Arkistonhallinnan järjestelypalvelu
Smart Reveal
Sisällöltään tuntemattomien asiakirjojen tunnistaminen
Ota yhteyttä myyntiinSmart Records Cleanup Suite
Onko tallennetuissa asiakirjoissa liian vähän kuvaavia tietoja tai puuttuvatko ne kokonaan?
Jotta voit hallita asiakirja-arkistoa oikein ja tehdä käsittelypäätöksiä, sinun on tiedettävä, mitä sinulla on, ja mahdollisesti kunkin laatikon oikea omistaja.
Ilman tätä tietoa et voi ryhtyä toimenpiteisiin ja joudut säilyttämään asiakirjoja paljon pidempään kuin on tarpeen. Saatat joutua käyttämään aikaa ja resursseja jokaisen laatikon tarkistamiseen manuaalisesti, mikä on vaivalloinen prosessi, etenkin jos asiakirjoja säilytetään useissa eri paikoissa.
Vaihtoehtoisesti voit valita Iron Mountain Smart Reveal -palvelun. Se yhdistää vanhat metatietosi kuviin jokaisen laatikon ulkopuolelta sekä ylhäältä otettuun kuvaan sisällöstä, minkä ansiosta voit tehdä nopeita ja perusteltuja järjestelypäätöksiä.
Saat kaikki tiedot, joita tarvitset tietoon perustuvien toimenpiteiden suorittamiseen, kuten:
Päivittää metatiedot ja kuvaukset
Lähettää järjestelmään tiedostotason indeksointia varten
Lähettää laatikko omistajalle
Digitoida asiakirjat
Tuhota laatikon sisältö ja paljon muuta
Smart Reveal
Yhteenveto ratkaisusta
Tunnista varastossa olevat laatikot, joissa on vähän tai ei lainkaan kuvailevia tietoja.
Ota kuvia laatikon etuosasta ja sisällöstä ylhäältä päin. Voit lisätä kuvia tarpeidesi mukaan.
Tarkastele laatikkokuvia suojatun yhteyden kautta. Valitse ja määritä haluamasi toimenpide kullekin laatikolle.
Iron Mountain Smart Revealin avulla voit:
Tiedä, mitä sinulla on
Saat täydellisen käsityksen asiakirjoistasi, jotta voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja ryhtyä asianmukaisiin toimiin.
Tee perusteltuja päätöksiä siitä, mitä asiakirjoja säilytetään, tuhotaan tai digitalisoidaan
Lopeta kaiken tallentaminen, kaiken digitalisointi tai kaikkien tietojen umpimähkäinen tuhoaminen ja päivitä samalla arkistonhallinnon käytännöt. Tunne olosi voimaantuneeksi, kun tiedät tekeväsi oikean päätöksen jokaisen asiakirjan kohdalla, joka kerta.
Vähennä säilytyksen kustannuksia ja riskejä
Kaiken tallentaminen lisää kustannuksia ja altistaa tietohäviöille ja vaatimustenmukaisuusrikkomuksille. Lopeta sellaisten tietojen säilyttäminen, joita ei enää tarvitse säilyttää.
Paranna tuottavuutta
Lisää organisaatiosi nopeutta ja tehokkuutta antamalla työntekijöille mahdollisuus löytää tarvitsemansa ja tehdä nopeita päätöksiä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mistä tiedän, mitkä asiakirjalaatikot sopivat Smart Reveal -palveluun?
Voiko Iron Mountain auttaa minua päättämään, mitkä laatikot sopivat Smart Reveal -prosessiin?
Kuinka monta kuvaa Smart Reveal ottaa?
Toimiiko Smart Reveal paperittomien asiakirjojen kanssa?
Mitä Iron Mountain tarvitsee minulta Smart Reveal -projektin määrittämiseen?
Voinko päättää, kuinka monelle laatikolle haluan suorittaa Smart Reveal -toiminnon?
Vaaditaanko Smart Revealin hyödyntämiseen tietty vähimmäismäärä laatikoita?
Varastoni sijaitsee useissa eri säilytystiloissa. Voinko odottaa saavani saman kokemuksen kaikissa toimipaikoissa?
Onko olemassa muita tuotteita tai ohjelmia, jotka toimivat yhdessä Smart Revealin kanssa ja auttavat minua järjestelemään vanhat arkistoni?
Iron Mountainin Smart Sort -palvelu auttaa lajittelemaan ja järjestelemään sekalaiset asiakirjat uudelleen hävittämiskelpoisuuden, asiakirjatyypin, asiakirjan tilan, yksilöllisen tunnisteen tai minkä tahansa haluamasi tiedon perusteella. Lisätietoja on osoitteessa ironmountain.com/smartsort.
Aiheeseen liittyvät tukimateriaalit
Ota yhteyttä
Ota yhteyttä
Täyttämällä tämän lomakkeen Iron Mountainin asiantuntija on sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.
Kirjautuminen asiakas- portaaleihin
Kirjaudu tilillesi.
Tukipalvelu
Asiakaspalvelumme vastaa kysymyksiisi mahdollisimman pian.
Soita myyntitiimille
Ota yhteyttä Iron Mountainin asiantuntijaan ratkaisun löytämiseksi.