1. Postin uudelleenohjaus
Ohjaat postisi meille täällä Iron Mountainilla, jossa digitalisoimme sen. Posti ei koskaan poistu Iron Mountainin säilytysketjusta.
Digitaalinen postinkäsittely
Digitaalisen postinkäsittelyn avulla voit hallita helposti ja saumattomasti kaikkea yritykselle saapuvaa postia, joka tulee olemaan saatavillasi digitaalisessa muodossa yhdessä paikassa.
Ota meihin yhteyttäDigitaalinen Postinkäsittely
Digitaalinen postipalvelu yrityksille sujuvoittaa työprosesseja
Toimistoon saapuvan fyysisen postin käsittely vie sekä aikaa että resursseja. Maksettavat laskut, allekirjoitettavat sopimukset ja tärkeät tiedot, joita tarvitaan kriittisten liiketoimintapäätösten tekemiseen. Kaikki posti on avattava, lajiteltava ja lähetettävä sitten oikeille henkilöille.
Iron Mountainin digitaalisen postinkäsittelyn avulla voit kerätä kaiken yritykselle saapuvan postin yhteen sähköiseen postilaatikkoon. Vastaanotamme fyysisen postisi, jonka asiantuntijatiimimme avaa turvallisissa tiloissamme. Skannauksen avulla posti saadaan digitaaliseen muotoon ja jaamme asiakirjat suoraan oikealle osastolle ja oikealle käyttäjälle. Postipalvelut sellaisina kuin niiden tulisikin olla – yksinkertaisia ja turvallisia.
Digitize and automate your mailroom workflows with Iron Mountain Digital Mailroom service
Näin Iron Mountainin digitaalinen postilaatikko toimi
Iron Mountainin sähköinen postilaatikko on turvallinen ja helppokäyttöinen, jotta kaikki postitukseen liittyvät toimet sujuisivat mahdollisimman saumattomasti. Näin se toimii:
2. Postin vastaanotto
Asiantuntijatiimimme vastaanottaa ja avaa fyysisen postisi turvallisissa tiloissamme.
3.Skannaus ja indeksointi
Skannaamme ja luetteloimme postin OCR-tekniikkaa hyödyntäen ja viemme sen digitaalisessa muodossa sähköiseen postilaatikkoon. Avainsanat napataan postin joukosta automaattisesti, jotta digitaaliset kopiot voidaan reitittää oikeille vastaanottajille. Avainsanat ovat sinun määrittämiäsi, ja niitä voidaan helposti muuttaa. Sähköiset tietosi salataan suojatussa verkossa koko prosessin ajan.
4. Roolipohjainen käyttöoikeus
Voit hallinnoida lopullisia vastaanottajia toimenkuvaan perustuvilla käyttöoikeuksilla, jotka varmistavat, että vain oikealla käyttäjällä on pääsy digitaaliseen postiisi.
5. Joustava pääsy digitaaliseen postiin
Digitaalinen postilaatikko on käytössäsi kellon ympäri riippumatta siitä, työskenteletkö toimistossa vai jossakin muualla.
6. Postinhallinta digitalisoinnin jälkeen
Digitalisoinnin jälkeen voit valita, mitä haluat tehdä paperipostille; voit palauttaa, säilyttää tai hävittää postin turvallisesti.
Digitaalinen postilaatikko kaikille yrityksille ja organisaatioille
Iron Mountainin digitaalinen postitusratkaisu on luonnollisesti sekä skaalautuva että mukautettavissa yrityksesi tarpeisiin. Valitse itse, vastaammeko postinkäsittelystä kokonaan vai osittain. Skannaamalla voit jakaa postin kanssamme, ja tuomme sen saataville digitaaliseen postinkäsittelyjärjestelmäämme ja varmistamme, että posti päätyy sinne, minne sen tulisikin päätyä.
Tällä tavalla saat kaiken yrityksen fyysisen ja digitaalisen postin koottuna yhteen paikkaan sekä pääsyn postiin riippumatta siitä, missä työskentelet. Tämä edistää tehokkaampaa työskentelyä ja tukee hyvin toimivaa organisaatiota.
Sähköinen postilaatikko on askel kohti paperitonta työpaikkaa
Monet organisaatiot pyrkivät paperittomaksi työpaikaksi sekä huolehtiakseen ympäristöstä että virtaviivaistaakseen työprosesseja. Fyysisen yritykselle saapuvan postin saapuessa edelleen toimistoon, paperiton työpaikka voi tuntua kaukaiselta ajatukselta. Valitse Iron Mountainin digitaalinen postinkäsittely ja ota ensimmäinen askel kohti paperitonta työpaikkaa.
Automatisoimalla postinkäsittelyn saat postisi täyden hallinnan. Syötämme fyysisen postisi automaattiseen postinkäsittelyjärjestelmäämme, josta voit sitten hallinnoida sekä fyysistä postia että sähköisessä postilaatikossa olevaa digitaalista postia, johon saat pääsyn järjestelmämme kautta. Kokonaisvaltaisen yleiskuvan ansiosta voit tehokkaasti etsiä, hallita ja jakaa postia turvallisella tavalla ilman yhtäkään fyysistä paperinpalaa.
Mitä etuja digitaalinen postilaatikko tarjoaa yrityksille?
Yritykselle saapuvan postin vastaanottaminen digitaalisessa muodossa tarjoaa monia eri etuja. Tässä muutamia etuja, joita sähköinen postilaatikko, jonne voit kerätä skannatun fyysisen sekä digitaalisen postin, voi sinulle tarjota:
Siirry paperittomaan aikakauteen
Muuntamalla kaiken fyysisen yritykselle saapuvan postin digitaaliseksi voit välttää uuvuttavat paperityöt. Säästät aikaa ja voit helposti jakaa postin niiden yrityksen työntekijöiden kanssa, joita asia koskee.
Kaikki yhdessä paikassa
Digitaalinen postinkäsittely takaa sen, että voit kerätä kaiken postisi yhteen paikkaan menettämättä tärkeitä tietoja.
Etsi nopeasti
Käyttämämme tekstintunnistuksen (OCR) ansiosta kaikki tietueesi sisältö on haettavissa sekä tekstin että merkin avulla. Voit etsiä nopeasti tiettyjä tietoja tai asiakirjoja.
Suojaa tietosi
Iron Mountainilla tietosi ovat aina suojattuja korkeimmalla turvallisuudella. Kun posti muutetaan digitaaliseen muotoon, se salataan ja lähetetään suojattuun verkkoon, johon on rajoitettu pääsy.
Automatisoitu työnkulku
Postinkäsittelyn manuaalisen työn vähentäminen ja työnkulun automatisointi vapauttavat arvokasta aikaa, jonka voit näiden sijaan käyttää ydinliiketoimintaasi.
Parempi jäljitettävyys ja valvonta
Yritysten digitaalinen postilaatikko helpottaa postin seurantaa, mikä puolestaan auttaa hallinnoimaan asiakirjavirtoja paremmin.
Aiheeseen liittyvät resurssit
Näytä lisää tukimateriaalejaNäytä lisää tukimateriaaleja
Tarjoamamme lisäpalvelut
Asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi
Iron Mountainin asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi on palvelu, jonka avulla kaikki tietosi ovat saatavilla digitaalisessa muodossa yhdessä paikassa. Lue lisää täältä!
Älykäs asiakirjojen käsittely ja työnkulun automatisointi
Digitaalisoi, säilytä, automatisoi ja vapauta datasi voima automaation avulla.
Turvallinen Yritysten Loppukäyttäjien IT-Laitteiden Tuhoaminen
Paranna turvallisuutta, kestävyyttä ja suojaa brändisi mainetta ITAD-palveluillamme
Usein kysytyt kysymykset
Miten Iron Mountain varmistaa postin ohjaamisen oikeille vastaanottajille?
Jokaiselle asiakkaalle on määritelty käyttäjäryhmä, ja varmistaakseen postin ohjautumisen oikeille henkilöille, käyttäjäryhmät yhdistetään oikeiden metatietojen suojaussääntöihin. Iron Mountainin käyttöönottotiimi varmistaa, että organisaatiossasi on käytössä asianmukaiset roolit ja turvatoiminnot, jotta tietoturva ja tietosuoja säilyvät.
Kenellä on pääsy posteihini?
Iron Mountainin käyttöönottotiimi järjestää tapaamisen organisaationne kanssa selvittääkseen, miten organisaationne haluaa käsitellä postia: osastoittain, kerroksittain, yksilöittäin jne. Sen jälkeen Iron Mountain määrittää käyttäjät, käyttäjäryhmät ja metatietojen suojaussäännöt varmistaakseen, että postiin pääsevät käsiksi oikeat henkilöt. Monissa organisaatioissa on myös ylläpitäjä, joka voi päivittää tätä hierarkiaa, jos esimerkiksi olet lomalla ja postisi täytyy uudelleenohjata väliaikaisesti.
Mitä postillemme tapahtuu digitoinnin jälkeen?
Voit valita useista kirjepostin hävittämisvaihtoehdoista:
- Kirjepostisi palautetaan sinulle
- Kirjepostisi säilytetään Iron Mountainin arkistokeskuksessa
- Kirjepostisi tuhotaan turvallisesti
Ota yhteyttä
Ota yhteyttä
Täyttämällä tämän lomakkeen Iron Mountainin asiantuntija on sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.
Kirjautuminen asiakas- portaaleihin
Kirjaudu tilillesi.
Tukipalvelu
Asiakaspalvelumme vastaa kysymyksiisi mahdollisimman pian.
Soita myyntitiimille
Ota yhteyttä Iron Mountainin asiantuntijaan ratkaisun löytämiseksi.