Iron Mountain Smart Sort

Ratkaisuoppaat

Ota arkistosi hallintaan Iron Mountain Smart Sortin avulla kustannustehokkaasti ja saamalla paremman näkyvyyden tietoihisi.

10. huhtikuuta 20246 minuuttia

Lataa tukimateriaali

Iron Mountain employee looking for a box in a warehouse

Saavuta tiedonhallinnan ja liiketoiminnan tavoitteet

Onko sinulla...

runsaasti vuosia tai vuosikymmeniä vanhoja asiakirjoja?
vaikeuksia löytää asiakirjoja niitä tarvitessasi?
halua siirtää arkistojasi, mutta ensin olisi hävitettävä asiakirjat, joita et enää tarvitse?
tarvetta hävittää asiakirjoja, mutta et osaa varmuudella päättää, mitkä niistä voi hävittää ilman huomattavia investointeja?
halua päästä eroon papereista, mutta sinun on vaikea päättää, mitkä asiakirjat digitoidaan?
tarvetta erotella asiakirjoja fuusiota tai yrityskauppaa varten?

Jos vastasit kyllä johonkin näistä kysymyksistä, kysy meiltä Iron Mountain Smart Sortista.

Haasteesi

Arkistosi on lajiteltava ja järjestettävä uudelleen, jotta asiakirjojen käyttöä koskevat päätökset pystytään tekemään perustellusti. Valitettavasti tämä ei ole aivan niin helppoa kuin miltä se kuulostaa.

Mikä tekee järjestelystä niin monimutkaista?

Arkiston integriteetin/näkyvyyden puute: Kun keskeisiä metatietoja ei kerätä ja luetella tietojen koko elinkaaren aikana, on vaikeaa etsiä ja hallita tietoja ja tehdä päätöksiä siitä, mitä asiakirjoja säilytetään, digitoidaan tai hävitetään.
Sekalaiset asiakirjatyypit ja tapahtumapäivämäärien monimutkaisuus: Erityyppisillä asiakirjoilla on erilaisia vaatimuksia. Jos asiakirjoja ei ole järjestetty asiakirjaluokituksen tai tapahtumapäivän mukaan, et voi ryhtyä toimenpiteisiin luottavaisin mielin ja perustellusti.
Asiakirjojen uudelleenjärjestely on työlästä ja kallista: Sinulla ei ole resursseja lajitella jokaista asiakirjaa hävittämiskelpoisuuspäivän, asiakirjatyypin, yksilöllisen tunnisteen tai muun vaatimuksen mukaan.

Mitä tämä tarkoittaa

Turhat kustannukset:
Suuri määrä asiakirjoja, joissa ei ole asiakirjatason metatietoja ja joita säilytetään ilman huomioon otettavia hävittämiskelpoisuuspäivämääriä tai asiakirjojen luokittelua, vaikuttaa kykyysi hallita arkistoasi tehokkaasti.
Lisääntynyt riski:
Asiakirjojen säilyttäminen tarpeettoman pitkään lisää tietojen menetyksen ja sääntelyiden rikkomisen riskiä. Se vaikeuttaa myös oikeudellisten tietojen löytämistä, auditointiin reagointia ja vaatimustenmukaisuuden hallintaprosesseja.
Tuottavuuden heikkeneminen:
Tarvittavien tietojen löytäminen ja asiakirjojen käsittelyä koskevien nopeiden päätösten tekeminen vaatii hyvin organisoitua arkistoa. Ilman tehokasta asiakirjojen lajittelu- ja järjestämisprosessia voit menettää aikaa ja viivästyttää tärkeitä tavoitteitasi.

Helpota ja nopeuta päätöksentekoa

Iron Mountain Smart Sortin avulla voit tehdä nopeasti ja luottavaisin mielin vanhoja asiakirjojasi koskevia päätöksiä, mikä mahdollistaa paremmin määräyksiä vastaavan ja tehokkaamman asiakirjojen hallinnan.

Koulutettu arkistonhallintatiimimme käyttää tietokannastasi ja arkistojen säilytysaikataulustasi saatuja tietoja päätöksenteon automatisointiin tiedostotasolla. Lajittelemme ja järjestämme asiakirjasi uudelleen, jotta voit tehdä luottavaisin mielin päätöksiä niiden käytöstä ja saavuttaa nopeasti liiketoimintatavoitteesi, kuten reagoida myyntiä, juridisia seikkoja tai hävittämistä koskeviin vaatimuksiin.

Tiimimme voi tukea sinua Iron Mountainin säilytyskeskuksista käsin tai paikan päällä omissa tiloissasi.

Smart Sort -toiminnon avulla voit tehdä perusteltuja päätöksiä lajittelemalla ja järjestämällä asiakirjat uudelleen seuraavasti

Hävittämispäivämäärä

Lajittele ja järjestä asiakirjat uudelleen hävittämiskelpoisuusvuoden mukaan, jotta voit turvallisesti hävittää paperiasiakirjat niiden säilyttämisaikojen täytyttyä.

Kategoria

Erilaiset hankkeet, kuten yrityksen kiinteän omaisuuden myynti, edellyttävät asiakirjojen erottelua lyhyessä ajassa. Lajittelemme ja järjestämme uudelleen asiakirjasi asiakirjatyypin, asiakirjan tilan, yksilöllisen tunnisteen tai minkä tahansa haluamasi perusteella.

Yhdistäminen

Jos et tarvitse arkiston lajittelua ja uudelleenjärjestämistä, käytä Smart Sort -toimintoa metatietojen soveltamiseen tietoihin tiedostotasolla, jotta vältät manuaalisen asiakirjatason luetteloinnin korkeat kustannukset.

Smart Sort -prosessi mahdollistaa automaattisen päätöksenteon siitä, mitä millekin asiakirjalle tulisi tehdä organisaatiosi erityisvaatimusten täyttämiseksi.

Saavuta tietohallintoa koskevat liiketoimintatavoitteesi

Tee nopeita ja varmoja päätöksiä
Iron Mountain hyödyntää olemassa olevan tietokannan ja säilytysaikataulun tietoja perustellun päätöksenteon automatisoinnissa.
Helpota tulevaisuuden päätöksentekoa
Tallennetut tiedot lajitellaan hävittämiskelpoisuusvuoden, asiakirjatyypin, yksilöllisen tunnisteen — tai minkä tahansa haluamasi tiedon mukaan.
Vähennä arkistonhallinnan kustannuksia ja riskejä
Aloita hävittämiskelpoisten asiakirjojen välitön hävittäminen säilytyskustannusten pienentämiseksi ja lakisääteisten löydös-, auditointi- ja vaatimustenmukaisuusriskien vähentämiseksi.
Paranna hakujen onnistumista
Kun Smart Sort -projekti on valmis, käytössäsi on ajantasainen luettelo, joka mahdollistaa tarkat ja tehokkaat arkistot.

Smart Sort - esimerkki sitoutumisesta

Haaste

Suuri terveydenhuollon organisaatio halusi vähentää kustannuksia ja riskejä hävittämällä asiakirjoja, joiden säilytysvaatimukset olivat jo täyttyneet. He eivät kuitenkaan osanneet tunnistaa helposti ja perustellusti hävittämiskelposia asiakirjoja, koska heillä ei ollut tarvittavaa budjettia pitkäaikaisen ja työlään etsintäprojektin toteuttamiseen. Rajalliset resurssit rajoittivat organisaation intoa perusteltuun hävittämiseen.

Ratkaisu

Smart Sort -prosessin jälkeen Iron Mountainin tiimi keräsi 48 000 arkistolaatikkoa ja tarkisti sisällön asiakirjatasolla.Reaaliajassa asiakirjat lajiteltiin ja pakattiin uudelleen tulevan hävittämispäivän ja säilytysaikataulun mukaisesti. Samalla tunnistettiin asiakirjat, jotka voitaisiin jo hävittää.

Tulokset