Az iratkezelési rendszerek háttere

Korábban az összes vállalat kizárólag papír alapon működött, melyet jó néhány évvel ezelőtt felváltott a digitális transzformáció, és egyre inkább, a cloud-first megközelítés. Ekkor a vállalatok a papíralapú folyamatokról a digitális világra helyezték a hangsúlyt, és igyekeztek teljesen kizárni a papírt a működésükből.

Korán be kellett látniuk, hogy ez cseppet sem fog működni – főleg Magyarországon, ahol a bürokrácia jelentős része még mindig analóg formában történik! Ma már globálisan is látható a piac normalizálódása és a törekvés a fizikai és a digitális iratkezelés közötti egyensúly megteremtésére.

Egy naprakész, átfogó és hatékony iratkezelési rendszer kiépítésében az egyik legalapvetőbb szempont, hogy a papír és a digitális a lehető legsikeresebben legyenek kombinálva, kihasználva a teljes, együttes potenciáljukat.

Hogyan tudjuk sikeresen kiépíteni a vállalati iratkezelési stratégiáinkat?

1. Elemzés és tervezés

Egy új, vállalati iratkezelési rendszer hatékony megvalósítása minden esetben a már meglévő folyamatok szakértői felmérésével kezdődik, melyet alapos elemzés és tervezés követ. Fontos, hogy oly módon tudjuk megreformálni az iratkezelési rendszereinket, hogy azok biztonságosak és következetesek maradjanak, miközben megfelelnek a vonatkozó jogszabályoknak és javítják az üzletmenet-folytonosságot is.

Egy alapos elemzés és tervezés eredményeként az iratkezelési szakértő csapat tiszta, átlátható képet kap mind a fizikai, mind a digitális iratok teljes életciklusáról. Ebből kiderül, milyen problémákat kell orvosolni, és milyen szükségleteknek, igényeknek kell eleget tenni.

Az Iron Mountain szakértő csapata a meglévő iratkezelési rendszerek és stratégiák felmérése után javaslatot tesz azok leghatékonyabb, legmegbízhatóbb, és hosszú távon is fenntartható átalakításra, így csökkentve a partnerek terheit.

2. Szolgáltatások és lehetőségek ajánlása

Az Iron Mountain Hitelesített Iratkezelési Csomagja nem csupán az állapotfelmérést és a tervezést, hanem az optimalizálási stratégia kidolgozását is tartalmazza. A dokumentumkezelés, tárolás és adatvédelem szakértőiként a külső dokumentumkezelés és a digitális átalakulás terén is segítünk. Felállítunk egy keretrendszert, valamint a megvalósításhoz szükséges szolgáltatásokat is biztosítjuk partnereinknek.

3. Kivitelezés

Amennyiben külsős iratkezelési szolgáltatóval dolgozunk együtt, egyáltalán nem mindegy, hogy ügyfélként ez mennyi erőforrást követel. Ha az igényeknek megfelelő, professzionális és tapasztalt iratkezelőt választottunk, akkor nem kell aggódnunk amiatt, hogy szükségtelenül sok terhet jelentene a folyamatok beindítása és fenntartása.

Mi az Iron Mountain-nál egy olyan struktúrában dolgozunk, amelyben a szerződés megkötését követően partnereink nyugodt szívvel hátra dőlhetnek, hiszen A-tól Z-ig gondoskodunk a digitális és fizikai iratok kezeléséről és a folyamatok kialakításáról.

Hibrid dokumentumkezelési szolgáltatásunk keretein belül kezelés alá vesszük a vállalatban már létrejött analóg irattárat, biztosítjuk a menedzsmenthez szükséges eszközöket, rendszerezzük, dobozoljuk az iratokat, majd megegyezés szerint biztonságos helyen tároljuk őket külső helyszínen, vagy támogatjuk ügyfeleinket a belső rendszerek kialakításában.

Ezen kívül igény szerint digitalizáljuk a nyomtatott iratokat, létrehozunk egy elektronikus irattárat, automatizáljuk a folyamatokat, és gondoskodunk a digitális és fizikai iratokról azok elévülése után is, hitelesített megsemmisítéssel.

Ennek a megoldásnak hála partnereink iratkezelési kötelezettségei és felelősségei minimalizálódnak, vagy akár teljes mértékben meg is szűnnek.

Milyen előnyei vannak az iratkezelési rendszerünk megreformálásának?

Összességében elmondható, hogy bármely cég csak nyerni tud a már meglévő iratkezelési rendszerének megreformálásával, vagy egy rendszer kialakításával, ha még nem rendelkezett vele. Már a legkisebb módosítás is jelentős pozitív eredményeket hozhat, amelyek egyet jelentenek a kollégák tehermentesítésével, vagy az adminisztrációval töltött munkaórák csökkentésével.

Az iratkezelési rendszer megreformálása során megbizonyosodhatunk arról, hogy a vállalat folyamatai valóban megfelelnek a releváns jogszabályoknak és a GDPR-szabályozásnak. Ez ma már alapvető követelmény bármely vállalat felé. Egy finomhangolt iratkezelési rendszerrel nem csak új tanúsítványokat szerezhetünk vagy megtarthatjuk a már meglévőket, hanem elkerülhetjük a komoly pénzbírságokat is.

Egy fizikai és digitális dokumentumkezelésre is kiterjedő rendszer nagy mértékben hatékonyabbá tudja tenni az üzletmenetet és az adminisztrációs folyamatokat. A digitalizálás és az automatizálás révén a kollégáknak sokkal kevesebb időt kell eltölteniük ezekkel a feladatokkal, és valóban a munkakörüknek megfelelő felelősségekre koncentrálhatnak. Arról nem is beszélve, hogy a jól komponált iratkezelési folyamatokat az ügyfelek is észre fogják venni, ugyanis ezáltal csökkeni fog a kiszolgálás ideje, nőni fog annak minősége – azaz javulni fog az általános ügyfélélmény, amely hatására az ügyfél elégedettség is hosszú távon növelhető.

Átfogó segítség az Iron Mountain-tól

Ha úgy érzed, hogy egy olyan szakértő, nagy múlttal és széles körű tapasztalattal rendelkező iratkezelési szolgáltatóra van szükséged, aki képes felmérni a jelenlegi helyzetedet, felállítani egy akció tervet, képes ezt szolgáltatásokkal is támogatni, vagy teljes mértékben átvállalni, vedd fel velünk a kapcsolatot!