Näin luot tehokkaan tiedonhallintasuunnitelman

Yritysten arkistot täyttyvät nykyään erityyppisistä tiedostoista, minkä vuoksi asiakirjojen hallinta onkin entistä tärkeämpää. Ensimmäinen askel on kehittää tehokas tiedonhallintasuunnitelma, jonka avulla voidaan hallita tietotulvaa, minimoida asiakirjojen virheellisyyttä ja noudattaa asetettuja vaatimuksia. Iron Mountain tarjoaa asiantuntemusta ja ratkaisuja, joiden avulla voit vahvistaa yrityksesi tiedonhallintaa ja varmistat säädösten ja lakien noudattamisen.

Tiedonhallinnan haasteet

Yritykset kohtaavat monia tiedonhallinnan haasteita. Yksi yleisimmistä haasteista on valtavan tietomäärän kertyminen, minkä vuoksi on hankala arvioida, mitkä tiedostot ovat tärkeitä ja mitkä taas tulee arkistoida tai tuhota. Monien yritysten ongelmana on myös tiedonhallinnan epäjärjestelmällisyys. Eri työntekijät ja työryhmät saattavat käsitellä tiedostoja omalla tavallaan, mikä aiheuttaa sekaannusta ja tehottomuutta. Jos yritykseltä puuttuu selkeä ja johdonmukainen tiedonhallintasuunnitelma, tärkeitä asiakirjoja saatetaan tuhota epähuomiossa liian aikaisin tai vastaavasti säilyttää liian pitkään, mikä voi olla sääntöjenvastaista ja johtaa jopa sakkoihin. Tehokkuuteen ja selkeyteen saattaa vaikuttaa myös se, että kun tehtäviä suoritetaan manuaalisesti, samoja tietoja päätyy useisiin eri järjestelmiin. Lisäksi arkaluonteisten tietojen käsittely ja säilytys on haasteellista ja pahimmassa tapauksessa saattaa johtaa tietomurtoihin tai -vuotoihin.

Laadi tehokaks tiedonhallintasuunnitelma

Hyvin laaditun tiedonhallintasuunnitelman myötä yrityksen asiakirjoja on helpompi hallita koko niiden elinkaaren ajan. Suunnitelmaan kirjataan selkeät asiakirjojen arkistointia ja hävittämistä koskevat ohjeet ja sen käyttö helpottaakin sovellettavien lakien ja määräysten noudattamista. Tietoturvaa ja tehokkuutta lisää myös se, että suunnitelmassa määritellään, mitä tietoja yritys hallinnoi sekä missä ja miten pitkään niitä säilytetään.

Askeleet selkeän tiedonhallintasuunnitelman laatimiseen

1. Tunnista asiakirjat ja niiden sijainti: Aloita kartoittamalla kaikki yrityksesi käsittelemät asiakirjatyypit ja mihin ne on tallennettu.
2. Määrittele tiedostojen luokittelutapa ja luo käytäntö niiden säilyttämiselle: Luo looginen rakenne asiakirjojen luokittelulle ja määritä miten pitkään erityyppisiä tietoja säilytetään lakien ja sisäisten ohjeistusten puitteissa.
3. Ota mukaan osastot, joita suunnitelma koskee: Kun kaikki osastot otetaan mukaan suunnitteluun, tiedonhallintasuunnitelmasta tulee yhtenäisempi ja vältytään tietokatkoksilta.
4. Tekninen toteutus: Tiedostojen manuaalinen käsittely vähenee ja aikaa säästyy, kun hyödynnät erilaisia tiedonhallintaa automatisoivia työkaluja ja järjestelmiä.
5. Kouluta henkilökuntaasi: Varmista, että kaikki työntekijät ovat varmasti tietoisia uusista menetelmistä ja ymmärtävät myös, miten tärkeää niitä on noudattaa.
6. Tarkistukset ja seuranta: Tarkastele tiedonhallintasuunnitelmaa säännöllisesti ja varmista, että se vastaa edelleen yrityksen tarpeita sekä ulkoisia vaatimuksia.

Iron Mountain auttaa tehostamaan yrityksesi tiedonhallintaa

Iron Mountain tarjoaa konsultointipalvelua sekä teknologiaratkaisuja, joiden avulla voit tehostaa yrityksesi tiedonhallintaa. Policy center -ratkaisumme tarjoaa alustan, jonka avulla saat paremman yleiskuvan yrityksesi tiedostoista. Alusta lähettää automaattisesti muistutuksen, kun asiakirjojen säilyttämisen maksimiaika on tullut täyteen, mikä helpottaa sääntöjen noudattamista ja koko yrityksen tehokkuutta.

Hyvin suunniteltu tiedonhallinta vastaa asetettuihin vaatimuksiin, mutta on myös strateginen investointi, jonka avulla voidaan parantaa koko yrityksen tehokkuutta ja tietoturvaa. Otathan yhteyttä, Iron Mountain tarjoaa mielellään lisätietoja, miten voimme auttaa optimaalisen tiedonhallintajärjestelmän suunnittelemisessa.