort -prosessin lopussa saat raportin, joka antaa näkyvyyttä asiakirjatasolla ja määrittää paikan jokaiselle asiakirjalle. Tämän raportin avulla voit perustella kuhunkin asiakirjaan liittyviä toimenpiteitä.

Aloittaminen on helppoa.

Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä. Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä.

Ota yhteyttä

paper and pen

Ota yhteyttä

Täyttämällä tämän lomakkeen Iron Mountainin asiantuntija on sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.
Ota yhteyttä
laptop profile screen

Kirjautuminen asiakas- portaaleihin

Kirjaudu tilillesi.
Aloita
customer service

Tukipalvelu

Asiakaspalvelumme vastaa kysymyksiisi mahdollisimman pian.
Pyydä tukea
ringing telephone

Soita myyntitiimille

Ota yhteyttä Iron Mountainin asiantuntijaan ratkaisun löytämiseksi.
+358 9 8256 0215