Hogyan segít egy bejövő számla iktató program a NAV 3.0 esetén is?

Bár az elmúlt években már jelentős előrelépéseket tapasztalhattunk a könyvelés és könyvvizsgálat digitalizációja terén, még mindig vannak olyan feladatok, vagy részfolyamatok, amiket a könyvelőknek manuálisan kell elvégezniük. A releváns hatóságok is egyre jobban törekednek a folyamatok automatizációjára, viszont jelen állás szerint még mindig számottevő munka többletet jelent számukra a bejövő számlákból való adatkinyerés, és azok feldolgozása.

Szerencsére már rendelkezésre állnak olyan bejövő számla iktató programok, amik képesek leegyszerűsíteni, és felgyorsítani ezeket a folyamatokat, azáltal hatékonyabbá teszik a könyvelők munkáját, és növelik a dolgozók elégedettségét.

Ebben a cikkben azt fejtjük ki, hogy a releváns hatóságok milyen lépéseket tettek az elmúlt időszakban a bejövő számlák feldolgozásának egyszerűsítése érdekében, és bemutatjuk azokat a hasznos funkciókat, melyekkel egy bejövő számla iktató program még tovább optimalizálja a könyvelési workflow-t.

Mi a számlaadat-szolgáltatás, és milyen változások történtek 2021-ben?

A NAV a számlaadat-szolgáltatási kötelezettséget 2018. július elsejétől vezette be, viszont ez csupán 2021. január 1-től érinti az összes típusú számlát, függetlenül a vevőkörtől vagy az értékhatártól. Ez az új jogszabályi előírás adat strukturális változásokat is jelentett, ami fejlesztési kötelezettséget rótt ki a számlázó szoftvereket készítő cégekre.

Az új rendszer értelmében a cégeknek már nem csak az adóalanyoknak kell elküldeniük a számlát, hanem azokat a NAV Online Számla rendszerébe is fel kell tölteniük. Ezeket a változásokat a NAV 2.0 verziója már nem támogatta, így elkerülhetetlen volt, hogy a könyvelő cégek átálljanak az új, NAV 3.0 XSD sémára.

A számlát kiállítóknak, a könyvelőknek, és a számlázó szoftverek készítőinek különös figyelemmel kell eljárniuk az adatszolgáltatás során, hiszen egyes vevőcsoportoknál eltér az adatszolgáltatás, és a számla kötelező adattartalma. Viszont a változásokkal egy időben új funkciók is megjelentek a NAV Online Számla rendszerében, melyek a NAV 3.0 verzióval lettek elérhetőek.

Bejövő számlák kezelése az új, NAV 3.0 rendszerben

Már a NAV 3.0 megjelenése előtt is több cég arra használta az adatszolgáltatást, hogy támogassa vele a számlafeldolgozási workflow-ját. Viszont az adatszolgáltatási rendszerben megtalálható adatstruktúra nem tette lehetővé az addicionális, egyedi adatok feltöltését, mint például a megrendelésszám, vagy a szállítólevél szám, ami jelentősen megnehezítette a beérkező számlák feldolgozását és nyilvántartását.

A 2021.01.01-től aktuális NAV 3.0 új funkciói körébe tartozik például a számla feldolgozást segítő adatok bevitelének a lehetősége, amivel hatékonyabbá kívánják tenni a cégek számlafeldolgozási folyamatait. Az előző rendszerben egyáltalán nem volt lehetőség ezeknek a kiegészítő adatoknak az iktatására közvetlenül a könyvelő programokból, így ez extra, manuális feladatokat jelentett számukra.

Milyen nehézségekkel kell szembenézniük a könyvelőknek a beérkező számlák feldolgozása során az új rendszer ellenére?

Bár a NAV 3.0 új funkciói már előrelépést jelentenek a számlák feldolgozása terén, a könyvelőknek még mindig számos problémával meg kell küzdeniük azért, hogy megfelelően, hatékonyan, és hibamentesen iktassák azokat.

Ilyen nehézségek például:

• E-számlák és papír alapú számlák együttesének kezelése
• Különböző struktúrájú számlákból való adatkinyerés
• Jelentős manuális munka a feldolgozás, iktatás és számla kontírozás során
• Átláthatatlan, és alacsony hatékonyságú folyamatok
• Követhetetlen számla engedélyezési folyamatok

A manuális munka-, és a hibalehetőségek mennyisége jelentősen növekszik abban az esetben, ha a könyvelőknek papíralapú számlákkal kell dolgozniuk, és kézzel kell felvinniük az adatokat az általuk használt rendszerekbe. Ezen kívül, a papíralapú, és az elektronikus számlák kavalkádja szintén elakadásokat okozhat a munkafolyamatban, hiszen a különböző formátumú beérkező számlák engedélyezése, ellenőrzése, nyilvántartása, feldolgozása, és tárolása bonyolult, követhetetlen, és egységesítetlen.

Ezt támasztja alá az AIIM 2018-as elemzése a papírmentes munkafolyamatokról, miszerint a megkérdezett munkavállalók 48%-a a manuális adatbevitelt, és a hatékony folyamatok hiányát nevezte meg a legkritikusabb hátráltató tényezőnek a munkájuk során.

Egy ilyen rendszerben sajnos nem meglepő, ha nagy mértékben megnő a számlák feldolgozási ideje, emelkedik az emberi figyelmetlenségből eredő hibák száma, és a monoton manuális munka miatt a kollégák elégedetlensége is a tetőfokára hág. Arról nem is beszélve, hogy a különböző formátumú számlák eltérő tárolási megoldást igényelnek, ami további pénzügyi terhet ró a vállalatra.

Hogyan tud segíteni ebben a helyzetben egy bejövő számla iktató program?

Egy bejövő számla iktató programmal, mint például az Iron Mountain >Accounts Payable megoldása, egységesen kezelheti a bejövő elektronikus, és papíralapú számláit, bármikor, bárhonnan.

1. Egységes interface, testre szabható workflow

A szoftver segítségével egy átlátható, és egyszerűen kezelhető rendszerben tarthatja nyilván a számlákat. A beépített munkafolyamatoknak köszönhetően különböző eljárásrendeket építhet, míg a kivételkezelés miatt arra is van lehetősége, hogy bizonyos számlákat teljesen egyedien kezeljen, vagy tetszőleges módon ágaztassa el az eljárásrendeket.

2. IT-, és adatbiztonság

Az Accounts Payable ezen kívül lehetőséget ad arra, hogy a különböző forrásokból érkező számlákat (mint például e-mail, papír, vagy az Iron Mountain Digital Mailroom szolgáltatása) egy egységesített, és biztonságos platformon tárolja. Az egyedi hozzáférési-, és jogosultsági rendszer miatt kizárólag azok a kollégák férhetnek hozzá az érzékeny információkhoz, akiknek valóban szüksége van rájuk a munka során. Ennek köszönhetően elkerülheti a papíralapú számlakezelés egyik legnagyobb veszélyét, a személyes adatok jogosulatlan kezekbe kerülését.

Az Accounts Payable iktató program további előnyei közé tartozik, hogy biztonságos digitális adatkinyerést tesz lehetővé vagy a NAV interface-, vagy OCR (optikai szövegfelismerés) által.

3. Egyszerű számla befogadás, és számla ellenőrzés

Egy professzionális bejövő számla iktató program ahhoz is hozzájárul, hogy követhető elfogadási workflow-t alakítson ki, és digitálisan írja alá a szükséges dokumentumokat, mint például a teljesítési igazolásokat. Ezen kívül egy ilyen megoldással elvégezheti a dokumentumok formai és pénzügyi ellenőrzését is, így a számla kontírozás is egyszerűbbé válik.

4. Átlátható aktázás és költséghatékony digitális tárolás

Az Accounts Payable szolgáltatás használatával a digitalizált dokumentumait, például számlákat, szerződéseket, megrendeléseket, vagy a teljesítési igazolásokat egy aktába fűzheti, és egy megbízható felhő-alapú adatbázisban tárolhatja. A digitális tárolás előnyei közé tartozik, hogy legyenek a jogosult kollégák bárhol a világban, a nap 24 órájában hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges anyagokhoz, így ez nem okoz fennakadást a vállalat működésében.

Összefoglalás

Bár a NAV 3.0, és az ahhoz tartozó új lehetőségek pozitív előrelépést jelentenek a bejövő számlák egyszerűbb digitális feldolgozása felé, a könyvelőknek és könyvvizsgálóknak mindezek ellenére is több olyan problémával kell megküzdeniük, amikben a digitális, és egységes bejövő számla iktató platformok nagy mértékben képesek segíteni.

Az Iron Mountain Accounts Payable lehetővé teszi a papíralapú-, és elektronikus számlák gyors és egyszerű kezelését bármikor, és bárhonnan. Funkciói használatával és az eddig manuálisan végzett monoton munkák automatizálásával a vállalatok megbizonyoshadnak arról, hogy kollégáik munkája feltűnően hatékonyabbá-, és élvezetesebbé váljon.