Yleiset arkistointikäsitteet – sanasto

Arkistointi tarkoittaa sitä, että asiakirjoja ja tietoja tallennetaan ja säilytetään jäsennellysti tulevaa käyttöä varten. Sekä fyysiset että digitaaliset asiakirjat voidaan arkistoida. Arkistointia hyödyntämällä voidaan varmistua lakisääteisten vaatimusten täyttymisestä ja sen avulla voidaan helpottaa liiketoimintaprosesseja ja säilyttää historiallisesti arvokasta tietoa. Tehokas arkistointi edellyttää selkeitä menettelytapoja ja oikeita työkaluja, joilla varmistetaan, että tieto on saatavilla, suojattu ja asianmukaisesti järjestetty.

Ulkoistettu arkistointi tarkoittaa sitä, että organisaatio antaa asiakirjojen tallennuksen ja hallinnan ulkopuolisen yhteistyökumppanin suoritettavaksi. Arkistoinnin ulkoistaminen säästää tilaa ja vähentää oman henkilöstön työmäärää. Samalla varmistutaan siitä, että arkistoinnissa noudatetaan kaikkia sovellettavia lakeja ja määräyksiä.

Ulkoistetun arkistoinnin merkittävänä etuna on se, että voidaan käyttää juuri yrityksen tarpeisiin sopivia palveluja. Tämä voi sisältää asiakirjojen fyysistä tai digitaalista tallentamista, tai molempia yhdessä. Lisäksi ulkoinen arkistointi tarjoaa paremman suojan arkaluonteisille tiedoille, sillä ammattimaiset toimijat hyödyntävät palveluissaan muun muassa lukittuja kuljetuksia, vartioituja säilytystiloja sekä pitkälle kehitettyjä digitaalisia järjestelmiä.

Sähköpostin arkistointiin ja säilytysaikaan ei ole olemassa yleisiä sääntöjä yksityisellä sektorilla, mutta yrityksen menettelytavoista ja toimialasta riippuen voi olla mahdollista, että joitakin sähköposteja tulee säilyttää tietyn aikaa. Samalla on tärkeää pitää mielessä, että joihinkin sähköposteihin voidaan soveltaa muita lakisääteisiä vaatimuksia. Esimerkiksi kirjanpitoon tai työsuhteeseen liittyvät tärkeät viestit tulisi tallentaa kirjanpitolakia ja työsopimuslakia noudattaen.

Julkisella sektorilla sovelletaan erityissääntöjä julkisuusperiaatteen mukaisesti, jonka mukaan viranomaisten asiakirjojen on oltava julkisesti kansalaisten saatavilla, ellei niiden saatavuutta ole välttämättömistä syistä rajattu. Sähköpostia voidaan pitää virallisena asiakirjana, jos sitä käytetään tiettyjen viranomaisten taholta toimenpiteiden sähköiseen vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa velvoittaa tiettyjä viranomaisia ylläpitämään ja säilyttämään sähköistä tiedonsiirtoa, johon voivat kuulua myös sähköpostit.

Kirjanpitolain mukaan sähköiset ja paperiset laskut on säilytettävä vähintään kuuden vuoden ajan ja sellaisessa muodossa, että tilintarkastaja tai muu viranomainen voi tarvittaessa tarkastella laskuja viiveettä. Paperilaskut on mahdollista säilyttää myös digitaalisessa muodossa, kunhan siirto ja skannaus tapahtuvat turvallisesti ilman riskiä tietojen muuttumisesta tai katoamisesta. Laskujen säilyttäminen sähköisessä muodossa helpottaa yritysten siirtymää täysin digitaaliseen laskujen hallintaan ja vähentää samalla fyysisen tallennuksen tarvetta.

Arkistojen tuhoaminen on arkiston elinkaaren viimeinen vaihe, johon kuuluu aineiston tietoturvallinen tuhoaminen. Sitä ei pidä sekoittaa arkiston karsimiseen, joka perustuu luokitteluun siitä, mitkä asiakirjat tullaan säilyttämään ja mitkä poistamaan. Arkiston karsiminen on valmistava prosessi, kun taas arkiston tuhoaminen tarkoittaa materiaalin pysyvää tuhoamista.

Tuhoaminen voidaan suorittaa eri turvatasoilla. Materiaalit, joissa ei ole arkaluonteisia tietoja, voidaan silputa ja lähettää kierrätettäväksi. Salassa pidettävän tiedon tuhoamisessa käytetään erityisiä lukittuja kuljetuksia, joiden avulla materiaali kuljetetaan vartioituihin tiloihin, missä tiedot sitten tuhotaan. Ennen kierrätystä asiakirjat silputaan hyvin pieneksi silpuksi ja varmistetaan, ettei tietoja ole mahdollista saada selville.

Arkistojen karsiminen tarkoittaa sellaisten asiakirjojen ja aineistojen siivoamista, joita ei enää tarvitse säilyttää. Se, kuinka kauan eri asiakirjoja tulisi arkistoida, määräytyy sekä lakien että yrityksen tarpeiden mukaan. Julkisten asiakirjojen arkistoinnista määrätään arkistolaissa, kun taas yritysten ja yksityisten toimijoiden on noudatettava kirjanpitolakia. Esimerkiksi kirjanpitoaineiston arkistointiaika on yleensä vähintään 6–10 vuotta, kun taas joitakin asiakirjoja voidaan joutua säilyttämään huomattavasti pidempään.

Arkiston karsiminen on tärkeä osa arkistonhallintaa ja auttaa organisaatioita pitämään arkistonsa ajan tasalla sekä parantamaan arkistonhallintaa. Karsimisen yhteydessä on syytä suunnitella, miten aineisto hävitetään tietoturvallisesti erityisesti silloin, jos arkisto sisältää arkaluonteisia tietoja.

Hyvin suunniteltu arkistojen karsimiskäytäntö tehostaa tiedonhallintaa ja auttaa varmistamaan, että lakeja ja määräyksiä noudatetaan.

Arkistolaissa säädetään, miten julkisia asiakirjoja tulee käsitellä ja säilyttää. Lain tarkoituksena on varmistaa julkisuusperiaate, eli kansalaisen oikeus päästä tärkeään tietoon, säilyttää kulttuuriperintöä ja tukea tutkimusta. Se koskee sekä fyysisiä että digitaalisia viranomaisasiakirjoja ja kattaa laissa määritetyt asiakirjat aina tilinpäätöksistä sähköposteihin ja verkkosivustoihin.

Arkistolain mukaan viranomaisten on ylläpidettävä arkistoaan niin, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvään säilytykseen suunnatut asiakirjat on puolestaan laadittava, tallennettava ja säilytettävä sellaisissa tiloissa kuin arkistolaitos on erikseen määrännyt. Lisäksi arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys.

Arkistolaki vaikuttaa myös siihen, miten viranomaisten tulee karsia ja tuhota asiakirjoja, jotta arvokasta tietoa ei katoaisi. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jokaisen viranomaisen on noudatettava selkeää arkistointipolitiikkaa sekä arkistojen hoitoa, säilyttämistä ja hävittämistä varten laadittuja todennettuja menettelytapoja.

Lakisääteisten vaatimusten mukaisessa arkistoinnissa on kyse asiakirjojen ja tietojen säilyttämisestä tavalla, joka täyttää liiketoimintaa koskevat säännöt ja ohjeistukset. Vaatimukset vaihtelevat toimialan ja asiakirjatyypin mukaan. Yritysten on esimerkiksi noudatettava kirjanpitolakia, joka edellyttää kirjanpitoaineistojen arkistointia vähintään 6–10 vuoden ajan. Lisäksi yritysten on noudatettava yleistä tietosuoja-asetusta, joka säätelee henkilötietojen käsittelyä ja säilyttämistä yksilöiden yksityisyyden suojaamiseksi.

Julkisella sektorilla keskeisiä lakeja ja säädöksiä ovat puolestaan asetus arkistolaitoksesta ja arkistolaki. Näiden avulla varmistetaan historiallisesti ja oikeudellisesti arvokkaiden asiakirjojen asianmukainen säilytys. Julkisella sektorilla on otettava huomioon myös julkisuusperiaate, jonka mukaan kansalaisilla on oikeus saada tietoa viranomaisten toiminnasta.

Kirjanpitolain mukaan yrityksen on säilytettävä kirjanpitolaissa määritettyä materiaalia vähintään 6–10 vuoden ajan, joka lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy. Kirjanpitoon liittyviä asiakirjoja ovat laskut, kuitit ja muut yrityksen taloustapahtumiin liittyvät tositteet. Tarkoituksena on varmistaa, että tiedot ovat saatavilla esimerkiksi tarkastusten tai oikeusriitojen varalta.

Kirjanpitolain noudattamiseksi yritys voi halutessaan arkistoida aineistonsa joko paperimuodossa tai digitaalisesti, tai näiden yhdistelmänä siten, että aineisto on tarvittaessa helposti tarkasteltavissa ja tulostettavissa. Nykyaikaisen teknologian ja selkeiden toimintamallien avulla yritykset voivat virtaviivaistaa kirjanpitoaan ja samalla varmistaa, että kaikkia ajankohtaisia lakeja ja määräyksiä noudatetaan.

Kirjanpitoarkisto, kuten laskut, kuitit ja muut asiakirjat, muodostavat yrityksen taloudellisen dokumentaation perustan. Kirjanpitoaineiston asianmukainen arkistointi luo selkeän ja helposti jäljitettävän perustan yrityksen taloudelle, ja vastaamaa niin yrityksen sisäisiin tarpeisiin kuin myös esimerkiksi veroviranomaisen asettamiin vaatimuksiin.

Lakisääteisten säilytysaikojen noudattamisen lisäksi on tärkeää varmistaa, että kirjanpitoaineisto on helposti saatavilla ja hyvin järjestetty. Riippumatta siitä, säilytetäänkö asiakirjoja fyysisesti vai digitaalisesti, yrityksellä tulee olla käytössään selkeät turvallisen säilytyksen toimintatavat, joilla tiedot voidaan suojata katoamiselta ja muilta vahingoilta. Tehokas arkistointi vähentää virheiden riskiä sekä helpottaa tulevia auditointeja tai tarkastuksia.

Yleinen tietosuoja-asetus, eli GDPR asettaa omat vaatimuksensa henkilötietojen käsittelylle, säilyttämiselle ja arkistoinnille yksilöiden yksityisyyden suojaamiseksi. Henkilötietoja sisältäviä tietoja arkistoitaessa yritysten on varmistettava, että vain olennaisia tietoja säilytetään ja että niitä käsitellään tavalla, joka täyttää tietosuoja-asetuksen perusperiaatteet, joita ovat muun muassa käyttötarkoituksen ja säilytyksen rajoittaminen sekä kerättävän ja säilytettävän tiedon minimointi.

Noudattaakseen yleistä tietosuoja-asetusta yritysten on asetettava selkeät toimintatavat siitä, miten ja milloin henkilötiedot tulisi poistaa tai tehdä nimettömäksi. Lisäksi henkilötietoja sisältävät arkistot tulisi suojata teknisillä ja hallinnollisilla turvatoimilla, joilla voidaan estää luvaton pääsy tietoihin.

Arkistoanalyysillä tarkoitetaan sitä, että arkisto käydään läpi ja muodostetaan käsitys sen sisällöstä, rakenteesta ja arvosta. Analyysin tavoitteena on tunnistaa, mitkä asiakirjat tulisi säilyttää, mitkä voidaan poistaa ja miten tieto voidaan järjestää niin, että se olisi mahdollisimman helposti saatavilla ja käytettävissä. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun tietoa käsitellään suuria määriä, sillä hyvin toteutetun arkistoanalyysin avulla voidaan säästää kustannuksissa ja parantaa tehokkuutta.

Arkistoa analysoidessa otetaan huomioon sekä lakisääteiset vaatimukset että yrityksen tarpeet. Analyysin tulosten pohjalta voidaan puolestaan muodostaa perusta, jonka avulla voidaan kehittää selkeämpi arkistointistrategia, ottaa käyttöön digitaalisia ratkaisuja ja parantaa käytössä olevia toimintatapoja.

Digitaalinen arkistointi tarkoittaa sähköisten asiakirjojen ja tiedostojen jäsenneltyä ja turvallista tallentamista ja hallintaa. Perinteisestä arkistoinnista poiketen digitaalinen arkistointi vaatii erityisiä teknisiä ratkaisuja, joilla varmistetaan, että tieto pysyy muuttumattomana ja helposti saatavilla myös jatkossa. Tällaisia teknisiä ratkaisuja ovat muun muassa pilvipohjaiset tallennusjärjestelmät sekä standardien ja määräysten mukaiset e-arkistot.

Digitaalinen arkistointi tarjoaa monia etuja. Digitaalisuus tehostaa tietojen etsimistä ja järjestämistä, vähentää fyysisen tallennustilan tarvetta ja helpottaa eri lakien ja määräysten, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen ja kirjanpitolain, noudattamista. Samalla se asettaa korkeat vaatimukset arkaluonteisen tiedon suojaamiseksi, sillä tämäntyyppinen tieto on suojattava erilaisilla turvakeinoilla, kuten salauksella ja varmuuskopioinnilla, jotta tietojen luvaton käyttö ja poistaminen voidaan estää.

Digitaalinen arkistointi on olennainen osa nykyaikaista tiedonhallintaa.

E-arkisto on digitaalinen ratkaisu sähköisten asiakirjojen turvallista ja jäsenneltyä tallentamista ja hallintaa varten. Se toimii kuten perinteinen arkisto, mutta e-arkiston etuna on, että asiakirjoja on helpompi etsiä, lajitella ja jakaa. E-arkistoja käytetään usein digitaalisen tiedon keräämiseen ja tallentamiseen, mutta myös fyysisten asiakirjojen jakamiseen useamman käyttäjän saataville skannaamalla ja digitoimalla.

E-arkiston asiakirjat ovat lukittuja, joten niitä ei voi muuttaa. Jos joku tekee muutoksia, ne tallennetaan uutena versiona yksilöllisellä tunnuksella, mikä johtaa parempaan jäljitettävyyteen ja tekee kaikkien päivitysten kontrolloinnista helpompaa.

Monissa tapauksissa e-arkistoa käytetään myös parantamaan tiedon saatavuutta organisaation sisällä. Kun asiakirjat skannataan ja tallennetaan digitaaliseen muotoon, tärkeä tieto on käyttäjien saatavilla nopeasti ja helposti. Asianmukainen e-arkisto tarjoaa yrityksille ja organisaatioille tehokkaan ja kestävän ratkaisun sekä digitaalisten että fyysisten arkistojen hallinnointiin.

Kirjanpitolaki ei erittele, missä muodossa yritysten kirjanpitoon liittyvät kuitit tulisi säilyttää. Kuitit voidaan säilyttää sekä fyysisessä että digitaalisessa muodossa, mutta fyysisten kuittien digitoinnissa on otettava huomioon, että tiedot eivät muutu tai katoa siirron aikana. Tämä helpottaa yritysten siirtymää täysin digitaaliseen kirjanpitoon, mikä vähentää fyysisen tallennustilan tarvetta ja helpottaa työnkulkua.

Riippumatta siitä, missä muodossa tietoja säilytetään, kuittien on edelleen täytettävä kirjanpitolain vaatimukset jäljitettävyyden ja saavutettavuuden osalta koko säilytysjakson ajan, joka on asiakirjasta riippuen vähintään 6–10 vuotta. Yritysten tulee myös varmistaa, että digitaalisen tiedon säilytykseen suunnatut järjestelmät ovat riittävän turvallisia suojaamaan tietoja luvattomalta käytöltä ja teknisiltä vioilta.

Kansallisarkisto on valtion virasto, joka vastaa Suomen julkisten arkistojen säilyttämisestä ja saatavuudesta. Kansallisarkiston tehtävänä on varmistaa, että esimerkiksi valtion virastoilta, kunnilta ja tuomioistuimelta saatu tärkeä tieto säilytetään osana maan kulttuuriperintöä, tutkimustoimintaa ja julkishallinnon läpinäkyvyyttä. Kansallisarkisto hallinnoi valtavia määriä asiakirjoja sekä fyysisessä että digitaalisessa muodossa.

Yksi Kansallisarkiston tekemän työn tärkeistä osa-alueista on tukea viranomaisia asiakirjojen ja arkistojen hallinnassa. Kansallisarkisto antaa ohjeita ja määräyksiä siitä, miten asiakirjoja tulee säilyttää ja digitoida, sekä tarjoaa koulutusta ja työkaluja arkistonhallinnan virtaviivaistamiseksi.