Tutustu asiakirjojen säilytyslaatikoiden sisältöön

Tunnista asiakirjat Iron Mountain Smart Reveal -palvelun avulla ja tee niihin liittyviä perusteltuja päätöksiä.

Liiketoiminnan haasteet

Kun asiakirjoja säilytetään ilman metatietoja tai kuvailevia tietoja, on mahdotonta ymmärtää, mitä sinulla on, ja tehdä perusteltuja päätöksiä siitä, mitä säilyttää, tuhota tai digitalisoida. Puuttuvien tietojen kerääminen on vaivalloinen prosessi, joka edellyttää jokaisen laatikon sisällön manuaalista tarkistamista ja dokumentointia. Mitä tapahtuu, jos sinulla ei ole budjettia, henkilökuntaa, asiantuntemusta, aikaa ja tilaa, joita niin laaja projekti vaatii?

Miten tämä vaikuttaa sinuun?

Ilman perusteellista ymmärrystä asiakirjoistasi– ja siten kykyä tehdä perusteltuja päätöksiä – sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin säilyttää asiakirjoja loputtomiin. Tämä ei tarkoita ainoastaan tarpeettomia kustannuksia ja riskejä, vaan myös rajoittaa kykyäsi löytää tietoja tai reagoida nopeasti vaatimustenmukaisuusvelvoitteisiin, fuusioihin, yritysostoihin ja divestointeihin.

Onko sinulla...

• säilytyksessä asiakirjoja, joiden laatikoissa on vain vähän tai ei lainkaan kuvauksia?
• laatikoita, joiden sisältö on tuntematon?
• haluatko tietää, mitä nämä laatikot sisältävät?
• haluatko säilyttää näitä laatikoita pidempään kuin on tarpeen?
• puuttuko sinulta resursseja, aikaa ja tilaa asian selvittämiseen itse?
• epäröitkö aloittaa järjestelyprojektia?

Jos vastasit kyllä johonkin näistä kysymyksistä, kysy meiltä Iron Mountain Smart Revealista.

Noin 20 % paperiasiakirjoista säilytetään laatikoissa, joissa on vähän tai ei lainkaan metatietoja.* Tämä tekee vanhojen arkistojen siivoamisesta uskomattoman vaikeaa.

*Asiakirjojen tunnistamisen ja järjestelyn prioriteettikysely suoritettiin kolmannen osapuolen palveluntarjoajan kautta huhtikuussa 2022.

Tunne asiakirjasi sisältä ja ulkoa

Hanki laatikkokohtaiset metatiedot, joita tarvitset perusteltujen päätösten tekemiseen

Smart Reveal on kustannustehokas ratkaisu, joka tarjoaa sekä valokuvia että tietoja tuntemattomia asiakirjoja sisältävistä säilytyslaatikoista, jotta voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä siitä, mitä tehdä: säilyttää, tuhota suojatusti, päivittää metatietoja, määrittää omistaja, digitalisoida asiakirjoja tai mitä tahansa muuta tarvitset.

Smart Reveal -ratkaisu ottaa kuvia jokaisen laatikon ulkopuolelta sekä kuvan yläpuolelta, joka auttaa määrittämään, mitä laatikko sisältää. Ratkaisu tarjoaa olemassa olevat historialliset metatiedot, jotta sinulla on kaikki tarvittava jokaisen laatikon sisällön arviointiin ja tietoon perustuvan päätöksen tekemiseen asianmukaisista toimenpiteistä.

Näitä ovat mm. seuraavat:

• Laatikkokohtaisten metatietojen ja kuvausten välitön päivitys
• Valittujen laatikoiden tuhoaminen
• Oikean omistajan määrittäminen
• Laatikoiden lähettäminen tietojen syöttöä ja luettelointia varten
• Laatikoiden lähettäminen tarkempaan tarkasteluun
• Asiakirjojen digitointi
• Valokuvien määrän ja katselukulmien mukauttaminen arviointia varten